Ako môže presídlenie firmy zvýšiť výkonnosť podnikania

Presídlenie firmy je veľkou príležitosťou na jej nový reštart. Vzniká ideálna možnosť vytvoriť nové podporné „dynamo“ na oveľa lepšie fungovanie chodu spoločnosti. Pozrime sa na celú vec bližšie – aké sú metódy a riziká.

Len málokedy sa celkové výdaje, o ktorých sa pri procese presídlenia danej spoločnosti rozhoduje, uvádzajú v konečnej sume. To je tiež hlavný dôvod, prečo tak často vedenie spoločnosti uhýba a tvrdí, že z celkového hľadiska ide o nezaned­bateľné sumy. Väčšinou platí, že pre administratívnu organizáciu predstavujú medziročné výdaje na kancelárske priestory a infraštruktúru druhý najväčší blok nákladov – hneď po mzdách. Ďalším úplne bežným rizikom, ktoré nahráva nesprávnemu rozhodnutiu, je fakt, že proces presídlenia firmy sa spravidla dostáva pod časový tlak, ku ktorému prichádza pri väčšine presunov do úplne nových kancelárskych priestorov a administratívnych budov. Dôsledkom tohto stresu je potom častokrát nekoncepčné vynechávanie dôležitých krokov.

Príležitosť na nový reštart

Presídlenie firmy na nové miesto treba vnímať ako skvelú možnosť na „reštart firmy“, čo zároveň prináša príležitosť realizovať rôzne nové optimalizačné pochody, nápady a inovácie. Vzniká ideálna možnosť vytvoriť nové podporné „dynamo“ na oveľa lepšie fungovanie chodu spoločnosti. Samozrejme, k príjemným bonusom patrí aj fakt, že zmena prenajímaných priestorov často vedie k pomerne vysokej úspore financií. „Túto radikálnu zmenu treba vnímať ako významnú pridanú hodnotu, ktorá môže výrazne podporiť a celkovo zefektívniť najmä obchodné procesy,“ hovorí Erik Štefanovič zo spoločnosti DELTA Projektconsult k téme premyslene riadeného procesu presídlenia firmy. „Podstatným kľúčom k úspechu je však zrozumiteľné stanovenie firemných potrieb a požiadaviek.“

Detailná definícia potrieb

Ešte predtým, než sa nájomník začne na trhu prezentovať ako niekto, kto hľadá plochu, a dostáva sa tak do hľadáčika tých, ktorí sa ho budú snažiť najrôznejšími argumentmi získať na svoju stranu, musí si vopred vytvoriť jasnú predstavu o skutočných potrebách svojej spoločnosti. Preto si musí definovať nápady a všetky vízie, ktoré chce aj vďaka novým priestorom dosiahnuť a čo je možné zase obmedziť. Pri porovnávaní jednotlivých ponúk nových kancelárskych priestorov sa tak dá vyhnúť nepohodlnému riziku straty prehľadu. Ide napríklad o strategické otázky typu: aké sa dajú predpokladať celkové odchýlky v náraste alebo, naopak, úbytku zamestnancov či aké sú podstatné pracovné postupy, ktoré chceme vďaka novým priestorom zmeniť, prípadne zefektívniť.

Usporiadanie kancelárie

Pri usporiadaní nových kancelárií si treba na začiatku odpovedať na otázku, ktoré činnosti vo firme si vyžadujú nové usporiadanie priestorov na efektívnejšiu spoluprácu. Či by napríklad bolo vhodné vytvoriť viac kontaktných zón pre zamestnancov alebo aké procesy si vďaka svojmu špecifickému štýlu práce vyžadujú oveľa väčší pokoj a oddelenie od firemného ruchu. Nové firemné zázemie môže byť vďaka kreatívnej architektúre tiež príležitosťou na zdôraznenie zvolených hodnôt a vzťahov medzi zamestnancami v rámci firemnej kultúry.

„Pri realizácii projektu presídlenia kancelárií pre nadnárodnú korporáciu firmy Mondelez v Bratislave sme formuláciu konceptu kancelárií zahrnuli do katalógu potrieb,“ približuje Erik Štefanovič. „Je to veľmi detailne spracovaná analýza potrieb klienta a pri ich precíznej definícii je súčasne aj návodom pre odborného architekta, projektanta i procesového manažéra, ktorí na základe takého dokumentu dokážu vyhľadať a realizovať klientovi kancelárske priestory na mieru podľa jeho potrieb.“ Spoločnosť DELTA Projektconsult má svoju pobočku aj na Slovensku a spolu so svojím obchodným partnerom M.O.O.CON garantovala proces presídlenia spoločnosti Mondelez. „Profesionálny manažment procesov musí od začiatku rozpoznať všetky atribúty, ktoré určujú náklady a kvalitu celého procesu. Klientovi dokážeme zmysluplne vyhodnotiť celkovú výšku nákladov v porovnaní s úžitkom, ktorý z nich klient bude mať,“ dodáva Štefanovič.

Uzatváranie zmlúv

Pri uzatváraní nájomných zmlúv ide o veľa. Prenajímatelia v prostredí konkurenčného tlaku na trhu využívajú rafinované stratégie predaja, ktoré odzrkadľuje okrem iného aj reklama na konkrétne produkty. Nájomník musí tieto množstvá údajov a informácií správne dešifrovať a dávať pozor, aby zo získaných informácií nevyvodil nesprávne závery. Hlavným zámerom prenajímateľa je čo najskôr „zaplniť“ prenajímaný objekt, predovšetkým za podmienok výhodných preňho samého. Čím vyššie je nájomné, tým dlhšie je trvanie prenájmu, a čím nižšie sú náklady, tým vyššia je výnosnosť daného objektu. Výnosnosť priamo ovplyvňuje trhovú hodnotu objektu a tým aj zisk v prípade predaja. Cieľom prenajímateľa je preto predstaviť nájomcovi prenajímané priestory čo najatraktívnejšie, čím môže zdôvodniť preňho najlepšie podmienky.

Nie všetko je však zlato, čo sa blyští. Je pochopiteľné, že vizuálne pôsobivé brožúrky a prezentácie sa usilujú o to, aby objekt vynikol v najlepšom možnom svetle. Objektívnemu analytickému porovnaniu sa zvyčajne vyhýbajú. V snahe odlíšiť sa od konkurencie predajcovia siahajú po množstve mätúcich pojmov a koncepcií, ktoré využívajú pri opise ponúk svojich objektov. Laik si spravidla neuvedomí, že používanie takýchto pojmov sťažuje možnosť zmysluplne porovnať rôzne ponuky, v dôsledku čoho veľmi často dochádza k porovnávaniu „hrušiek s jablkami“. Začína sa to zdanlivo jednoducho podanými údajmi o štvorcových metroch: v praxi neexistuje žiadna normovaná metóda, ktorú používajú všetci hráči na trhu a ktorá by definovala, resp. kvantifikovala pojem plochy na prenájom. Na trhu sa súbežne používajú rôzne metódy výpočtu a normovania (GIF, RICS, BOMA, DIN, EN…). V závislosti od zvoleného spôsobu kvantifikácie môže odrazu v jednom a tom istom objekte vzniknúť rozdiel v ploche takmer o 10 %! Na banálnu otázku – „Koľko plochy mi ponúkate?“ – môžete dostať veľmi rozdielne odpovede!

Ponuky prenajímaných plôch často obsahujú zjednodušené, z hľadiska marketingu atraktívne pôsobiace „štandardné poschodia“, v ktorých sa v záujme prehľadnosti ten-ktorý technický „detail“ veľmi rýchlo stratí. Takéto opomenutia môžu vzhľadom na využiteľnosť plochy viesť k chybným odhadom. Povrchné porovnanie prenajímaných plôch, ktoré sa neopiera o odbornú analýzu, môže v dôsledku toho viesť k výrazne skresleným zhodnoteniam a rankingom. Tak sa môže stať, že na záver sa vyberie objekt, z ktorého sa pri presnejšej analýze počas plánovacích a implementačných prác vykľuje objekt s vážnymi technickými nedostatkami. Keďže sa v tejto chvíli výber už nedá zvrátiť, následkom sú drahé opravné práce a nezriedka aj konflikty a (právne) spory. Treba si tiež uvedomiť, že jednotlivé plochy na prenájom ponúkané na trhu sa výrazne líšia v úrovni vybavenia a kvality, pričom tieto rozdiely bývajú opísané v ponukách len veľmi stručne.

Správne informácie

Aby sme však mohli porovnávať „jablká s jablkami“, potrebujeme obchodné, avšak zároveň aj fundované technické vedomosti o celkovom systéme. Ak chceme dospieť k rozhodnutiu, najprv si treba vyselektovať solídne a konzistentné informácie z veľkého množstva neprehľadných a čiastočne navzájom si odporujúcich údajov. Nájomník musí získať prehľad a neustále si ho udržiavať aj v priebehu rokovaní o zmluve, ako aj počas implementácie projektu. Ak ho stratí, veci sa mu vymknú spod kontroly. Potom bude riskovať, že sa nechá uviesť do omylu povrchne atraktívnymi, ale vo svojej podstate málo presvedčivými ponukami, resp. sa nechá presvedčiť zdanlivo pôsobivými zľavami, výhodami a ústupkami, ktoré nimi v skutočnosti nie sú. Nič však nie je dôležitejšie ako „model“ potrieb vypracovaný nájomníkom. Čím presnejšie dokáže nájomník vyjadriť svoje potreby, tým precíznejšie môže o nich informovať prenajímateľa a tým lepšie dokáže aj analyzovať a vyhodnocovať ponuky.

Nezávislé odborné poradenstvo

Keďže prenajímatelia zvyčajne disponujú len obmedzenými skúsenosťami vo veciach týkajúcich sa presídlenia, je rozumné tento nedostatok kompenzovať prizvaním externých odborníkov. Možno to urobiť napríklad včasným prizvaním nezávislého poradenstva pre určité oblasti. Môže to však znamenať aj delegovanie častí projektu na špecialistov projektového manažmentu. Takzvaný Tenant Representative dostane za úlohu ako projektový manažér dočasne a v istých oblastiach koordinovať, kontrolovať a navonok zastupovať projekt presídlenia v prospech zákazníka.

Jeho prvou úlohou je príprava štúdie uskutočniteľnosti. Zákazku je pritom možné koncipovať tak, že prvá strategická fáza poradenstva prebehne nezávisle od ďalšieho vývoja. Jej úlohou je urobiť si prehľad o obsahu a spoznať prístup a pracovné metódy poradcu. V závislosti od výsledku a spokojnosti sa dá mandát pre „Tenant Representation“ rozšíriť aj na nasledujúci projekt, teda napr. na výber objektu. Keďže štúdie tohto typu často rokujú aj o citlivých témach, ako napr. o strategickom smerovaní alebo o personálnej politike (heslo „prehodnotenie počtu pracovných miest“), ktoré je potrebné vo firme prediskutovať podľa možnosti čo najdiskrétnejšie, môže prizvanie externej osoby, ktorej dôverujeme, pomôcť otvorenému prediskutovaniu takýchto citlivých úvah v úzkom kruhu.

Dobrý „Tenant Representative“ získa mandát, prostredníctvom ktorého koordinuje priebeh projektu presídlenia pre nájomníka, zastupuje a čo najlepšie presadzuje záujmy nájomníka vo vzťahu k tretím osobám. Pomáha pri riešení strategických otázok na začiatku projektu a svojmu klientovi poskytuje v každej fáze rozhodovania prehľad, orientáciu a istotu. Počas toho by sa nemal dostať do konfliktu záujmov, t. j. nesmie byť v žiadnom blízkom alebo závislom vzťahu s firmami alebo odvetviami, ktoré by mohli byť v ďalšej fáze poverené zákazkou. Výber vhodného „Tenant Representative“ by mal preto prebehnúť veľmi starostlivo, lebo dopomáha svojmu klientovi k silnej pozícii pri všetkých procesných krokoch. Vždy, keď ide o vecné hodnotenia a rokovania, nájomník sa môže v komerčnom víre veľmi rýchlo stať hračkou záujmov niekoho iného… „Tenant Representative“ má za úlohu vyvážiť pozíciu svojho klienta využitím svojej odbornosti a početných skúseností, čím vytvorí pre projekt a firmu výraznú pridanú hodnotu.

podklady: DELTA PROJEKTCONSULT, M.O.O.CON
REDAKČNÁ ÚPRAVA: ĽUDOVÍT PETRÁNSKY

Ilustračné foto: Miro Pochyba

Článok bol uverejnený v časopise ASB 4/2017.