Kontrola stavebných prác na bytovom dome

image 70123 25 v1

Neexistuje snáď vhodnejší moment na komunikáciu ako práve prebiehajúca realizácia stavebných a montážnych prác. Ak totiž svoje požiadavky nekomunikujete správne a v správnom čase, výsledok nesplní vaše očakávania.Zvyknem sa radiť so skúsenejšími odo mňa. Predovšetkým keď stojím pred prácou, ktorá mňa a ľudí, pre ktorých pracujem, môže stáť veľa. Takže som to urobil aj pred zatepľovaním nášho bytového domu, pred výmenou vodovodných stúpačiek alebo výťahov.

Pri diskusiách o priebehu zatepľovania so zástupcami vlastníkov bytov som často počúval: „Na dodávateľov si dajte veľký pozor. Nedodržujú termíny, nie sú dôslední, nie sú spoľahliví atď. Treba si ich dobre vybrať a počas realizácie treba na nich veľmi prísne dohliadať. A aj tak často človek nedostane presne to, čo chcel. Potom prichádzajú na rad reklamácie, ,naťahovačky‘, dokazovania.“ Nuž, je to pravda. Na dodávateľov si treba dávať pozor. Aj my sme si museli dať. Úprimne, pri realizácii veľkých projektov nikto taký, na koho prácu si netreba „dávať pozor“, neexistuje. Od zástupcu vlastníkov bytov, ktorý sa rozhodol niesť zodpovednosť za dom a jeho peniaze a deliť sa o ňu so správcom domu, sa jednoducho očakáva plnohodnotná manažérska, teda riaditeľská práca. Ako pri väčšine iných prác, riaditeľ má svojich šéfov, klientov, kolegov a samozrejme aj dodávateľov. Aj zástupca vlastníkov bytov má svojho šéfa, tým je schôdza vlastníkov domu. Jej uznesenia sú pre všetkých v dome záväzné. Má aj svojich kolegov – zástupcov správcu domu, stálych alebo dočasných členov výboru vlastníkov bytov. Vlastníci bytov sú vlastne jeho klientmi. So všetkými treba mať uzatvorené dohody a zmluvy, počúvať ich a ovplyvňovať. Ak však ide o dodávateľov, tých prácu treba riadiť.

Problémy, ktoré môžu nastať

Pri spolupráci s dodávateľmi sa môže stať, že sa zadávatelia spoľahnú na zmluvu a pokyny dané dodávateľovi ešte na začiatku spolupráce. Potom ho nechajú robiť si svoju prácu a niekedy sú prekvapení výsledkami, ktoré nezodpovedajú očakávaniam, alebo termínmi, ktoré neboli dodržané. Niekedy môže byť „pes zakopaný“ v tom, že prácu dodávateľa riadia dvaja. Správca aj zástupca vlastníkov. Dodávateľ tak dostáva rozličné inštrukcie. Taktiež predstavy o prípadných sankciách môžu byť pri komunikácii s dodávateľom na strane správcu alebo zástupcu vlastníkov bytov odlišné. Stáva sa, že dodávateľovi chýba spätná väzba alebo že naplánovanie prác nie je realistické. Dodávateľ v snahe dostať zákazku sľúbi to, čo nedokáže splniť. Zadávateľ mu to uverí, no potom sa hnevá. Jednoducho, dôvodov, prečo veci nevychádzajú podľa predstáv, môže byť veľa.

Prácu dodávateľov treba riadiť

Už som písal o tom, že zástupca vlastníkov bytov je do veľkej miery riaditeľ. Ak treba, riadi procesy a výkony ľudí, ktoré sa podieľajú na zlepšeniach úrovne bývania obyvateľov domu, prípadne vedú aspoň k jej nezhoršovaniu. Vnímať však riadenie len ako zadávanie práce niekomu inému alebo rozdávanie pokynov by bolo príliš zjednodušené. Najdôležitejšími činnosťami riadiacej skupiny ľudí, ktorou je v našom prípade výbor vlastníkov bytov spoločne so zástupcami správcu domu, sú z vecnej stránky analyzovanie, cielenie, plánovanie a kontrola. Z ľudskej stránky ide zároveň s tým ruka v ruke i motivovanie a komunikácia. Trochu vám opíšem a zovšeobecním princípy a postupy nášho riadenia prác dodávateľov pre dom. Majú veľa spoločného so všeobecnými princípmi riadenia akýchkoľvek výkonov.

Prvý krok riadenia: analýza situácie

V tejto fáze u nás, na strane zadávateľa, vzniká opis aktuálnej situácie domu. Správca domu nám ako vlastníkom podáva každý rok informáciu o stave domu a navrhuje práce, ktoré je potrebné urobiť. Niečo si tiež uvedomujeme, vidíme a navrhujeme sami. Na stretnutiach a schôdzach zástupcov správcu a vlastníkov domu formulujeme dôvody na zmeny a s nimi súvisiace zadania pre možných dodávateľov. Vznikajú naše investičné zámery a začíname oslovovať potenciálnych uchádzačov o práce pre nás. Počas výberových konaní potom hľadáme prieniky záujmov nás ako zadávateľov s potenciálnymi dodávateľmi. S vybraným uchádzačom máme spoločné záujmy, dohodnuté podmienky spolupráce, vzniká motivácia zúčastnených strán niečo pre dom urobiť.

Druhý krok riadenia: stanovenie cieľov

Pred aj počas výberového konania na dodávateľa definujeme ciele potenciálnej spolupráce. Vzniká navzájom dohodnutý obraz o želanom stave na konci spolupráce, o rozsahu prác, dohadujeme finálne termíny. Definujeme odmenu za výkon aj sankcie za nedodržanie dohôd. Na konci výberového konania by teda každej zo zúčastnených strán mali byť jasné vzájomné očakávania a motivačné prvky. V pozitívnom aj negatívnom zmysle. Ak by to tak nebolo, veľmi ľahko by sa vyskytol nejaký problém. Zmluvu podpisujeme, až keď sú ciele a motivácia každej zo strán úplne vydiskutované.

Tretí krok riadenia: realistické plánovanie

Po výbere dodávateľa je základným kameňom úspešnej spolupráce práve realistické plánovanie. Ide o plánovanie so zvolenými prioritami, kontrolnými mechanizmami a časovou rezervou. Keď sme zatepľovali dom, menili vodovodné stúpačky alebo výťahy, vždy sme mali práce s dodávateľom rozvrhnuté na časti, ktoré sa mali realizovať v dohodnutých časových intervaloch. Dodávateľ nám musel ešte pred začiatkom prác vysvetliť, čo sa presne bude diať v jednotlivých fázach realizácie, prečo sa veci nedajú urobiť rýchlejšie a ako chce dodržať kvalitu, ktorú sľúbil. Dnes sa nám zdá úsmevné, ako nám potrebu mať viac času dodávateľ stavebných prác zdôvodňoval prirovnaniami. Ako napríklad, keď sme žiadali, aby nasadil viac robotníkov na tú istú prácu. Dostali sme „informáciu“, že viac kaderníkov vás neostrihá alebo viac holičov neoholí rýchlejšie. Niektoré procesy stavebných prác jednoducho potrebujú svoj čas. Dôležité však bolo, že vďaka komunikácii pri plánovaní sme pokryli podstatné faktory, ktoré mali vplyv na termíny. Dohodli sme si taký plán, že pracovné tempo sme spolu so správcom domu dokázali uspokojivo vysvetliť a obhájiť pred väčšinou vlastníkov bytov v dome – vrátane časovej rezervy na neočakávané situácie.

Štvrtý krok riadenia: kontrola realizácie

Disciplína pri realizácii naplánovaných aktivít a jej vyžadovanie býva kritickým bodom pre kohokoľvek, kto si čokoľvek naplánoval. Stáva sa, že práca dodávateľa nie je pod kontrolou. Pod slovami „mať pod kontrolou“ tu však nemyslím len fyzické kontrolovanie niekoho práce. Mať pod kontrolou znamená predovšetkým mať prehľad o situácii a jej vývoji. Vo fáze kontroly realizácie veľmi pomáha zavedenie mechanizmu pravidelného poskytovania spätnej väzby. Spätnou väzbou pre dodávateľa tu rozumiem popis aktuálneho stavu prác a jeho porovnanie so stavom, ktorý sa mal dosiahnuť v dohodnutých časových intervaloch. Pri väčších stavebných prácach je múdre zriadiť mechanizmus kontrolných dní, keď sa stretávajú zainteresovaní ľudia a referujú si navzájom o postupe prác a vytvárania podmienok na ne. Veľmi odporúčam zriadiť si podobný mechanizmus kontrolných bodov pri každej väčšej spolupráci s dodávateľom. V prípade, že prioritné veci neprebiehajú podľa plánu, je na mieste okamžite žiadať oficiálne písomné vysvetlenie a opis opatrení dodávateľa, ktoré zabezpečia nápravu. V priebehu prác je dobré stále myslieť na to, že akékoľvek výsledky je a bude potrebné vysvetľovať tým, ktorí celú záležitosť platia – vlastníkom domu. Ponúkam aj ďalšiu možnosť, ako sa dá dosiahnuť disciplína pri dlhšie trvajúcich prácach. V dome je možné napríklad na nástenkách vo vchodoch zviditeľniť plán prác a pravidelne v ňom zaznamenávať, ako sa postupuje. Urobili sme to počas zatepľovania domu, čím sme zabezpečili spoločnú a verejnú kontrolu. Každý v dome mohol sledovať, ako (a či vôbec) práce postupujú v porovnaní s plánom. Ak to uznal za vhodné, mohol diskutovať o svojom pohľade na veci s členmi výboru vlastníkov bytov, správcom alebo niekedy aj priamo s pracovníkmi dodávateľa. Pri zdržaniach alebo nekvalite výkonu dodávateľa sme potom žiadali jeho oficiálne písomné stanovisko, ktoré sme vyvesili na nástenkách vo vchodoch domu. Otvoreným informovaním ľudí v dome zabezpečujeme vždy buď pochopenie pre dodávateľa, alebo vyvinutie väčšieho tlaku na neho na urýchlenie alebo skvalitnenie práce.

Popri riadení: motivovať a komunikovať

V prípadoch, keď s prácou dodávateľov nie sme ako zástupcovia ľudí v dome spokojní, mám overený motivačný prístup, pri ktorom si treba oddeliť človeka ako takého od jeho výkonu. Osvedčil sa mi pri hodnotení a riadení výkonu kohokoľvek v akomkoľvek pracovnom prostredí. Ten istý človek (a teda aj dodávateľ prác) môže podať veľmi rozdielne výkony. Podľa mňa je potrebné chváliť alebo kritizovať činnosť, nie človeka ako takého. Inak znie „si zlý“ a inak „toto si urobil zle“ (znamená to, že nabudúce to môžeš urobiť dobre, ak budeš chcieť). Človeka nezmeníme, jeho výkon však zmeniť môžeme. Človeku je potrebné adresovať skôr porozumenie a činy ako ukážku vlastného príkladu. K ľuďom musíme byť citliví, ale voči ich výkonom a výsledkom práce musíme byť nároční. V komunikácii s dodávateľom pri jeho priebežnom motivovaní sa nám tiež osvedčili priebežné ocenenia alebo aj kritické pripomienky. Dodávateľ by mal priebežne a tak často, ako je to možné, dostávať informáciu o tom, čo oceňujeme, prípadne čo oceňujú na jeho práci ľudia v dome. A naopak. V zmluve sa nikdy nedá vopred definovať všetko, čo od dodávateľa očakávame. Tisíc drobností, predovšetkým v oblasti vzťahu a správania sa k ľuďom v dome, môže dodávateľ robiť tak, že ho za to môžeme buď pochváliť, alebo pohaniť. V našom dome máme skúsenosť, že aj malé pochvaly alebo kritiky komunikované ihneď potom, ako bol na ne dôvod, dokázali naštartovať správanie, ktoré sme potrebovali na strane dodávateľa vidieť.

Komunikácia aj s ľuďmi v dome

Na úspešné riadenie priebehu prác však nestačí kvalitne komunikovať len s dodávateľom. Je veľmi osožné neustále a obojsmerne komunikovať aj s ľuďmi v dome. Informovať ich o priebehu prác, potrebách dodávateľa, požiadavkách dodávateľa na súčinnosť. Bez dobrej spolupráce s obyvateľmi domu by sme napríklad nemohli rýchlo a efektívne vymeniť vodovodné stúpačky. Do komunikácie s majiteľmi bytov boli vtedy intenzívne zapojení všetci členovia výboru vlastníkov bytov. Motivovali a ocenili sme aj „dobrú dušu nášho domu“, jedného z členov výboru vlastníkov bytov, ktorý osobne strážil otvorené byty, kde sa realizovala výmena stúpačiek, ak majitelia bytu nemohli byť doma. Opačným smerom je zase nevyhnutné informovať dodávateľa o spätnej väzbe od obyvateľov domu. Je veľmi dobré, ak dodávateľ stále a jasne vidí, že zástupca vlastníkov bytov je skutočne ich zástupcom. Že počúva, zbiera, sumarizuje ich názory a podáva ich ďalej zainteresovaným. Nikto totiž nie je v dome viac ako vlastníci a obyvatelia jeho bytov. Kto sa ich naučí počúvať a hovoriť ich jazykom, bude ľuďmi v dome oceňovaný a dodávateľmi rešpektovaný. Mám tú skúsenosť, že ak dodávateľ vidí, že má vnútorne pevného, pre ľudí pracujúceho, náročného, a pritom zároveň chápajúceho a férového partnera, prispôsobí sa. Termíny aj kvalitu, ktorej je schopný a ku ktorej sa zaviazal, dodrží. Prípadne zaplatí dlhy vyplývajúce zo sankcií. Sme však na trhu, ktorý sa podobá viac džungli ako prostrediu s vysokou kultúrou obchodných rokovaní. Podľa mňa je dobré byť si vedomý toho, že tomu, kto dá najavo slabosť pri presadzovaní svojich práv, malý vplyv na ľudí a procesy, ktorých je súčasťou, nedôslednosť a nedostatok kontroly nad dianím, sa môže veľmi rýchlo stať, že jeho požiadavky nebudú brané tak vážne, ako by si sám prial, a jeho potreby nebudú naplnené.

Ing. Miloslav Frečka
Manažér, kouč, tréner a konzultant
Jeho spoločnosť MFCoaching, s. r. o., sa venuje výberu, motivácii, vedeniu a riadeniu výkonov ľudí. Vo svojom voľnom čase pracuje ako zástupca vlastníkov bytov bytového domu na Račianskej ulici č. 17 až 19 v Bratislave.

Otáčame garde: Pozor na zadávateľa!

Ešte žiadnemu riaditeľovi nevyšlo vždy všetko, na čo siahol. Dôvodom je, že nikdy nemá v rukách všetky tromfy. Nikdy nedokáže mať všetko, čo má vplyv na výsledok jeho práce, úplne pod kontrolou. Určite však má zmysel učiť sa od jednej spolupráce s dodávateľom k druhej a zlepšovať svoje riadiace schopnosti. Pritom si držať svoj charakter a vytvárať si ako zadávateľ meno na trhu. Všetci si každý deň vytvárame nejakú reputáciu. Tá s nami ide a šíri sa aj medzi potenciálnymi dodávateľmi. Náročnosť a férovosť, ktorá vedie k najlepším výsledkom, nehľadajú všetci. Časom sa môže stať, že problémov vám ubudne aj preto, lebo si dodávatelia dajú vopred pozor na to, s čím za vami prídu. Ale to sme už situáciu otočili, či nie? Začali sme tým, že: „pozor na dodávateľov“ a postupne píšem o tom, že by si dodávatelia mali dávať pozor na nás, zadávateľov. Predsa my máme ponuku práce a peniaze, ktoré dodávatelia chcú. My máme ciele, plány a kontrolné mechanizmy, ktoré musia rešpektovať, a ak treba, tak sa ich aj obávať. Myslím si, že aj „pozor na dodávateľov“ aj „pozor na nás, zadávateľov“ je súčasťou pravdy. Všetci si musíme dávať pozor na všetkých, s ktorými plánujeme spoluprácu. „Dávaním pozor“ na niekoho nemyslím však len podozrievavý prístup. Trocha podozrievavosti a vciťovania sa do skutočných motívov konania druhej strany v obchode nikdy nie je na škodu. Slovami „dávať si na niekoho pozor“ som však myslel aj prejavovanie schopnosti pochopiť partnera v biznise, komunikovať s ním a mať jeho prácu vykonávanú pre nás pod kontrolou. Z môjho pohľadu to vyzerá tak, že cesta k vzájomnej užitočnosti zadávateľov a dodávateľov vedie len cez vyváženú a rovnocennú spoluprácu. Tak nám pri nej želám veľa vnútornej sily, kontroly nad dianím a ochoty spolupracovať.

Text: Ing. Miloslav Frečka
FOTO: Dano Veselský

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov.