Externé zabezpečenie inkasných služieb

29. mája 2018

Správca by mal pri vymáhaní nedoplatkov konať bezodkladne. Vo väčšine prípadov sa rozhoduje pre vydanie platobného rozkazu. Tento spôsob vymáhania pohľadávok sa však javí ako nie veľmi efektívny. Niekedy je totiž výhodnejšie zveriť niektoré veci do rúk osobám, ktoré sa na danú problematiku špecializujú.

Všeobecne zaužívané spôsoby vymáhania nedoplatkov vzniknutých podľa zákona č. 182/1993 Z. z. často neprinášajú očakávaný úžitok a dôvody nefunkčnosti tohto systému sa často hľadajú za hranicami zodpovedných. Existujú však možnosti prekonania zastaraných postupov a jediné, čo správca bytového domu na dosiahnutie lepších výsledkov potrebuje, je prekonať neochotu a skúsiť nové, aj keď na začiatku ťažšie pochopiteľné procesy.

Veci treba pomenovať jasne a zreteľne

Ak je človek úprimný a prizná si, že nemôže a ani nemusí rozumieť všetkému, je o veľký krok pred tým, kto si namýšľa, že je najmúdrejší. Žijeme síce v dobe, v ktorej nie je problém „vygoogliť si“ informácie a rýchlo získať prehľad o problematike, ale preverovať dôveryhodnosť a pravdivostnú hodnotu týchto informácií je otázkou ochoty a skúmania každého z nás. A možno až keď človek pohltí všetky informácie z (možno) dostupných zdrojov, uvedomí si, že virtuálny svet plný anonymity je na míle vzdialený od reality, s ktorou sa konkrétny jedinec stretáva každý deň. Objavujú sa nové a nové problémy, na ktoré nie je ľahké nájsť riešenia podľa „jednoduchého návodu“.

Výkon správy bytových domov je predovšetkým o ľuďoch, ktorí ju vykonávajú pre ľudí. Zahŕňa v sebe množstvo práv a povinností nielen podľa zákona č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení neskorších predpisov (ďalej ZVB), ale aj podľa iných právnych predpisov, ako napr. Občianskeho zákonníka, Obchodného zákonníka, zákona o ochrane osobných údajov, zákona o dobrovoľných dražbách, Civilného sporového poriadku, Exekučného poriadku, zákona o konkurze a reštrukturalizácii a mnohých ďalších. Mať prehľad o ich aktuálnom znení, vedieť ich vykladať a poznať ich pravý zmysel je príčinou delenia týchto práv a povinností medzi interných zamestnancov. V zmysle § 6 ods. 2 ZVB patrí pod správu domu aj vymáhanie škody, nedoplatkov vo fonde prevádzky, údržby a opráv a iných nedoplatkov. Mnohí sa však mýlia v tom, že pojem „vymáhanie“ v sebe obsahuje postup v podobe jednej predžalobnej upomienky, možno aj druhej, a keď dlžník nereaguje, tak veriteľ proti nemu podá návrh na vydanie platobného rozkazu s možnosťou následnej exekúcie. Veď sa s tým súd nejako vyrovná a exekútor už predsa má silné páky na to, aby pohľadávku vymohol.

Toto tvrdenie je však oveľa viac teoretického než praktického rázu. A ten, kto nesie zodpovednosť za rozhodovanie v tomto procese, je práve osoba povinná podľa § 6 ods. 2 ZVB. Dôležitú premisu v rozhodovacom procese by mal zohrať fakt, že až jedna pätina slovenských domácností žije z príjmu do 300 € (podľa štúdie platformy Budovy pre budúcnosť). Pojem „vymáhanie“ v tomto smere obsahuje oveľa viac, zahŕňa v sebe vysoký počet jednotlivých inštitútov, povinností a postupov, ktoré vo svojom celkovom súhrne predstavujú takmer samostatný právny odbor. Aj z toho dôvodu je bežnou praxou existencia samostatného právneho oddelenia v bytovom družstve, prípadne u správcu iného typu. Je však uvedená skutočnosť dôvodom myslieť si, že sa vymáhaniu venuje taká pozornosť, aby sa dosiahla perfektná správa bytového domu? Prečo kontaktujú správcovia externé profesionálne spoločnosti až vtedy, keď si už s určitým prípadom nevedia „dať rady“ vlastnými spôsobmi?

Už samotné položenie otázky je dôkazom obmedzenosti v postupe vymáhania nedoplatkov. Vôbec nie je neštandardný postup, že sa externým spoločnostiam podávajú len individuálne prípady na účely ich vymoženia. Takéto konanie je len čiastkové a je ním možné dosiahnuť vymoženie len v tých prípadoch, ktoré predstavujú skupinu najakútnejších. Ak sa však správca bytového domu má držať komplexných riešení, tak je rozumné siahnuť po efektívnejších riešeniach. Každý správca bytového domu má záujem vykonávať svoju činnosť čo najrýchlejšie, najkvalitnejšie a predovšetkým čo najhospodárnejšie. A presne v tomto duchu sa nesie myšlienka prenechania výkonu určitých činností tretej osobe. Čím širší je záber činností vykonávaných na jednom mieste, tým je dosiahnutie výsledku rýchlejšie a praktickejšie. Najskôr je však potrebné odpovedať na otázku opodstatnenosti a odôvodnenosti outsourcingu inkasných služieb.

Zbytočnosť návrhu na vydanie platobného rozkazu

Vymáhanie nedoplatkov je samozrejmou súčasťou finančnej politiky správcu bytového domu. Zdravá finančná kondícia bytového domu je základným pilierom rozhodovania všetkých vlastníkov bytov a nebytových priestorov o dôležitých otázkach spojených s užívaním spoločných priestorov a spoločných zariadení. Motivácia vlastníkov vykonávať svoje hlasovacie právo by mala byť skôr nepeňažného charakteru, ale odhliadnuc od toho, nemožno poprieť fakt, že v bytovom dome s nízkymi nedoplatkami sa žije lepšie. A v takom sa aj lepšie rozhoduje. Zámerne uvádzam s „nízkymi nedoplatkami“, keďže je takmer nemožné dosiahnuť nulový stav nedoplatkov v bytovom dome, nie to ešte dostať sa v tejto bilancii do plusu. Netvrdím, že analýza finančných stavov má byť súčasťou každej schôdze vlastníkov, má to byť skôr samozrejmou súčasťou myslenia správcu pri výkone správy. Nešťastím, ba až hrubým omylom je prenechanie rozhodovacej právomoci o statuse pohľadávok tretím osobám, napr. súdu, bez dôvodného uváženia a vykonania právneho a finančného auditu pred takýmto krokom. Vymáhanie pohľadávky je dnes najčastejšie spojené s jej uplatnením na príslušnom súde, napr. formou podania návrhu na vydanie platobného rozkazu. Je na škodu veci, že sa nevyužívajú prostriedky mimosúdneho vymáhania v širšej miere. Aj keď správcovia v rámci vymáhania vykonávajú určitú vlastnú réžiu spočívajúcu v odoslaní upomienky alebo výzvy na úhradu nedoplatku, záverom takýchto konaní je skôr len informovanie vlastníka o existencii dlhu. Ak má výzva na úhradu motivovať dlžníka dlh uhradiť, musí spĺňať určité parametre a kritériá, nie mať len informačnú hodnotu.

Existujú dva závažné dôvody, na základe ktorých správca bytového domu nemusí žalovať pohľadávky vzniknuté na základe ZVB na súde vôbec. Jeden je čisto právny, ktorým je existencia zákonného záložného práva podľa § 15 ZVB a jeho premlčania, druhý je empiricko-ekonomický, ktorý v sebe zahŕňa praktické argumenty a s tým priamo súvisiace neodôvodnene vynaložené finančné prostriedky i stratu času. Napr. fakt, že priemerná dĺžka konania občianskoprávneho sporu bola v roku 2016 17,9 mesiaca, alebo platenie vysokých súdnych poplatkov a poplatkov za externé právne služby. V prípade podania návrhu na vydanie platobného rozkazu na pohľadávku vo výške 700 € predstavuje súdny poplatok výšku 42 € a poplatok za trovy advokáta podľa tarify vyhlášky o odmenách advokátov predstavuje 120,58 €. Podanie návrhu na vydanie platobného rozkazu tak bude z účtu bytového domu predstavovať mínusovú položku celkovo až 162,58 €. Pri pohľadávke vo výške 1 400 € by to bola suma 244,42 €. Z čísiel by sa mohlo zdať, že žalovať v prípade vyšších súm je v konečnom dôsledku lacnejšie ako žalovať dvakrát pri menších sumách. Je to síce lacnejšie, ale vôbec nie lepšie. Je totiž vysoký predpoklad, že ak dlžník neplatí za svoje základné právo užívať nehnuteľnosť ako svoje obydlie, neplatí ani rôzne iné peňažné záväzky voči podnikateľským subjektom, ktoré majú početnejšie právne oddelenie a vykonajú kroky na účely vymoženia svojej pohľadávky oveľa skôr.

Okrem toho, už spomenutý inštitút premlčania pohľadávky, ale predovšetkým zákonného záložného práva dáva dobrý argument za to, aby správca pohľadávky ostatných vlastníkov nikdy na súde nežaloval. Z dôvodu mohutnosti právnych argumentov tohto tvrdenia sa v tomto článku obmedzím len na stručný opis právneho inštitútu premlčania zákonného záložného práva. Premlčanie ako také je upravené v niekoľkých paragrafoch Občianskeho zákonníka a znamená, že pokiaľ veriteľ neuplatní svoje právo v zákonom určenej lehote, dáva dlžníkovi možnosť vzniesť námietky premlčania a dosiahnuť tak stav nevymáhateľnosti danej pohľadávky, ibaže by dlžník dobrovoľne uhradil svoj dlh sám od seba. Premlčanie však plynie ako pre samotnú pohľadávku, tak aj pre zákonné záložné právo, ktoré ju zabezpečuje. S tým rozdielom, že lehota premlčania začína plynúť pre pohľadávku od momentu jej splatnosti, pre záložné právo začína plynúť od momentu objektívnej možnosti jeho uplatnenia, teda od momentu, keď istina dlhu presiahne hranicu 2 000 €. Dovtedy táto lehota plynúť nezačne. Výslovne tak uvádza Občiansky zákonník v § 101, v zmysle ktorého „pokiaľ nie je v ďalších ustanoveniach uvedené inak, premlčacia doba je trojročná a plynie odo dňa, keď sa právo mohlo vykonať po prvý raz.“ Tento prístup k výkonu záložného práva je podporený aj judikatúrou súdov a v konečnom dôsledku znamená, že pokiaľ správca žaluje pohľadávky z dôvodu, aby nepremeškal premlčaciu lehotu pre pohľadávku samotnú, nemal by zabúdať ani na premlčanie zákonného záložného práva a z toho dôvodu skôr počkať na vývoj pohľadávky a v prípade presiahnutia 2 000 € istiny radšej siahnuť po efektívnejších riešeniach, a teda podať návrh na vykonanie dobrovoľnej dražby.

Keď má auto len tri kolesá

V praxi vnímame jeden paradox. Zatiaľ čo sú správcovia akčnejší na miestach, na ktorých by až takí akční byť nemuseli (napr. v už spomenutom podávaní návrhov na vydanie platobných rozkazov), tak v rovnako dôležitých, ak nie v dôležitejších, momentoch svoju činnosť zanedbávajú. Ide najmä o atypické právne odvetvia, ako je napr. konkurzné právo (napr. rozlišovanie medzi právami a povinnosťami v konkurze podľa druhej časti a podľa štvrtej časti zákona o konkurze a reštrukturalizácii a nižšie právne povedomie o osobných bankrotoch celkovo), výkon exekúcií (opodstatnenosť podávania návrhov na zastavenie exekúcie), výkon dobrovoľných dražieb (hmotnoprávne možnosti určenia neplatnosti dražieb a tiež zodpovednosť ostatných vlastníkov pri podávaní návrhu na vykonanie dražby a pod.). Je pochopiteľné, že správca nemôže mať v pracovnoprávnom pomere správcu konkurznej podstaty, súdneho exekútora a dražobníka. Je však rozumné zveriť výkon činností tej osobe, ktorá ich dokáže komplexne poskytnúť, napr. formou outsourcingu. Je však potrebné rozlišovať medzi pojmami „zverenie agendy“ a „podanie prihlášky do konkurzu, podanie návrhu na vykonanie exekúcie, podanie návrhu na vykonanie dobrovoľnej dražby“.

Riešením nie je jednoduché zbavenie sa určitých inkasných prípadov tak, že sa „zaškatuľkujú“ do skupiny „PODANÉ NA SÚDE“, čím sa za týmito prípadmi akosi zavrú dvere bez ďalšej starostlivosti o ich vymožiteľnosť. Takýmto prístupom nie je možné naplniť obsah pojmu perfektná správa bytového domu. A toto je ďalším dôvodom, prečo by mal správca siahnuť po komplexnejšom riešení speňažovania pohľadávok. Navyše, v podnikateľskom sektore (B2B, business-to-business) je správa pohľadávok bežnou samostatnou podnikateľskou činnosťou a samostatným predmetom podnikania. Družstvo a správca bytového domu sú tiež podnikateľskými subjektmi a aj z tohto dôvodu by sa mali pozerať na výkon správy pohľadávok (nedoplatkov) viac z ekonomického hľadiska. Pri výkone správy formou spoločenstva je táto otázka oveľa opodstatnenejšia. Všetky úlohy týkajúce sa starostlivosti o pohľadávky totiž musí vykonávať predseda spoločenstva a nezbaví sa zodpovednosti tým, že môže byť uvedená problematika nad jeho sily.

Šesť pilierov outsorcingu

V snahe uviesť všeobecnú verejnosť do podstaty outsourcingu je potrebné poukázať na jeho základné princípy v súvislosti s výkonom správy bytových domov:

Úplné riešenia. Tento princíp spočíva v rozšírení obzoru z tých problémov, ktoré správcu trápia najviac, na tie problémy, ktoré ho trápia celkovo, teda na všetky.
Odbremeniť. Princíp spočíva najmä v odstránení administratívy súvisiacej s podávaním inkasných prípadov špecialistom na vymáhanie, prípadne na súdy. Jeho účelom je jednoduché a elegantné prepojenie IT riešení a odstránenie zbytočného skenovania a „papierovačiek“.
Ušetriť náklady. To priamo súvisí s uvedomením si zbytočnosti podávania návrhov na súdne konania. Správca nikdy netrpí výdavkami, ktoré sú spojené so súdnymi konaniami, vždy ide o konkrétny bytový dom, a teda vlastníkov v ňom. Nie je rozumné v tomto kontexte argumentovať spôsobom „keď sa tak vlastníci rozhodli…“.
Komplexné riešenia. Ide o rozšírenie prvého princípu o všetky možnosti dosiahnutia cieľa, ktorým je zvyšovanie kreditu na bankovom účte bytového domu, o neopomenuteľné procesy právneho systému, akými sú napr. konkurzy a osobné bankroty, dedičské konania, výkon zmluvného záložného práva verzus zákonného záložného práva a mnohé iné.
Perfektný výkon správy. Vymáhanie nedoplatkov je spoločensky vnímané ako negatívna činnosť. Podľa môjho názoru správcovi len a len prospeje, ak sa bude venovať činnostiam, ktoré pozitívnym spôsobom prispievajú k výkonu správy, a tie negatívne vnímané prenechá tretím osobám.
Inovatívnosť. Sme svedkami rýchleho technického pokroku a v tomto smere je nevyhnutné reagovať na požiadavky doby. Priame IT prepojenie softvérových programov, hromadné sms brány, e-mailové newslettre, mať všetko „na jeden klik“ a vnímať agendu vymáhania z iného zorného uhla, to je podstatou tohto princípu.

Ako sa to dá?

Ak je naším spoločným cieľom celkové znižovanie nedoplatkov a nielen poskytovanie čiastkových riešení, treba sa na problém pozrieť s nadhľadom, ale poskytnúť pri tom zároveň aj hlbokú analýzu. V mesiacoch jún až august 2017 sme vykonali šetrenie u niektorých klientov – správcov bytových domov. Išlo o štruktúrovanú analýzu nedoplatkov, podstatou ktorej bolo určenie procesov v podobe pevných pilierov, ktorými by bolo možné riešiť otázky nedoplatkov ako celku. Nie je ťažká premena osoby zo statusu „platiča“ na status „neplatiča“ a naopak. Je to pomerne tenký ľad a v praxi sa stretávame so stavom, keď napr. správca eviduje nezaplatené zálohové platby celkovo vo výške 150 000 €, zverí nám na účely vymoženia niekoľko najdôležitejších prípadov, z ktorých pre klienta počas roka vymôžeme približne 60 000 € až 70 000 €, avšak po roku klient eviduje celkovú výšku nedoplatkov 145 000 €. Oproti minulému roku mu tak celkovo nedoplatky klesli iba o 5 000 €. Problém spočíva v dvoch princípoch. Prvým z nich je, že dlžníkom je stále len človek v určitej subjektívno-objektívnej pozícii, a druhým je výška dlhu v určitej číselnej hodnote.

Výsledky uvedenej analýzy je možné zhrnúť do faktu, že je efektívnejšie vymáhať vyšší počet nižších pohľadávok než vymáhať nižší počet pohľadávok vo väčších výškach. Logickým argumentom proti takémuto tvrdeniu by mohlo byť to, že ak je viac nižších nedoplatkov a menej vyšších, tak to znamená, že menšie zanikajú po určitom čase automaticky. Je to však skreslený uhol pohľadu, keďže nové opäť vznikajú a z celkového objemu pohľadávok, ktoré správca eviduje, predstavuje súčet pohľadávok do výšky 500 € až 40 %. Z celkového počtu dlžníkov však až 80 % predstavovalo skupinu ľudí, ktorí mali nedoplatok vo výške do 500 €. Ak chce teda správca bytového domu zabrániť narastaniu počtu nedoplatkov a tiež narastaniu ich výšok, je nutné venovať pozornosť všetkým vzniknutým nedoplatkom, a to hneď od začiatku. Uvedený prístup si vyžaduje vysoké administratívne nasadenie, ktoré je možné znížiť správnymi spôsobmi outsourcingu.

Realizácia uvedeného prístupu vo vymáhaní nedoplatkov si vyžaduje praktické skúsenosti. Ide totiž o realizáciu mnohých právne náročných procesov a postupov, ktoré je teoreticky ľahké pomenovať alebo nájsť v právnych predpisoch, avšak v rámci ich uskutočňovania prax mnohokrát prináša ťažko prekonateľné prekážky. Naša spoločnosť vymáha v podobe exekučného outsourcingu viac ako 21 000 pohľadávok pre 45 klientov, konkrétne okresné mestá a obce. Na Slovensku je 140 miest, a ak uvažujeme analogicky, čo sa týka počtu pohľadávok/vlastníkov, povinnosti pravidelnej sledovanosti, starostlivosti a pestrosti individuálnych inkasných prípadov, forma outsourcingu sa pri vymáhaní nedoplatkov vlastníkov bytov a nebytových priestorov javí ako najefektívnejšia. Analógia je o to odôvodnenejšia, že každý vlastník bytu alebo nebytového priestoru je povinný vykonávať úhrady ako podľa ZVB, tak aj platiť miestne dane z nehnuteľnosti podľa zákona č. 582/2004 Z. z. o miestnych daniach a miestnom poplatku za komunálne odpady a drobné stavebné odpady. Správca bytového domu je rovnako ako mesto povinný v rámci perfektnej správy bytového domu riešiť vznik nedoplatku bez zbytočného odkladu.

Podstata a výhody outsorcingu

Stavebné bytové družstvá, spoločenstvá vlastníkov bytov a ostatní správcovia agendu vymáhania nedoplatkov vo vlastnej réžii nezvládajú v pravom zmysle slova. V opačnom prípade by všetky nedoplatky zanikli vymožením bez potreby postúpenia výkonu ich vymáhania tretej osobe, napr. špecializovanej inkasnej spoločnosti. Tento stav netreba brať ako subjektívne zlyhanie, ale ako objektívnu skutočnosť. Prenesenie kompetencií na subjekty špecializujúce sa na určitý výkon činnosti bolo vždy základom efektívnejšieho prístupu a význam outsourcingu sa v oblasti vymáhania nedoplatkov javí ako najelegantnejšie riešenie.

Outsourcing je odovzdanie určitých vnútorných aktivít zvyčajne nesúvisiacich s hlavnou činnosťou podniku na externý subjekt. Ide o špeciálnu formu externého obstarávania predtým interne vykonávaných úkonov, pričom dĺžka a predmet výkonu jednotlivých činností sú stanovené zmluvne. Nejde o krátkodobý obchodnoprávny vzťah. Individualizácia podmienok outsourcingu je vždy predmetom dohody. Ide však len o určenie „procesných“ podmienok, ako je napr. obojstranné prepojenie IT systémov na účely automatizovaného importu platieb, možnosti využívania sms brány, rozsah informácií poskytovaných automaticky (napr. vyhlásenie konkurzu) a pod. Pre správcov bytových domov predstavuje outsourcing v oblasti vymáhania nedoplatkov vysoký počet výhod, napr.:

vymáhanie špecialistami s dosahom v podobe niekoľkonásobného zvýšenia vymožiteľnosti pohľadávok;
šetrenie finančných nákladov najmä na súdnych poplatkoch a poplatkoch za právne služby v agende vymáhania peňažných pohľadávok;
automatické začatie procesu vymáhania pri presiahnutí dohodnutej výšky dlžnej čiastky;
lustrácia vyhlásených konkurzov a osobných bankrotov na vlastníkov bytov a nebytových priestorov;
podávanie prihlášok do konkurzov a osobných bankrotov, poradenstvo pri popieraní pohľadávok iných veriteľov;
odbremenenie správcu bytového domu od výkonu nepopulárnych činností a získanie priestoru na výkon činnosti podporujúcich tvorbu jeho dobrého mena a dobrej povesti;
pasívny prístup na špeciálny bankový účet zriadený výhradne na vymáhanie pohľadávok klienta s možnosťou kontroly platieb od dlžníkov;
výkon komplexných inkasných služieb, nielen zastrešenie služieb predstavujúcich čiastočné riešenia;
minimalizovanie až úplné odstránenie administratívnej záťaže správcu;
dozabezpečovanie pohľadávok;
výkon finančného a právneho auditu pohľadávky a dlžníka;
pravidelné podávanie správ o stave vymáhania.