Povinná aktivácia elektronických schránok pre SVBNB

Orgány verejnej a štátnej moci upúšťajú od doručovania v papierovej podobe. A tak sa elektronická komunikácia s orgánmi verejnej moci postupne stáva povinnou realitou.

Štát občanom sľubuje, že ak uprednostnia elektronickú komunikáciu, ušetria čas, ktorý by strávili na úradoch, pošte a pod., komunikácia s úradmi sa zefektívni, zrýchli a zjednoduší a tiež sa znížia náklady za jednotlivé poplatky.

Dobrovoľná elektronická komunikácia sa postupne nahrádza povinným používaním tejto formy komunikácie. Táto elektronická komunikácia prebieha prostredníctvom portálu www.slovensko.sk.

Aktivácia elektronických schránok na doručovanie sa v prípade právnických osôb, ktoré nemajú dobrovoľne aktivovanú elektronickú schránku a nie sú zapísané v obchodnom registri, začne 1. júna 2020 a skončí sa prvým prístupom oprávnenej osoby do elektronickej schránky, najneskôr však uplynutím desiateho dňa odo dňa vykonania úkonu správcu, teda 11. júna 2020.

Do tejto skupiny osôb patria aj spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, ktoré si budú môcť do uvedeného termínu svoje elektronické schránky aktivovať na doručovanie úradných rozhodnutí dobrovoľne prostredníctvom na to určenej funkcie elektronickej schránky.

Elektronickú schránku je však vhodné zriadiť čo najskôr a nečakať zbytočne do júna 2020. Zriadenie elektronických schránok upravuje zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente).

Elektronické schránky zriaďuje Úrad podpredsedu vlády SR pre investície a informatizáciu pre fyzické osoby, fyzické osoby – podnikateľov, právnické osoby, orgány verejnej moci a subjekty medzinárodného práva.
Elektronickú schránku môže majiteľ naplno využívať až po jej aktivácii. Na prihlásenie do elektronickej schránky budete potrebovať:

• občiansky preukaz s elektronickým čipom – občiansky preukaz si vybavíte na oddelení dokladov okresného riaditeľstva polície. Za vydanie nového občianskeho preukazu zaplatíte 4,50 €;
• bezpečnostný osobný kód (BOK) – šesťmiestny kód potrebný na prihlasovanie, ktorý slúži na potvrdenie totožnosti držiteľa občianskeho preukazu s čipom pri elektronickej komunikácii. BOK si sami zvolíte pri preberaní vášho občianskeho preukazu s čipom na ktoromkoľvek oddelení dokladov okresného riaditeľstva
• PZ;
• čítačku elektronických kariet – dostanete zadarmo na oddelení dokladov;
• nainštalovaný príslušný softvér na prihlasovanie (eID klient), na podpisovanie (D.Signer/XAdES) a ovládač na čítačku kariet. Softvér je možné bezplatne stiahnuť z portálu Ministerstva vnútra SR alebo zo stránky ústredného portálu verejnej správy. O celom procese sťahovania a inštalácie nájdete informácie v manuáli pripravenom ZLSBD.

Jednou z výhod používania elektronických schránok je nepochybne prístupnosť. Podanie je možné zaslať z domu alebo kancelárie, pričom potrebujete len počítač, prístup k internetu, príslušný softvér, občiansky preukaz s čipom a bezpečnostným osobným kódom. Ďalšou výhodou sú finančná a časová úspora.

Elektronické podanie je spoplatnené polovičnou sadzbou správneho poplatku, na rozdiel od rovnakého podania, ktoré sa realizuje v listinnej podobe.

Podanie je možné zaslať kedykoľvek počas dňa bez zdĺhavého čakania v rade alebo obmedzenia úradných hodín. Medzi plusy elektronickej komunikácie patrí aj bezpečnosť, ktorá funguje na podobných princípoch ako elektronické bankovníctvo. Doručovanie v rámci tohto modulu je garantované zo zákona.

Možnosť zaslať elektronické podanie aj cez bežný e-mail

Cez bežný e-mail nie je možné elektronické podanie zaslať, keďže zákon o e-Governmente ustanovuje, že elektronické podanie sa orgánu verejnej moci doručuje do jeho elektronickej schránky, ktorá v súčasnosti s inými elektronickými schránkami tvorí uzavretú elektronickú komunikáciu.

Podanie v elektronickej podobe je však možné v prípade, že osobitný predpis explicitne pripúšťa zasielanie podaní formou e-mailu (napr. § 14 ods. 1 zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám), no takéto podanie nie je možné považovať za „elektronické podanie“ v zmysle zákona o e-Governmente.

Tento zákon upravuje náležitosti elektronického podania a chápe elektronickú komunikáciu pri výkone elektronickej moci ako výmenu elektronických správ obsahujúcich podania alebo elektronické úradné dokumenty a k nim viazané prílohy.

Notifikácie o prijatí novej správy

Aby štatutár či ním oprávnená osoba nemuseli pravidelne kontrolovať elektronickú schránku, existuje možnosť nastaviť si notifikácie, ktoré však môžu prichádzať na ľubovoľne zvolený e-mail, na ktorý príde informácia vždy, keď sa do elektronickej schránky doručí úradná zásielka. Úradné zásielky môžu byť dvojaké, a to bežné alebo správy do vlastných rúk.

Bežné správy

Bežné správy sú také, ktoré sa považujú za doručené v deň nasledujúci po dni, keď boli doručené. Tieto správy nie sú opatrené tzv. elektronickou doručenkou.

Správy do vlastných rúk

Správy doručované do vlastných rúk majú veľmi dôležitý obsah. Považujú sa za doručené až vtedy, keď potvrdíte ich elektronickú doručenku, bez ktorej sa vám ich obsah nezobrazí.

Najskôr vám príde oznámenie o tom, že prijímate zásielku „do vlastných rúk“ (elektronická doručenka) a jej samotný obsah vám bude doručený do niekoľkých sekúnd. Skoršie potvrdenie o prijatí zásielky je potrebné na účely oboznámenia odosielateľa o tom, že ste správu dostali a poznáte jej obsah.

Ak však elektronickú doručenku nepotvrdíte do 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia elektronickej správy vo vašej schránke, uplatní sa tzv. fikcia doručenia (správa sa bude považovať za doručenú aj vtedy, keď si ju neprečítate).

Žiadna notifikácia vás však už na blížiaci sa koniec termínu na prečítanie správy doručovanej „do vlastných rúk“ neupozorní.

Pravidelná kontrola pošty

Môže sa stať, že na dôležitú správu zabudnete a neprečítate si ju včas. Preto je potrebné prezerať poštu v úradnej elektronickej schránke pravidelne.

Ak si neotvoríte svoju elektronickú schránku, môžete zmeškať dôležitú lehotu na uplatnenie svojho práva (napr. zo súdu) alebo iného orgánu verejnej moci (napr. okresného úradu). Práve ten vám doručí všetky písomnosti iba elektronicky.

Súd môže doručiť do elektronickej schránky rozhodnutie, žiadosť, vyjadrenie, ­stanovisko alebo iný dokument. Rozhodnutím môžu byť napríklad rozsudok alebo platobný rozkaz.

Ďalšou zaslanou písomnosťou môže byť výzva zo súdu na zaplatenie súdneho poplatku, prípadne výzva na doplnenie podania, ak nie je zrejmé, čoho sa týka a čo sa ním sleduje. Súd tiež týmto spôsobom môže požiadať o ďalšie skutkové tvrdenia týkajúce sa sporu.

Ak súd zašle rozhodnutie alebo výzvu do aktivovanej elektronickej schránky, má to rovnaký účinok, ako keď je takáto písomnosť doručená v obálke do poštovej schránky.

Znamená to, že napríklad po doručení rozsudku do elektronickej schránky a po jeho prečítaní alebo uplynutí lehoty uloženia začína plynúť lehota na podanie odvolania.

Preto je dôležité pravidelne kontrolovať elektronickú schránku, aby nedošlo k zmeškaniu lehoty na uplatnenie práva, napr. na podanie opravného prostriedku proti rozsudku.

Udelenie oprávnenia inej osobe

Ak chcete, aby niekto namiesto vás kontroloval vašu elektronickú schránku (napríklad, ak ste nejaký čas na dovolenke alebo z iných dôvodov nedostupní), môžete mu na to udeliť oprávnenie. Oprávnenie sa udeľuje jednoducho cez funkciu na to určenú, nachádzajúcu sa priamo v elektronickej schránke.

V udelenom oprávnení môžete určiť aj jeho rozsah, t. j. či oprávnená osoba môže v elektronickej schránke robiť všetky úkony alebo napríklad len čítať správy.

Dôležité však je, že oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou môžete udeliť jedine tej osobe, ktorá má elektronický občiansky preukaz a vie sa s ním prihlásiť do vlastnej elektronickej schránky, teda musí mať čítačku čipových kariet a nainštalovanú aplikáciu eID klient.

Sankcie za neaktivovanie elektronickej schránky

Doručovanie správ od orgánov verejnej a štátnej moci do elektronických schránok by ste nemali brať na ľahkú váhu. Je dôležité zabezpečiť si príjem elektronických dátových správ. V opačnom prípade sa o doručenej správe, ktorá vám príde, ani len nedozviete.

Elektronicky doručené rozhodnutie je rovnocenné rozhodnutiu, ktoré orgán verejnej moci doručuje v papierovej forme. Tieto orgány vám už nebudú doručovať listiny a dokumenty v papierovej podobe!

To znamená, že rozhodnutie sa po 15 dňoch považuje za riadne doručené a prevzaté. Ak aj naďalej budete doručovať na súdy a iné orgány po zriadení elektronickej schránky poštu papierovou formou, môžu vám byť tieto úkony navyše spoplatnené.

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov 4/2019.