Ako správne pripraviť schôdzu vlastníkov bytov

3. apríla 2014

Aj vy máte pocit, že sa na schôdzu vlastníkov bytov niektorí prídu len pohádať? Chyba však nemusí byť len v nich. Ak sa totiž nepodniknú správne kroky, aby schôdza bola efektívna, zaručene nastanú problémy.

Milí čitatelia, dostal som príležitosť opísať vám niečo zo svojej, podľa mnohých ľudí úspešnej, päťročnej praxe dobrovoľníka – zástupcu vlastníkov bytov domu. Spolu s tímom kolegov – vlastníkov bytov – v spolupráci s bytovým družstvom vykonávame správu nášho domu. V priebehu dvoch rokov sme zvládli komplexné zateplenie domu, výmenu spoločných rozvodov vody, opravu a sanáciu spoločných rozvodov plynu, kompletnú výmenu výťahov, vylepšenie interiéru domu a získali sme nenávratné dotácie od štátu a bánk v celkovej výške 154 000 eur.

Hlavná je dôvera

Najdôležitejšie je, že popri veľkých investíciách nám väčšina vlastníkov bytov dôveruje. Dostávame od väčšiny z nich aj neformálne poďakovanie. Na vylepšení podmienok na bývanie v našom dome a jeho okolí ďalej pracujeme. V dome s 85 bytmi sme schopní zabezpečiť osobnú účasť viac ako 70 % vlastníkov bytov a nebytových priestorov domu na schôdzach, žijeme s finančnou rezervou, ktorá nám umožňuje realizovať predčasné splátky našich úverov. Asi to sú dôvody, pre ktoré máme k práci súvisiacej s údržbou a prevádzkou bytového domu čo povedať.

Aká je úloha zástupcu vlastníkov

Formálne realizuje správu nášho domu správca. Len veľmi málo by však urobil, ak by v našom dome vládli rozpory. Úlohou výboru vlastníkov bytov je preto dohodnúť sa, zabezpečiť jednotné stanovisko väčšiny ku skutočne dôležitým problémom domu a jasne nášmu správcovi tlmočiť, čo chceme a potrebujeme. Kto má skúsenosti so získavaním súhlasu väčšiny obyvateľov domu s čímkoľvek, ten vie, prečo má táto téma opodstatnenie v časopise. V tejto súvislosti musím povedať, že pri práci pre náš bytový dom som mal možnosť overiť si všetky princípy platné pri vedení, motivácii a riadení výkonov ľudí. Zástupca vlastníkov bytov je manažér, vodca, motivátor, prezentátor, moderátor, mediátor, organizátor a ktovie čo ešte, keď je to potrebné. A ide väčšinou o dobrý skutok. Málokto z nás si pýta od spoluvlastníkov domu peniaze, ktoré by stáli za zmienku. Väčšinou pokryjú ledva náklady na mesačný účet za telefón. Preto mi dovoľte, aby som na tomto mieste zložil všetkým ľuďom, ktorí robia vo svojom voľnom čase podobnú prácu ako ja, poklonu.

Príbeh nášho bytového domu

V roku 2009 náš dom, postavený v roku 1960, vyzeral inak. Bol nezateplený, volali sme ho tepelnoizolačné rešeto, mal trochu ošumelý výzor a sprievodcom pri ceste na vyššie poschodia nám bol starý vŕzgajúci výťah. Na schôdzach, ako je to zvyčajné, sa prezentovali vlastníci bytov – aktivisti, ktorí s tým chceli niečo urobiť, bola tam skupina ľudí, ktorej bolo v zásade všetko jedno, a tiež kritici, ľudia, ktorí sa sami pasovali do role strážcu poriadku a zákonnosti postupov správcu a výboru vlastníkov bytov. Veľa vlastníkov bytov na schôdze ani nechodilo a nevyjadrovalo sa k spoločným veciam. Mnohí preto, lebo reálne žili ďaleko od nášho domu a byty prenajímali, mnohí preto, lebo to vôbec nepovažovali za zmysluplné.

Neschopnosť dohodnúť sa

Naša neschopnosť dohodnúť sa viedla k prešľapovaniu na mieste a k polovičatým riešeniam. Dôležité problémy domu sme pre vnútornú nejednotnosť riešili len veľmi pomaly. A ak aj k nejakému riešeniu došlo, väčšinou malo toľko oponentov, že schôdze pripomínali bojové pole rečníkov. Následkom toho boli riešenia problémov prijímané na schôdzach často kompromisné. A ako vieme, kompromisy sú riešenia, s ktorými nikto nie je úplne spokojný. Napríklad, keď sme investovali do opravy strechy, väčšina ľudí na príslušnej schôdzi súhlasila s tým, že je to potrebné. Práce sa realizovali, krátko na to však do bytov pod strechou začalo zatekať, lebo pri schvaľovaní sme nevenovali dostatočnú pozornosť rozsahu a kvalite plánovaných prác. Treba priznať, že to bolo aj dosť ťažko možné, keďže nikto z prítomných nemal informácie pred schôdzou. Menší rozsah prác, ako bolo potrebné, objednal vtedajší zástupca vlastníkov na základe poverenia, ktoré sme mu na schôdzi dali v snahe ušetriť nám všetkým peniaze. Dodávateľ urobil len to, čo mal v objednávke, takže to nebolo možné neskôr reklamovať. Museli sme investovať opäť, práce sa predražili.

Prevzatie zodpovednosti

Viete si predstaviť, že atmosfére v dome nevydarené akcie veľmi nepomáhali. Približne v tom období ma oslovili ľudia, ktorí viedli výbor vlastníkov bytov s požiadavkou, aby som prevzal zodpovednosť za práce s vlastníkmi. Aspoň tak to pre seba nazývam ja. Šlo o ľudí, ktorí to ťahali už roky, ich vek sa približoval k 80 rokom a podľa vlastných slov cítili, že je čas prenechať „hádanie sa s ľuďmi“ niekomu mladšiemu. Venovali domu, v ktorom žili, veľa svojej energie a času. V tom čase sme stáli pred zateplením, o ktorom sa veľa na schôdzach diskutovalo. Svojim predchodcom musím dodatočne poďakovať v prvom rade za to, že dosiahli u vlastníkov bytov schválenie dostatočných finančných príspevkov do fondu údržby a opráv domu. Vtedy to znamenalo 25 Sk, dnes 0,83 eur na štvorcový meter bytu. Takže bolo a je s čím hospodáriť.

Nie je dôležité šetriť, ale dobre hospodáriť

Po prevzatí úlohy predsedu výboru vlastníkov bytov a oboznámení sa s príslušnou agendou mi začínalo byť jasné, do akých problémov som sa dostal. V hre o to, čo sa bude reálne okolo domu robiť, bolo veľa. Ľudia v dome, ich rôzne názory a predovšetkým ich úroveň bývania a peniaze, ktoré každý mesiac platia, kompetencie a reálne možnosti správcu, dodávatelia tovarov a služieb so svojimi záujmami a možnosťami. Je prirodzené, že každý vidí tie isté veci inak. Okamžite som si spomenul na dôležitý poznatok z mojej manažérskej praxe. Nie je možné ani reálne žiť bez hádok a konfliktov. Je však možné a potrebné ich zvládnuť. Pre budúci prospech všetkých zainteresovaných. Prvá sporná vec, ktorú sme riešili, mala opäť korene v polovičatosti prijatých riešení. V momente, keď som preberal vedenie výboru vlastníkov bytov, moji predchodcovia v spolupráci so správcom už vybrali dodávateľa na projekt aj práce týkajúce sa zateplenia. Už som spomínal dôvody, pre ktoré sme na schôdzach nevenovali dostatočnú pozornosť kvalite a rozsahu toho, čo schvaľujeme. S odstupom času si myslím, že priamo na schôdzach vlastníkov bytov ani nie je možné odborné veci skutočne kvalitne posúdiť. Nie je však dôležité šetriť (nech to stojí, čo to stojí), ale dobre hospodáriť. Chceli sme v tom období dom nielen zatepliť, ale aj získať štátne dotácie na opravu systémových porúch. A na to nám už v tom čase pripravený projekt nestačil. Samozrejme, odborníkom, ktorý povedal, že „starý“ projekt nie je úplne vhodný, som nebol ja. Veľa som hovoril s ľuďmi, ktorí prácu, do ktorej som sa práve pustil, už roky vykonávali. Veľa som o problematike zateplenia čítal. A všetky rady smerovali k prizvaniu odborníkov a získaniu viacerých nezávislých názorov na čokoľvek, čo sa chystáte urobiť. Tak som zobral už pripravený projekt a dal ho prezrieť iným odborníkom. Architektom a stavbárom. A problém bol na svete. Ukázalo sa, že potrebujeme nový, komplexnejší projekt, hoci za starý sme už zaplatili, a pravdepodobne aj nového dodávateľa prác. Zaujímavé pre mňa bolo, aká silná je zotrvačnosť ľudí v názoroch, aj keď sa postupne ukazuje, že nie sú správne. Samozrejme, išlo nielen o dosiahnutie zmeny názorov ľudí, ktorí už niečo iné odhlasovali, ale aj o peniaze. Nebudem zdržovať detailmi.

Lobovanie za správnu vec

Podstatné je, že bolo potrebné zorganizovať najprv stretnutie širšieho výboru vlastníkov bytov v prítomnosti odborníkov – architekta, zástupcu správcu domu a odborníka na procesy získavania štátnych dotácií. Pozval som všetkých, ktorí sa na predošlých schôdzach prejavovali ako aktívni prispievatelia do diskusií. Individuálne som hovoril s ľuďmi, ktorí nemohli na stretnutia výboru prísť. Vysvetľovali sme si stanoviská, počúval som argumenty iných vlastníkov bytov, hľadal spoločné body, robil sprostredkovateľa medzi rozhádanými susedmi. Až keď bolo jasné, že myšlienka objednania nového projektu a výberové konanie na nového dodávateľa majú podporu všetkých mienkotvorných ľudí v dome, zorganizovali sme schôdzu vlastníkov bytov, na ktorej malo dôjsť k zmene. Pretože bez predošlého lobovania za správnu vec vnútri vlastného domu to majú aj rozumné návrhy ťažké.

Podstatné informácie treba dať vopred

Veľmi dôležité je dodanie podstatných informácií ľuďom vopred. Preto týždeň pred schôdzou dostali všetci vlastníci bytov do poštových a e-mailových schránok kľúčové fakty aj plánované kroky zhrnuté na jednej A4 v logickom slede. Keď som tento materiál písal, dal som ho prečítať nielen svojim kolegom z výboru a zástupcovi správcu na overenie faktov, ale aj svojim deťom, aby som sa uistil, že je správne a zrozumiteľne napísaný. Potom som si v priebehu týždňa pred schôdzou overoval pri náhodných stretnutiach s ľuďmi (napríklad vo výťahu alebo pred domom), či dokument čítali, či mu rozumejú a či budú hlasovať za zmeny alebo proti nim. Ak bolo potrebné, vysvetlil som nejasnosti.

Kľúč k úspechu návrhu

Získanie súhlasu dôležitých ľudí v dome ešte pred schôdzou je kľúč k úspechu návrhov. O dôležitých alebo drahých veciach nikdy u nás nerozhodoval a ani nerozhoduje jednotlivec. Ak sme ako výbor vlastníkov bytov po dlhých a faktických diskusiách neboli sami presvedčení o užitočnosti návrhov pre ľudí v dome, ani sme schôdzu nezvolávali. Na zvolanie schôdze musia byť vždy vážne dôvody.

Zhrňme si 7 podstatných bodov

Neschopnosť dohodnúť sa vedie k prešľapovaniu na mieste a k polovičatým riešeniam.
Chabá príprava schôdzí je hriech, snaha mať úspech s minimom úsilia sa nevypláca.
Spoločnými prostriedkami nie je dôležité šetriť, dôležité je dobre s nimi hospodáriť.
Bez lobovania za správnu vec vnútri vlastného domu to majú aj rozumné návrhy ťažké.
Dôležité je dodanie podstatných informácií ľuďom dostatočne skoro pred schôdzou.
Získanie súhlasu dôležitých ľudí v dome ešte pred schôdzou je kľúč k úspechu návrhov.
O dôležitých alebo drahých veciach nikdy nerozhoduje jednotlivec.

Ing. Miloslav Frečka, Manažér, kouč, tréner a konzultant
Jeho spoločnosť MFCoaching, s. r. o., sa venuje výberu, motivácii, vedeniu a riadeniu výkonov ľudí. Vo svojom voľnom čase pracuje ako zástupca vlastníkov bytov bytového domu na Račianskej ulici č. 17 až 19 v Bratislave.

Nabudúce

Nabudúce si povieme viac o priebehu našich úspešných schôdzí. Ako stanovujeme ich ciele a ako tieto ciele ovplyvňujú ich prípravu, priebeh a prácu ľudí, ktorí ich vedú. Čo a prečo sa počas schôdzí deje, ako dokážeme ustáť problémové situácie a dotiahnuť aj zložité témy do úspešného konca.

Text: Ing. Miloslav Frečka
FOTO: Dano Veselský, Ing. Miloslav Frečka

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov.