Schvaľovanie pravidiel v bytovom dome

Nato, aby bolo schválenie pravidiel na fungovanie života v bytovom dome na schôdzi úspešné, je potrebná dostatočná predpríprava, a to nielen samotných pravidiel, ale aj vlastníkov.

V júni sme mali pravidelnú schôdzu vlastníkov bytov nášho bytového domu. Z celkového počtu 89 „hlasov“ sme mali na schôdzi 49. Takže od začiatku sme boli uznášaniaschopní.

Okrem nevyhnutných formalít v úvode a v závere schôdze sme vzdali minútou ticha úctu bývalému zástupcovi vlastníkov bytov, ktorý v tomto roku zomrel, vysvetlili sme si hospodárenie a vyúčtovanie nákladov domu, stanovili sme si postup a pravidlá pri obnove, stavebných a estetických úpravách bytov, dohodli sme sa na postupe a pravidlách pri zmene nájomcu spoločných priestorov v situácii, keď sa ich aktuálny nájomca z domu sťahuje preč, vysvetlili a schválili sme si audit statiky domu, schválili a akceptovali sme pravidlo konštruktívneho prístupu vlastníkov bytov k riešeniu ich problémov, dohodli sme sa na pravidle platenia za výjazdy havarijnej služby v prípadoch, keď vlastník bytu za haváriu nemôže, schválili nového člena nášho výboru vlastníkov bytov, vysvetlili sme si a schválili inštaláciu nových bezpečnostných zámkov vchodových brán, dali do uznesenia niekoľko výziev tak pre majiteľov psov, ako aj pre majiteľov kvetov na schodisku v dome, spoločne so správcom sme si ako zástupcovia vlastníkov bytov zobrali na seba niekoľko úloh do budúcnosti a po 2 hodinách (viac to skutočne netrvalo) sme sa s úsmevom a debatami na chodníku o individuálnych potrebách a problémoch niektorých vlastníkov rozišli.

Všetky uvedené body sme schválili reálnou väčšinou vlastníkov bytov nášho bytového domu. Nie „len“ väčšinou prítomných. Na konci toho všetkého som bol ako vyžmýkaný citrón, ale hrdý na našich vlastníkov. Debata bola kultivovaná a na úrovni.

Najprv sme ľuďmi až potom vlastníkmi bytu

Po schôdzi mi jeden z vlastníkov bytov povedal, že požiadaním všetkých o minútu ticha venovanú bývalému zástupcovi vlastníkov hneď po úvodných formalitách som všetkých prekvapil a nastavil vraj úplne iný, ľudskejší tón schôdze a celú schôdzu to „v dobrom“ poznačilo. Nuž, veľmi mi záleží na tom, aby v našom dome bola „ľudština“ hlavným dorozumievacím jazykom.

Myslím tým vzájomnú komunikáciu plnú úcty, rešpektu a pochopenia jeden pre druhého. Všimol som si (a rád to na schôdzach využívam), že našu komunikáciu „poľudšťuje“ aj zviditeľňovanie toho, keď sa niekomu z vlastníkov bytov podarí urobiť niečo pre iných v dome. Nemusí ísť o veľké veci. Rád na schôdzach ukazujem obrázky našich vlastníkov bytov, ktoré sme ako ich zástupcovia v priebehu roka nafotili, keď pre dom pracovali.

A nie je toho málo, pričom sme ľudí „prichytili“. Rád „chytám“ ľudí pritom, keď robia dobré skutky. Napríklad, keď sa starajú o kvety pred domom, keď strihajú živý plot, ktorý nám pred domom rastie, čistia kanál, ktorý na chodníku pred domom prestal odtekať, alebo čistia a vymieňajú menovky na poštových schránkach za nové, lepšie vyzerajúce.

Aj keď sme si, napríklad, vysvetľovali stavebný zákon, hovorili sme predovšetkým o tom, že tento zákon predpokladá a predpisuje ľuďom konanie, ktoré vychádza z obyčajnej slušnosti. Viacerí vlastníci sa na schôdzi pýtali, čo sa stane, ak niektorý z vlastníkov bytov nedodrží pravidlá, ktoré si práve schvaľujeme. Aké páky máme na neporiadnikov, napríklad na základe stavebného zákona. Nuž, veľmi podobné, aké existujú na neporiadnikov pri porušovaní iných zákonov.

So všetkými dôsledkami vyplývajúcimi z vymožiteľnosti práva na Slovensku. Ale prijali sme myšlienku vzájomnej slušnosti, ktorú zákon medzi ľuďmi predpokladá. Dohodli sme sa, že sa pokúsime nepotrebovať súdne spory. Ale povedali sme si tiež, že na neporiadnikov budeme prísni a v spolupráci so správcom využijeme všetky právne prostriedky, aby sme neporiadnikom aspoň znepríjemnili život. Aj na to máme ako dom peniaze na účte, aby sme si mohli dovoliť dobrých právnikov.

Vlastné „matrixy“ vlastníkov bytov

Tu by som však výpočet pozitív z našej poslednej schôdze zastavil. Aby sme tu nevyzerali ako umelohmotný dom plný ideálnych ľudí s ideálnym správaním. Uvedomujem si aj fakt, že 40 „hlasov“ mi na schôdzi chýbalo. Len niektorí z nich sa ospravedlnili. Jedna vlastníčka bytu bývajúca v dome od narodenia (a nie je oveľa mladšia ako ja) mi napísala, že nevedela, že je potrebné dať niekomu notárom overené splnomocnenie, ak chce, aby ju na schôdzi niekto zastupoval.

A že som to jej osobne mal dať vedieť skôr ako týždeň pred schôdzou. Po deviatich rokoch (!) môjho „zástupcovania“ v dome. Aspoň mi je jasné, ako „číta“ všetky správy odo mňa. A jeden z vlastníkov bytov neprišiel dokonca preto, lebo chcel iniciovať, aby niekto urobil práce, ktoré sme si dávno schválili. Neregistroval, že už v tejto oblasti boli podniknuté viaceré kroky, ale pre problémy, ktoré vznikli, nemohli byť tieto práce dokončené.

Písal som si s ním pred schôdzou, dal som mu (ako už niekoľkokrát všetkým v dome) opäť raz vedieť, aký je stav vecí a že pokojne mu dám na schôdzi priestor, ak by chcel s riešením vzniknutých problémov pomôcť. Keď zistil, že by sme všetci veľmi privítali, ak by chcel pre dom pracovať, a zrejme by sme ho na schôdzi vlastníkov o tieto práce požiadali, radšej svoju účasť odvolal. Ale aspoň komunikoval, to je dôležité. Sme v kontakte. V akom-takom, ale sme.

Obidvaja uvedení vlastníci bytu sú však pre mňa príkladmi vlastníkov bytu žijúcich vo „vlastnom matrixe“ (alebo vo vlastnom umelom svete), ako tomu láskyplne hovorím. Že v skutočnom svete bytového domu je potrebné registrovať už urobené veci, že je nevyhnutné vnímať aj požiadavky okolia a kontext fungovania domu v reálnom prostredí, že v dome je veľmi málo ľudí, ktorí reálne prikladajú ruku k dielu, to ľuďom v ich „matrixoch“ často uniká.

Každému z vlastníkov bytov, ktorý na schôdzu neprišiel, sme sa s našou schôdzou jednoducho nedostali do jeho priorít. Musím s tým počítať. Predovšetkým pri realizácii napríklad takého uznesenia schôdze, akým je schválenie auditu statiky domu. Ten predpokladá, že statik nazrie do každého z bytov v dome, aby zistil, čo sa v danom byte pri jeho obnove v minulosti udialo a mohlo to mať vplyv na statiku domu.

Už to vidím, ako stojíme pri dverách vlastníka bytu, chceme ísť so statikom skontrolovať jeho byt a odvolávame sa pritom na uznesenie schválené schôdzou, na ktorej dotyčný nebol. Bude sa to diať na jeseň, napíšem vám o tom v niektorom z ďalších článkov.

Fakty

Takže „nohy na zem“. Žime realitou. Že uvádzanie schválených pravidiel do reálneho života všetkých zainteresovaných nie je a nikdy nebude ľahké, to vieme všetci. Urobenie prvého kroku – ich schválenie – však tiež stojí za zmienku. Veľa bytových domov môže mať problém s naformulovaním pravidiel a ich schválením reálnou väčšinou vlastníkov bytov v dome. Vždy zdôrazňujem dôležitosť uvedomovania si dôvodov, prečo sa niečo podarí. Aby bolo možné úspešnú praktiku zopakovať. Aj v iných súvislostiach a kontextoch.

Takže poďme na to. Pravidlo musí riešiť problém, ktorý reálne v dome je alebo ktorý v dohľadnej budúcnosti určite nastane, prípadne problém, ktorý nastolil niekto z vlastníkov bytov na niektorej zo schôdzí a ktorého riešenie je v záujme všetkých v dome. Inak je zbytočné. A na schvaľovanie zbytočností nie je možné ľudí účinne motivovať. O tom, či je niečo v dome skutočným problémom, rozhodujú FAKTY.

Schvaľujeme pravidlo o pridelení atraktívnych spoločných priestorov pri zmene ich nájomcu, keď sa ich aktuálny nájomca z domu sťahuje preč? Lebo faktom je, že takáto situácia nastala a treba ju riešiť. Schvaľujeme pravidlá a postupy pri obnove bytov a v súvislosti s tým ideme robiť aj audit statiky domu?

Preto, lebo ľuďom „pracujú“ steny v kúpeľniach tak, že sa im „vydúva“ obklad pod tlakom tých, ktoré sú nalepené nad nimi, lebo pri prerábkach bytov vypadávajú kusy betónu zo stien v stúpačkách, lebo nemáme v dome reálne fungujúce a akceptované pravidlá na zabezpečenie kvality prerábok v bytoch, lebo náš dom je starý, vlastníci bytov mladnú a robia rozličné úpravy. To sú FAKTY.

Prijímame pravidlo konštruktívneho prístupu pri navrhovaní riešení problémov zo strany vlastníkov bytov na schôdzach? Pretože faktom je, že počet požiadaviek a návrhov na riešenie vecí okolo domu prekročil moje možnosti aj možnosti správcu domu. Pri riešení mnohých z vecí, s ktorými vlastníci bytov za nami prichádzajú, majú také isté práva aj možnosti, ako ja alebo správca.

Napríklad pri otázkach správania bezdomovcov pred domom, opravy chodníkov, úpravy zelených priestorov pred domom a podobne. Vysvetlili sme si, že mnohé z iniciatív môže začať každý z vlastníkov bytov. Radi sa všetci pridáme, podpíšeme napríklad aj petíciu, ak by to na niečo bolo. Len s ňou musí na schôdzu dotyčný prísť ako s vlastnou iniciatívou.

Navrhol som teda pravidlo, že ak vlastník bytu prichádza s požiadavkou na riešenie problému, ktorý vzniká viac ako pol metra od stien domu a nesúvisí priamo s tým, čo sa deje vo vnútri domu, musí prísť s riešením, ktoré ide sám realizovať. Nemal by prichádzať s tým, aby „niekto niečo urobil“, lebo on má s tým, čo sa deje okolo domu, problém. Ľudia na schôdzi porozumeli pointe tohto pravidla a schválili nám ho. Spoločne so správcom sa budeme v budúcnosti oň radi opierať.

Emócie

O tom, ČI JE NIEČO PROBLÉM, by teda mali rozhodovať fakty. O tom, ako rýchlo, s akou razanciou, nasadením alebo ČI VÔBEC PROBLÉM RIEŠIŤ, rozhodujú emócie. Tu prichádza na scénu tá „ľudština“, o ktorej som písal. Emócie ľudí sú motorom schvaľovania, pomáhajú zrýchľovať procesy akceptovania problému ako takého, ako aj schvaľovania jeho riešenia. Sú pre správcu alebo ľudí, ktorí správu domu reálne vykonávajú, výborným pomocníkom. Ale pozor, je to s nimi ako s ohňom, pomáhajú, ale nesmú byť pánom situácie. Nesmú byť hlavným strojcom obsahu rozhodnutí.

Ak emócie rozhodujú o praktických stránkach riešení, môže v nich byť veľa nedomyslených záležitostí. Ale o tom niekedy inokedy. Teraz ide o motiváciu k rozhodnutiam o pravidlách. Vzbudzovanie želaných emócií je dôležitou súčasťou komunikácie zástupcu vlastníkov s vlastníkmi bytov v dome. Emócie pohnú ľuďmi, aby na schôdzu prišli, emócie (nie rozum) dokážu ľudí vytrhnúť z ich vlastných „matrixov“.

Predovšetkým ich emócie rozhodnú, ako sa na schôdzi budú správať. Pri práci s emóciami vlastníkov bytov v dome využívam všetko, čo viem. Viem napríklad, že na účasť na dôležitej schôdzi musím ľudí pripraviť. Vyvolať v nich pocit naliehavosti. A viem, že sa to nedá urobiť za tých niekoľko dní, ktoré mám zo zákona, aby som ľudí o schôdzi vopred informoval.

Príprava ľudí na dôležitú schôdzu, na ktorej sa majú schvaľovať pravidlá, trvá týždne. Minimálne mesiac vopred musí ísť odo mňa prvá komunikácia s vlastníkom o termíne schôdze plná slov, ktoré vyvolávajú emócie. Vtedy ešte nemáme presne vyriešený program schôdze, samozrejme, ale to neznamená, že nemôžeme na termín blížiacej sa schôdze a jej kľúčové body účinne upozorňovať.

Preukazujem vlastníkom rešpekt a úctu, nazývam ich v písomnej komunikácii pred schôdzou spoluvlastníkmi domu. (Počítam s tým, že ako spoluvlastníci domu sú „spoluvlastníkmi“ všetkých radostí spojených s bývaním v ňom, ale aj všetkých jeho problémov.) Ako píšem, v komunikácii pred schôdzou pripomínam to, čo už bolo urobené, oceňujem ľudí, ktorí to urobili, ďakujem im za to, pýtam sa vlastníkov na to, čo by chceli riešiť na schôdzi oni.

Ak niečo od ľudí pred schôdzou žiadame, tak to nie je „len“ ich účasť, ale predovšetkým požiadavka, aby nám (správcovi a zástupcom vlastníkov) svojou prítomnosťou na schôdzi umožnili skutočne efektívne PRE NICH PRACOVAŤ, aby sebe umožnili BEZPEČNE BÝVAŤ, mať DOBRÉ MEDZIĽUDSKÉ VZŤAHY so susedmi a MÁLO MRZUTOSTÍ. Samozrejme, želané emócie vzbudzujú v komunikácii aj pripomienky hrozieb, ktoré existujú pre každého z nás, ak sa nedohodneme a nebudeme mať rozhodnutia kryté schválením dostatočného množstva vlastníkov.

Pravidlá vznikajú pred schôdzou

Zároveň s emocionálnou prípravou ľudí v dome na dôležitosť blížiacej sa schôdze myslím aj na fakty a pragmatickú stránku riešení, ktoré budeme na schôdzi ponúkať. Je ilúziou myslieť si, že nejaké domyslené pravidlá riešenia skutočných problémov s podporou väčšiny vzniknú na domovej schôdzi. Na schôdzi sa pravidlá vysvetľujú a diskutuje sa o nich, na schôdzi pravidlá nevznikajú.

Alternatívy musia byť premyslené a pripravené vopred. V diskusiách s mienkotvornými ľuďmi v dome zisťujem, aké pravidlá riešenia problematických situácií by uprednostnili. Počúvam ich návrhy (po emocionálnej stránke to na každého z nás dobre pôsobí) a zapisujem si ich.

Asi dva týždne pred schôdzou finalizujeme návrhy pravidiel v užšej skupine mienkotvorných ľudí v dome, konzultujeme ich realizovateľnosť so správcom a približne týždeň pred schôdzou návrhy domyslených pravidiel dávame v rámci predschôdzovej komunikácie vlastníkom bytov do e-mailovej (v elektronickej forme) alebo pre tých, čo nekomunikujú e-mailom, do poštovej schránky (v papierovej forme).

Na schôdzi sa potom deje viac-menej vysvetľovanie detailov pravidiel, spôsobu ich vzniku, pripomínam vlastníkom fakty o tom, s kým všetkým boli konzultované, vytváram emócie prajné vzájomnému porozumeniu a rešpektu ku všetkému, čo kto chce k veci povedať. Ľudí vtedy zaujímajú praktické dôsledky realizácie navrhnutých pravidiel na nich samých, diskutujú sa prípadné nejasnosti, ak ich niekto má.

Po dôkladnom vysvetlení dosahov pravidla na činnosť vlastníkov, ak je pravidlo vopred pripravené a domyslené, býva jeho schválenie jasnou záležitosťou väčšiny prítomných. Nie je dôvod, aby to tak nebolo. Úspech schvaľovania pravidiel na schôdzi v bytovom dome závisí od toho, ako pred schôdzou pracujeme na príprave pravidiel ako takých a na príprave ľudí na ich prijatie.

Život po schválení pravidiel

Prijatie pravidiel, ktoré si ľudia schválili sami, je vždy pozitívne. Ich skutočné pochopenie sa však zistí vtedy, keď sú uvádzané do života. A to býva skutočne rôzne. Ide o prirodzené javy pri komunikácii, ako sú napríklad selektívne počúvanie, prepájanie počutého s vlastnými predpokladmi, videním sveta, želaniami alebo predsudkami. V reálnej praxi môže dokonca dôjsť aj k „ohýbaniu“ pravidiel pre vlastný prospech alebo niekedy aj pre potvrdzovanie si vlastnej dôležitosti.

Pre kvalitu života alebo bezpečnosť bývania (je jedno, aký vyšší zmysel pre ľudí pravidlo má) „len“ schválenie a prijatie pravidiel nestačí. Aby spolupráca v akejkoľvek komunite fungovala, musí mať pravidlá a vodcu, ktorý ich rešpektuje a je príkladom pri ich uvádzaní do života. Je úplne jedno, či je to v práci, vo firmách alebo v bytovom dome, človek, ktorý priviedol ľudí k tomu, aby si schválili svoje vlastné pravidlá, sa musí pripraviť na to, že bude potrebné ľudí viesť aj pri aplikácii týchto pravidiel v praxi v konkrétnych situáciách.

Za skutočné víťazstvo v práci so zlými alebo nebezpečnými návykmi ľudí v dome považujem až to, keď po schválení pravidiel, ktoré majú veci zlepšiť, ľudia prídu za mnou alebo za správcom s tým, že chcú pravidlo rešpektovať, len potrebujú pomôcť s jeho aplikáciou v ich konkrétnej situácii.

Už sa to stalo od našej poslednej schôdze štyrikrát a viacerí ďalší mi naznačili, že budú pri riešení svojich záležitostí postupovať podobne. Zdá sa, že sme na dobrej ceste. Na získanie nových návykov vlastníkov bytov v živote nášho domu bude však potrebné ešte veľa urobiť. Základ však máme. Niekoľko dôležitých pravidiel je na svete a vieme, ako ísť na prípravu a uvádzanie do života ďalších.

Ing. Miloslav Frečka
Manažér, kouč, tréner a konzultant
Jeho spoločnosť MFCoaching, s. r. o., sa venuje výberu, motivácii, vedeniu a riadeniu výkonov ľudí. Je zástupcom vlastníkov bytov bytového domu na Račianskej 17 – 19 v Bratislave a spoluzakladateľom Združenia pre lepšiu správu bytových domov.

Článok  bol uverejnený v časopise Správa budov 3/2018.