Chcete niekoho zamestnať? Pripravte sa na byrokraciu

kancelárska budova 1

Živnostníci sa väčšinou snažia, aby mali čo najmenej administratívnych povinností. Mnohí z nich si preto volia paušálne výdavky, vďaka čomu sa môžu vyhnúť vedeniu účtovníctva. Ak však živnostník potrebuje pomoc a niekoho zamestná, spustí sa hneď kolobeh povinností, ktoré musí plniť každý mesiac.

Podnikateľov, ktorí sa rozhodnú stať zamestnávateľmi, čaká častý a intenzívny kontakt s daňovým úradom, so Sociálnou poisťovňou a zdravotnými poisťovňami. Nielenže sem musia posielať každý mesiac dane a odvody, ale zároveň musia zasielať aj rôzne výkazy.

Daňový úrad

Kto chce zamestnať čo i len jedného človeka, musí sa zaregistrovať na daňovom úrade. „Fyzická osoba a právnická osoba, ktorá nie je registrovaná, je povinná v lehote do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po uplynutí mesiaca, v ktorom vznikla povinnosť zrážať daň alebo preddavky na daň, alebo daň vyberať, požiadať správcu dane o registráciu ako platiteľ dane. Ak táto osoba je už registrovaná, je povinná na účel vykonania zmien v registrácii oznámiť miestnemu príslušnému správcovi dane skutočnosť, že sa stala platiteľom dane,“ vraví hovorkyňa Finančnej správy SR Ivana Skokanová.

Živnostník sa musí zaregistrovať na daňovom úrade bez ohľadu na to, či bude pre neho niekto pracovať na zmluvu alebo na dohodu. Zamestnávateľ musí následne každému zamestnancovi vždy zo mzdy zraziť preddavok na daň.

Najneskôr do piatich dní po výplate musí zamestnávateľ odviesť tento preddavok daňovému úradu. Zároveň musí daňovému úradu podávať prehľad a hlásenie. Prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti, ktoré zamestnancom vyplatil, o zamestnaneckej prémii a o daňovom bonuse za uplynulý kalendárny mesiac sa podáva mesačne, do konca kalendárneho mesiaca za predchádzajúci kalendárny mesiac. Hlásenie o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, poskytnutých jednotlivým zamestnancom bez ohľadu na to, či ide o peňažné alebo nepeňažné plnenie za uplynulé zdaňovacie obdobie, o zrazených preddavkoch na daň, o zamestnaneckej prémii a o daňovom bonuse sa podáva raz ročne, do konca apríla po uplynutí zdaňovacieho obdobia, za ktoré sa podáva. Ak zamestnávateľ nevyplácal príjmy zo závislej činnosti, nie je povinný hlásenie a prehľad podať.
Zamestnávateľ je zároveň povinný viesť mzdový list a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie, a to za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.

Mzdový list na daňové účely musí obsahovať tieto údaje:

  • meno a priezvisko zamestnanca (aj predchádzajúce);
  • rodné číslo zamestnanca;
  • mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane (manželka/manžel) a daňový bonus, výšku nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania;
  • za každý kalendárny mesiac počet dní výkonu práce, úhrn vyplatených zdaniteľných miezd (v peňažnom i nepeňažnom plnení), sumy oslobodené od dane, sumy poistného a príspevkov, ktoré je povinný platiť zamestnanec, základ dane, nezdaniteľné časti základu dane, zdaniteľnú mzdu, preddavok na daň, sumu daňového bonusu, sumu dobrovoľného príspevku na starobné dôchodkové sporenie, ktorú odvádza zamestnávateľ;
  • za zdaňovacie obdobie súčet týchto uvedených údajov;
  • sumu vyplatenej zamestnaneckej prémie;
  • úhrn vyplatených príjmov v členení podľa výnimiek z platenia poistného a príspevkov zamestnanca. (Ide napríklad o príjmy študentov a dôchodcov z dohôd vykonávaných mimo pracovného pomeru.)

Zamestnávateľ je povinný vykonať zamestnancovi ročné zúčtovanie preddavkov na daň, ak ho oň požiada do 15. februára nasledujúceho roka a predloží všetky doklady potrebné na jeho vykonanie.

Zamestnávateľ je povinný zamestnancovi, ktorému vyplácal zdaniteľné príjmy zo závislej činnosti, vystaviť a doručiť doklad o vyplatenom príjme. Takýmto dokladom je pre zamestnanca, ktorý požiadal o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň, tlačivo Ročné zúčtovanie preddavkov na daň za daný rok.

Ak zamestnanec nepožiadal o ročné zúčtovanie, zamestnávateľ mu vystaví a doručí v termíne najneskôr do 12. marca tlačivo Potvrdenie o príjmoch zo závislej činnosti, o preddavkoch na daň, o daňovom bonuse na vyživované deti.

Ak zamestnanec žiada o ročné zúčtovanie iného zamestnávateľa a požiada o vystavenie potvrdenia bývalého zamestnávateľa najneskôr do 5. februára, bývalý zamestnávateľ je povinný vystaviť a doručiť bývalému zamestnancovi potvrdenie do 12. februára.

Sociálna poisťovňa

Ak živnostník chce niekoho zamestnať, musí sa najprv zaregistrovať aj v Sociál­nej poisťovni. Do registra zamestnávateľov vedeného príslušnou pobočkou sa musí prihlásiť najneskôr v deň predchádzajúci dňu, v ktorom začne zamestnávať aspoň jedného zamestnanca, a odhlásiť sa z tohto registra do ôsmich dní odo dňa, v ktorom nezamestnáva už žiadneho zamestnanca.

Každého zamestnanca musí následne prihlásiť do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia. Zamestnancov musí prihlásiť do Sociál­nej poisťovne ešte pred vznikom poiste­nia. To znamená, že tak musí urobiť najneskôr deň pred začatím výkonu činnosti zamestnanca.

Zamestnávateľ musí ďalej oznámiť pobočke Sociálnej poisťovne prerušenie nemocenského poistenia, dôchodkového poistenia a poistenia v nezamestnanosti zamestnanca do ôsmich dní od tohto prerušenia.

Takisto musí oznámiť začiatok a skončenie čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky zamestnancom do ôsmich dní od začiatku čerpania a do ôsmich dni od skončenia čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky.

Čo všetko musí zamestnávateľ posielať Sociálnej poisťovni:

  • Výkaz poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie za príslušný kalendárny mesiac v lehote splatnosti ním odvádzaného poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie. Zároveň uvádza deň určený na výplatu príjmov, ktoré sú vymeriavacím základom zamestnanca, v členení na jednotlivých zamestnancov a na nemocenské poistenie, starobné poistenie a starobné dôchodkové sporenie, poistenie invalidné, úrazové, garančné, v nezamestnanosti a rezervný fond solidarity. Na výzvu organizačnej zložky Sociálnej poisťovne predkladá podklady na zistenie správnej sumy poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie s určením fyzickej osoby, ktorá plní povinnosti voči Sociálnej poisťovni.
  • Opravný výkaz poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie za príslušný kalendárny mesiac, ak zistí, že vo výkaze uviedol nesprávne údaje.

Aj pre Sociálnu poisťovňu je potrebné viesť evidenciu o svojich zamestnancoch. Túto evidenciu musí predložiť v lehote splatnosti ním odvádzaného poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie za kalendárny mesiac, v ktorom zamestnanec skončil právny vzťah k zamestnávateľovi, alebo do ôsmich dní od uplatnenia nároku na dávku zamestnanca, alebo odo dňa doručenia výzvy Sociálnej poisťovne na predloženie tejto evidencie.

Ak je zamestnanec práceneschopný viac ako desať dní, musí pobočke Sociálnej poisťovne postúpiť tlačivo, na ktorom sa preukazuje dočasná pracovná neschopnosť. Prvých desať dní vypláca náhradu príjmu počas pracovnej neschopnosti zamestnávateľ.

Ak sa zamestnancovi stane pracovný úraz, ktorý si vyžiadal lekárske ošetrenie alebo dočasnú pracovnú neschopnosť, musí to zamestnávateľ písomne oznámiť pobočke Sociálnej poisťovne najneskôr do troch dní odo dňa, keď sa o tomto pracovnom úraze dozvedel.

Zároveň musí predložiť záznam o pracovnom úraze, ktorý podlieha evidencii a registrácii, najneskôr do ôsmich dní odo dňa, keď sa o tomto pracovnom úraze dozvedel, a výsledky vyšetrovania pracovných úrazov, a hlásenia o zistení chorôb z povolania do ôsmich dní od ich doručenia.

Zamestnávateľ musí za zamestnanca platiť aj poistné na nemocenské poistenie, na starobné poistenie, na invalidné poistenie, na úrazové poistenie, na garančné poistenie, na poistenie v nezamestnanosti a do rezervného fondu solidarity. Zamestnávateľ zároveň vykoná zrážku poistného, ktoré je povinný platiť zamestnanec.

Poistné sa platí na účet Sociálnej poisťovne v Štátnej pokladnici za kalendárny mesiac pozadu. Poistné sa platí bezhotovostným stykom, poštovým peňažným poukazom alebo v hotovosti v Sociálnej poisťovni. Poistné, ktoré platí a odvádza zamestnávateľ, je splatné v deň určený na výplatu príjmov.

Ak je výplata týchto príjmov pre jednotlivé organizačný útvary zamestnávateľa rozložená na rôzne dni, poistné je splatné v deň poslednej výplaty príjmov zúčtovaných za príslušný kalendárny mesiac. Ak nie je taký deň určený, poistné je splatné v posledný deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, za ktorý sa platí poistné.

Chyby v elektronických evidenčných listoch

Medzi najčastejšie chyby, ktoré robia zamestnávatelia v elektronických evidenčných listoch dôchodkového poistenia, patrí:

  • Nesprávne uvádzanie údajov o vymeriavacom základe, období dôchodkového poistenia, dátume vzniku či dátume zániku pracovného vzťahu. Uvedené údaje majú zásadný vplyv na posúdenie nároku na dôchodkovú dávku a určenie jej sumy, preto je potrebné, aby im zamestnávatelia venovali náležitú pozornosť.
  • Uvádzanie údajov o viacerých pracovných vzťahoch na jednom evidenčnom liste dôchodkového poistenia. Na rozdiel od vyhotovovania evidenčných listov dôchodkového poistenia v papierovej forme je elektronický evidenčný list dôchodkového poistenia potrebné vyhotoviť osobitne za každý pracovný vzťah. Uvedený postup sa vzťahuje aj na dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
  • Nesprávny zápis údajov, ak mal zamestnanec prerušené dôchodkové poistenie. Obdobie, počas ktorého má zamestnanec prerušené dôchodkové poistenie, nie je obdobím dôchodkového poistenia, preto toto obdobie ani nemá byť uvedené v evidenčnom liste dôchodkového poistenia.
  • Nesprávny zápis údajov, ak zamestnankyňa/zamestnanec čerpali rodičovskú dovolenku. Obdobie čerpania rodičovskej dovolenky (po 30. júni 2005) už nie je obdobím dôchodkového poistenia, pretože v tomto období je dôchodkové poistenie poistenca prerušené (ak ide o muža, od 1. augusta 2006 sa povinné dôchodkové poistenie prerušuje v období, v ktorom čerpá rodičovskú dovolenku len vtedy, ak nemá nárok na materské). Obdobie čerpania rodičovskej dovolenky preto nemá byť vôbec uvedené v evidenčnom liste dôchodkového poistenia. Ak však ide o poistencov narodených pred 1. januárom 1985, v evidenčnom liste dôchodkového poistenia sa uvádzajú aj údaje podľa právnych predpisov účinných pred 1. januárom 2004. Vzhľadom na uvedené je potrebné v týchto prípadoch v rubri­ke Kal. dni vylúč. dôb uvádzať aj obdobie rodičovskej dovolenky, pretože ide o obdobie, počas ktorého sa rodič stará (staral) o dieťa do šiestich rokov jeho veku.
  • Vyhotovenie evidenčného listu dôchodkového poistenia za zamestnanca s nepravidelným príjmom. Obdobie dôchodkového poistenia zamestnanca s nepravidelným príjmom (vrátane zamestnancov v právnom vzťahu na základe dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru s nepravidelným príjmom) nie je obdobie, v ktorom bol povinne dôchodkovo poistený a nemal vymeriavací základ na platenie poistného na dôchodkové poistenie.
  • Nesprávne vyhotovenie evidenčného listu dôchodkového poistenia za žiaka alebo študenta pracujúceho na základe dohody o brigádnickej práci študentov. Žiak a študent má možnosť určiť si jednu dohodu o brigádnickej práci študentov, z ktorej nebude povinne dôchodkovo poistený, ak jeho príjem z takto určenej dohody nepresiahne určenú sumu. Ak však mesačný príjem (pri pravidelnom príjme) alebo priemerný mesačný príjem (pri nepravidelnom príjme) žiaka alebo študenta z určenej dohody o brigádnickej práci študentov presiahne stanovenú hraničnú sumu, vznikne mu povinné dôchodkové poistenie. Zamestnávateľ je povinný vyhotoviť evidenčný list dôchodkového poistenia a uviesť v ňom obdobie, ktoré je obdobím dôchodkového poistenia tohto žiaka alebo študenta (mesiace, v ktorých bola presiahnutá hraničná suma).
  • Vyhotovenie evidenčného listu dôchodkového poistenia za fyzickú osobu s odvodovou úľavou. Za fyzické osoby s odvodovou úľavou sa nevyhotovuje evidenčný list dôchodkového poistenia, pretože tieto osoby nie sú zamestnancami na účely dôchodkového poistenia, keďže nie sú dôchodkovo poistené.
  • Vyhotovenie evidenčného listu dôchodkového poistenia, ak zamestnanec nepodlieha slovenským právnym predpisom. Ak sa v súlade s koordinačnými predpismi Európskej únie na zamestnanca nevzťahujú slovenské právne predpisy o sociálnom poistení, takýto zamestnanec nie je dôchodkovo poistený v Slovenskej republike, preto za neho zamestnávateľ nemá vyhotoviť evidenčný list dôchodkového poistenia.
  • Nesprávne alebo chýbajúce údaje o zamestnancovi.

Zdravotná poisťovňa

Ďalšou z inštitúcií, s ktorou musí zamestnávateľ spolupracovať, je zdravotná poisťovňa. Situáciu komplikuje, že na Slovensku pôsobia tri zdravotné poisťovne. To znamená, že kto má viacero zamestnancov, musí komunikovať s viacerými zdravotnými poisťovňami.

Oznámiť zdravotnej poisťovni, že sa stal zamestnávateľom, musí podnikateľ do ôsmich pracovných dní, odkedy zamestnal prvého človeka. Potom musí každého nového zamestnanca prihlásiť do zdravotnej poisťovne.

Zamestnávateľ musí za zamestnancov platiť preddavky na zdravotné poistenie. Preddavok na poistné zamestnávateľov je splatný v deň, ktorý je určený na výplatu príjmov zamestnancov za príslušný kalendárny mesiac.

Ak je výplata príjmov zamestnancov rozložená na rôzne dni, preddavok je splatný v deň poslednej výplaty príjmov zamestnancov zúčtovaných za príslušný kalendárny mesiac.

Ak zamestnávateľ nemá určený deň výplaty príjmov zamestnancov, preddavok na poistné za príslušný kalendárny mesiac je splatný posledný deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, za ktorý sa platí preddavok na poistné.

Vždy do troch dní po výplate musí zamestnávateľ zdravotnej poisťovni zaslať mesačný výkaz. V mesačnom výkaze uvádza príjmy zamestnancov, ich vymeriavací základ a celkovú výšku preddavkov za všetkých zamestnancov, ktorí sú klientmi danej poisťovne.

Zamestnávateľ je povinný zdravotnej poisťovni oznamovať aj všetky zmeny, ktoré nastali u zamestnanca a súvisia s platením poistného za zamestnancov. Okrem začiatku a konca zamestnania by mal nahlasovať aj práceneschopnosť, odchod na materskú a následne rodičovskú dovolenku či neplatené voľno.

Kým začiatok a koniec zamestnania treba oznámiť do ôsmich dní, ostatné zmeny musí zamestnávateľ nahlásiť najneskôr do konca mesiaca, ktorý nasleduje po tom, v ktorom sa zmena udiala.

Text: Peter Matula
Foto: Miro Pochyba

Článok bol uverejnený v časopise Stavebné materiály 4/2019.

Komentáre