Rozpočtovanie pomocou počítača

Jednou z prvých možností využitia informačných technológií v stavebníctve bola práve ekonomická oblasť – programy určené na vedenie účtovníctva a skladového hospodárstva. Takmer zároveň sa začali presadzovať aj rozpočtové a kalkulačné systémy, ktoré postupne nahradili klasické spôsoby rozpočtovania s katalógmi, ceruzkou a kalkulačkou. 

Typy rozpočtových programov

Rovnako rýchlo, ako sa vyvíjajú informačné technológie, vzrastajú aj nároky na softvér a jeho využitie v stavebníctve.  V súčasnosti sa používa veľké množstvo špecializovaných softvérov na rozpočtovanie a problematiku s tým spojenú. Tieto programy vznikajú vo firmách špecializujúcich sa na tvorbu softvéru určeného pre trh a tiež vo veľkých stavebných firmách, ktoré ich vytvárajú pre svoju vlastnú potrebu. Rovnako široká ako škála tvorcov je aj úroveň a kvalita týchto programov. Staršie programy sa spravidla vytvárali pre prostredie MS-DOS s podporou Fox Base, Fox Pro, Turbo Pascal a pod., novšie už pracujú v operačnom systéme Windows. V prostredí Windows môže ísť o rôzne programy od jednoduchých, ktoré sú vytvorené na úrovni tabuliek MS Excel, cez zložitejšie, využívajúce funkcie a formuláre databázových programov, až po komplexné integrované systémy na riadenie zákaziek alebo celých firiem. Väčšina programov v súčasnosti pracuje v prostredí operačného systému ­WINDOWS Vista/XP/2000, resp. v starších verziách. Z tohto dôvodu má užívateľ k dispozícii vlastnosti, ktoré tieto systémy priniesli do výpočtovej techniky, vrátane výhod grafického užívateľského prostredia (GUI), plávajúcich menu, ikon s dôležitými funkciami, ľahko prístupných nápovedí, možnosti bezproblémovej tlače, práce v sieti atď.

Nástupom Windows sa však vývoj moderných technológií nezastavil a postupne sa pojem informačné technológie (IT) rozšíril o prívlastok komunikačný (ICT). Hitom dneška je internet, komunikácia, sprostredkovanie informácií – prepájanie počítačov do sietí. Podnikové počítačové siete sú dnes také bežné ako celosvetová komunikácia pomocou siete Internet. Vďaka prepojeniu počítačov je k dispozícii nesmierne množstvo informácií, ktoré možno zdieľať, sprostredkovať, meniť a využívať v reálnom čase a na rôznych miestach. Postupne sa vyvíjali rôzne informačné systémy, ktoré sú v súčasnosti už nevyhnutnou súčasťou riadenia všetkých úspešných firiem bez rozdielu veľkosti alebo odboru podnikania.

Preto stavebné firmy stále častejšie zavádzajú informačný podnikový systém, ktorý umožňuje rýchlejšie a efektívnejšie spracovanie informácií. Informačný systém použiteľný pre stavebné firmy by mal byť do istej miery špecifický a mal by dokázať vyhodnocovať interné informácie získavané z rôznych agend, ktoré firma vedie, a zároveň dávať do relevantných súvislostí informácie získavané zvonku (prepojenie agend stavebnej výroby, účtovníctva, skladov, personalistiky, marketingu a pod.). Takisto musí vedieť reagovať na neustále sa meniacu situáciu na stavenisku, informácie pružne dopĺňať a aktualizovať. 

Základné funkcie softvéru na rozpočtovanie

V zásade platí, že softvér využívaný na rozpočtovanie by mal v minimálnej konfigurácii obsahovať tieto funkcie:

• orientáciu v databáze cien prác a materiálov (vyhľadávanie pomocou kódu položky, pomocou opisu položky, prácu s registrom prác a materiálov, filtrovanie položiek podľa zvoleného kritéria atď.) (obr. 1),
• editáciu databázy cien (úpravu položiek, vkladanie alebo import vlastných položiek),
• tvorbu výkazov výmer ,
• jednoduché zostavenie rozpočtu a výrobnej kalkulácie,
• prácu s hotovým rozpočtom (indexáciu, precenenie na inú cenovú úroveň, priame úpravy cien a výmer),
• tvorbu prehľadných a editovateľných výstupných zostáv. 

Základné parametre databázy (oceňovacích podkladov) 

Medzi základné parametre databázy programov určených na rozpočtovanie patrí:

• rozsah databázy (položky stavebných prác a materiálov, agregované ceny, THU, rozbory položiek, oceňovacie podklady),
• pravidelnosť a interval aktualizácie cien (ako často, v akom rozsahu),
• spracovanie databázy (kvalita opisov, existencia podmienok platnosti cien, kompletnosť údajov – merná jednotka, hmotnosť, hmotnosť stavebného odpadu Nh). 

Voľba vhodného softvéru 

Výberu vhodného softvéru treba venovať dostatok času – skúšať, preverovať a pýtať sa. Určite nie je dobré hodnotiť softvér iba na základe letákov alebo demoverzie, pretože ide o zložité programy s mnohými možnosťami, ale tiež s radom obmedzení. Dôležité je nechať si program dôkladne predviesť. Základné otázky pri rozhodovaní by potom mali byť: 

Spĺňa softvér požiadavky na základné funkcieω 

Uvedené funkcie sú totiž pre prácu na rozpočtoch nevyhnutné. 

Je softvér modulárny a rozšíriteľný (možno ho ušiť na mieru, resp. neskôr rozšíriť a doplniť)ω 

Vhodným (a do budúcnosti aj lacnejším) riešením je kúpiť taký program, ktorý porastie s vašou firmou.

Je v rámci softvéru k dispozícii aj kvalitná databáza položiek cien stavebných prác a materiálovω

Pri nákupe programu sa často zabúda na kvalitnú databázu akceptovateľnú vašimi partnermi na stavebnom trhu (investormi, subdodávateľmi a pod.). 

Má softvér požadované výstupyω 

Nezabúdajte, že vytvárate rozpočet, ktorý musíte vašim obchodným partnerom odovzdať. Dnes už nestačí iba „štandardná“ tlačová zostava na papieri. Určite budete chcieť poslať e-mailom profesionálny tlačový výstup, excelovský súbor alebo dokument v inom formáte. 

Je užívateľské prostredie programu dostatočne prehľadné a intuitívneω 

So svojím rozpočtovým programom strávite veľa času, takže by ste si mali navzájom rozumieť. Funkcie, ktoré budete najčastejšie používať, by pre vás mali byť potešením, a nie utrpením. Funkcie, ktoré ešte nepoznáte, by pre vás nemali znamenať neprekonateľnú neznámu, ale výzvu na zlepšenie vašej práce. 

Dôležitejšia ako tvrdenie reklám a obchodných zástupcov firiem je spokojnosť už jestvujúcich užívateľov softvéru. Pozor, každému však vyhovuje niečo iné, každý nemusí mať takú znalosť IT ako vy alebo sa jeho potreby a očakávania nemusia zhodovať s vašimi. 

Rozdiely medzi rozpočtovými programami

Podobne ako v množstve iných oblastí aj okolo programov na rozpočtovanie funguje konkurenčné prostredie, ktoré núti autorov programov svoje produkty neustále inovovať a dopĺňať nové a nové funkcie.

V prípade najrozšírenejších softvérov na rozpočtovanie je ich funkčnosť vo všetkých ohľadoch porovnateľná, líši sa väčšinou v týchto oblastiach:

• databáza:     

• použitá databáza, triedenie položiek,    
• rozsah databázy – jednoduchá databáza s kódovými opismi a cenami, rozbory položiek, plné opisy, podmienky platnosti cien a spôsoby merania, rozpočtové ukazovatele atď.;

• rozsah programu:     

• tvorba rozpočtu s výkazom výmer,    
• individuálna tvorba, ponukové a výrobné kalkulácie,    
• fakturácie, čerpanie rozpočtu,     
• harmonogramy,    
• práce s rozpočtovými ukazovateľmi,    
• tvorba vlastných databáz;

• užívateľské prostredie:     

• stromové alebo tabuľkové zobrazenie,    
• viac okien alebo jedno okno s prepínačmi,     
• plávajúce okná, lišty, roletky, ovládacie prvky a pod.

Komunikácia medzi jednotlivými softvérmi 

Každý program na rozpočtovanie má svoj vlastný formát súborov, s ktorým pracuje. Tento formát je pre ostatné programy nečitateľný. Na výmenu dát (rozpočtov) medzi jednotlivými programami slúžia špeciálne výmenné formáty súborov. Prvým formátom bol *.ORF (všeobecný rozpočtový formát). Tento formát podporovali a aj podporujú najrozšírenejšie softvéry uvedené vyššie. V súčasnosti existuje nový výmenný formát. Ide o tzv. Súpis stavebných prác, dodávok a služieb s výkazom výmer v elektronickej podobe – eVV (elektronický výkaz výmer). Tento formát je vytvorený v štruktúre XML a podporujú ho podobne ako formát ORF všetky najrozšírenejšie softvéry.

Ďalším možným prevodným mostíkom medzi softvérmi je podpora MS Excel. V tomto prípade však v žiadnom prípade nejde o priamu výmenu dát, pretože každý z rozpočtových softvérov má svoju podobu excelovských tabuliek, ktoré podporuje. Pred importom preto treba súbor vždy upraviť tak, aby ho bolo možné v programe načítať.  Aj keď nejde o priamu výmenu dát, v praxi sa táto komunikácia využíva najviac. Práve náročnosť na načítanie ľubovoľných formátov excelovskej dokumentácie (výkazov výmer) býva dôležitým parametrom pri výbere softvéru na rozpočtovanie. 

Ako programy na rozpočtovanie uľahčujú prácuω

Je nutné si uvedomiť, že programy na rozpočtovanie nemajú vykonávať prácu za človeka, ale predovšetkým mu majú túto prácu uľahčiť a sprehľadniť, a to s využitím:

• orientácie v databázach položiek – rôzne spôsoby triedenia, filtrovania, zoskupovania, vyhľadávania textov a pod.,
• zostavenia výkazu výmer – integrované vzorce, prehľady a kópie už zostavených výmerníc a pod. (obr. 3),

• zostavenia rozpočtu – automatická štrukturácia rozpočtu, väzby medzi položkami, okamžité prepočty a prehľady nákladov, kontroly úplnosti rozpočtov a pod.,
• úprav rozpočtu – automatické prepočty (indexácie, prepočty jednotkových cien podľa zvolených celkových cien), cenové varianty rozpočtov a pod. (obr. 4),
• výstupov – voľba zobrazovaných/tlačených údajov, profesionálna podoba výstupných zostáv, prehľady, porovnanie a pod. (obr. 5). 

Najčastejšie omyly pri používaní rozpočtového programu 

Medzi časté mylné predstavy spojené s používaním týchto programov patrí domnienka, že rozpočtovanie so softvérom predstavuje iba výber riadkov v jednej tabuľke (databáza položiek stavebných prác a materiálov) a ich kopírovanie do inej tabuľky (rozpočtu). Ďalšou mylnou predstavou je, že jednoduchšie je spočítať si výkaz výmer na papieri alebo na kalkulačke a do rozpočtu zadať iba výslednú hodnotu výmery. Užívatelia sa tiež chybne domnievajú, že program niečo urobí sám a že je neomylný. Predstava, že ak niečo nemôžem nájsť, tak to v databáze nie je, je taktiež zavádzajúca. Takisto si nemôžeme myslieť, že svoju prácu už nemusíme po sebe kontrolovať, pretože na to máme program. Samozrejme, nie je pravda ani to, že forma je dôležitejšia ako obsah (pekná výstupná zostava na úkor prehľadnosti, úplnosti či správnosti údajov). Použitie špeciálneho softvérového nástroja na rozpočtovanie je veľmi dôležité. Precízne vypracovaný rozpočet totiž závisí najmä od skúseností a schopností spracovateľa. A vďaka moderným softvérovým systémom sa mu práca významne zjednoduší a zefektívni a výstupy jeho práce navyše získajú profesionálnu podobu. 

Text: Ing. Michal Hanák
Foto: archív spoločnosti ÚRS PRAHA, a. s. 

Autor je výrobným riaditeľom firmy ÚRS PRAHA, a. s. Je autorom mnohých článkov, odborných štúdií a publikácií najmä v oblasti oceňovania stavebnej výroby.