Evidencia a uchovanie dokumentácie týkajúcej sa správy domu a registratúrny plán

Novela zákona č. 182/1993 Z. z. zaviedla povinnosť pre spoločenstvá a správcov viesť evidenciu všetkých prijatých rozhodnutí vlastníkov bytov a nebytových priestorov a ďalšie povinnosti.

Novela č. 283/2018 Z. z. zákona o vlastníctve bytov a nebytových priestorov č. 182/1993 Z. z. (ďalej len zákon), ktorá nadobudla účinnosť 1. 11. 2018, zaviedla vo svojich ustanoveniach množstvo zmien a doplnení. Mnohé z nich vychádzajú z praxe a potrieb z nej vyplývajúcich.

Niektoré zmeny majú charakter gramatického či zrozumiteľnejšieho „prerozprávania“ textu ustanovení bez toho, aby sa zmenil ich význam. Vo viacerých prípadoch došlo k rozšíreniu oblastí vplyvu zákona, ktoré do účinnosti tejto novely neboli zákonom dotknuté alebo určené.

Medzi takéto patrí aj doplnenie nových odsekov 5 až 8 do ustanovení § 9 – Spoločné ustanovenia k správe domu. Obsahom týchto ustanovení sú jednak nové povinnosti, jednak povinnosti premiestnené z iných častí zmenou štruktúry zákona o vlastníctve.

Ide o spoločné ustanovenia, ako to už z názvu tejto časti zákona o vlastníctve vyplýva, ktoré sú rovnako platné pre obidve formy správy, teda pre spoločenstvo zabezpečujúce správu na základe zmluvy o spoločenstve aj pre správcu spravujúceho na základe zmluvy o výkone správy.

Povinnosť evidovať a uchovávať všetky prijaté rozhodnutia

Medzi nové povinnosti vyplývajúce z § 9 ods. 5 písm. a) zákona pre spoločenstvá a správcov patrí evidovať a uchovávať prijaté rozhodnutia vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome vrátane zápisníc zo zhromaždení, schôdzí vlastníkov a výsledkov písomných hlasovaní vrátane hlasovacích listín.

Táto povinnosť je síce nová z hľadiska zavedenia do zákona, avšak určite nie nová v praxi. Spoločenstvá aj správcovia tieto administratívne úkony zabezpečovali súbežne so správou bytových domov tak z dôvodu zabezpečenia informácií a údajov pre vlastnú prácu, ako aj z dôvodu povinnosti umožniť vlastníkom nahliadať do dokladov týkajúcich sa správy domu a čerpania fondu prevádzky, údržby a opráv.

Toto právo nahliadania zaviedla do zákona o vlastníctve novela č. 367/2004 Z. z. v § 11 ods. 6 a práve toto právo bolo okrem iného dôvodom na uchovávanie dokladov súvisiacich so správou bytových domov. V súčasnej štruktúre zákona sa právo vlastníkov nahliadať do dokladov nachádza práve v spoločných ustanoveniach pre správu domu v § 9 ods. 5 písm. d).

Ďalším dôvodom na uchovávanie dokladov súvisiacich so správou bytového domu, ktorý vyplynul zo zákona, je povinnosť odovzdať všetky písomné materiály, ktoré súvisia so správou domu pri zmene správcu alebo ukončení jeho činnosti alebo pri zmene formy správy, ktorá bola tiež zavedená do zákona o vlastníctve novelou č. 367/2004 Z. z.

Čo znamená evidovať a uchovávať?

Evidovať a uchovávať v zmysle § 9 ods. 5 písm. a) znamená mať z každého zhromaždenia alebo z každej schôdze konanej v bytovom dome, ale aj z každého vykonaného písomného hlasovania všetky doklady, ktoré zákon uvádza, uložené podľa zavedeného systému v zakladačoch alebo iným spôsobom tak, aby boli dostupné v prípade potreby, opatrené chronologickou evidenciou.

Dokumenty a doklady je možné a určite aj vhodné evidovať a uchovávať elektronickou formou, čiže digitalizovať ich.

Ako dlho je potrebné doklady uchovávať?

Lehoty uchovávania dokladov a dokumentov určujú ďalšie právne predpisy, ktoré sa týkajú tej-ktorej oblasti podľa ich obsahu. Ide napr. o účtovné a daňové doklady, na ktoré sa vzťahuje zákon o účtovníctve a zákon o dani z príjmov, mzdové a personálne doklady, na ktoré sa vzťahuje zákon o sociálnom poistení, zákon o zdravotnom poistení, zákon o službách zamestnanosti a pod.

Na základe týchto lehôt sa vypracuje registratúrny plán, ktorý slúži ako pomôcka na určenie lehoty uchovávania dokumentácie. Prijaté rozhodnutia vlastníkov bytov a nebytových priestorov sú najdôležitejšími dokumentmi, o ktoré sa opiera činnosť správcu alebo spoločenstva z pohľadu úkonov a prác zabezpečovaných pre bytový dom.

Na základe týchto rozhodnutí sú dohodnuté špecifiká správy domu, ktoré je možné upraviť na ich základe nad rámec zabezpečovaných tovarov a služieb, z ktorých správa bytového domu pozostáva.

Ide napríklad o spôsob rozpočítavania plnení, ktorý pri niektorých službách nie je určený zákonom alebo vyhláškou, o obvyklý spôsob oznámenia výsledku hlasovania, o účel použitia prostriedkov fondu prevádzky, údržby a opráv na určité obdobie, o výšku odmien volených orgánov, o obsah a rozsah zmluvy o spoločenstve alebo zmluvy o výkone správy a pod.

Prijaté rozhodnutia taktiež slúžia ako dôkaz, že spoločenstvo alebo správca postupuje v súlade s vôľou vlastníkov. Netreba na tomto mieste hádam zdôrazňovať, že prijaté rozhodnutia vlastníkov musia byť v súlade so zákonom o vlastníctve bytov a nebytových priestorov, ale aj s ďalšími právnymi predpismi, ktoré spadajú do oblasti správy bytového fondu.

Lehota na uchovávanie rozhodnutí vlastníkov vyplýva z ich účinnosti, to znamená, že kým nie sú novým rozhodnutím vlastníkov nahradené, sú stále platné a je potrebné ich uchovať.

To súvisí s ustanovením zákona v zmysle § 9 ods. 5 písm. d) o práve vlastníkov bytov a nebytových priestorov nahliadať do dokladov týkajúcich sa správy domu alebo čerpania fondu prevádzky, údržby a opráv, robiť si z nich výpisy, odpisy a kópie, resp. o povinnosti spoločenstva a správcu im nahliadnutie umožniť.

Obvykle k tejto situácii dochádza, ak sa niektorý vlastník chce presvedčiť o správnosti postupu spoločenstva či správcu, alebo ak chce proti prijatému rozhodnutiu namietať.

Zápisnice zo zhromaždení

K prijatým rozhodnutiam patria zápisnice zo zhromaždení, schôdzí alebo z priebehu uskutočnených písomných hlasovaní. Opäť možno konštatovať, že podrobnosti súvisiace s povinnosťou vyhotoviť zápisnicu, ako aj určenie podrobností a údajov v jej obsahu vrátane príloh, uvedené v § 14 ods. 5, sa do zákona zaviedli na základe praxe.

Zápisnice a ich prílohy boli v súvislosti so správou bytových domov vždy dôležitými dokladmi a vyhotovovali sa napriek tomu, že to zákon neprikazoval.

Zoznam a dokumentácia súdnych sporov

Ďalšou povinnosťou správcu a spoločenstva je viesť zoznam a dokumentáciu súdnych sporov týkajúcich sa domu podľa § 9 ods. 5 písm. b).

Napriek tomu, že takúto povinnosť majú súdy, toto ustanovenie sa dostalo do zákona v súvislosti s právom vlastníkov bytov a nebytových priestorov nahliadať do dokladov súvisiacich so správou domu a povinnosťou spoločenstva a správcu vlastníkom bytov a nebytových priestorov nahliadnutie umožniť.

Povinná priebežná aktualizácia evidencie

S povinnosťou evidovať a uchovávať všetky prijaté rozhodnutia vlastníkov bytov a nebytových priestorov súvisí ešte jedna povinnosť pre spoločenstvo a správcu, a to povinnosť priebežne aktualizovať evidenciu v zmysle § 9 ods. 5 písm. c).

Evidenciu prijatých rozhodnutí teda nestačí len viesť, ale je potrebné ju aj priebežne aktualizovať. To znamená, že v prípade novej skutočnosti plynúcej z nového rozhodnutia vlastníkov prijatého hlasovaním na zhromaždení, schôdzi alebo písomným hlasovaním je potrebné toto zaevidovať a uložiť k predchádzajúcim rozhodnutiam.

Povinnosť odovzdať dokumentáciu

Evidencia a uchovávanie nielen prijatých rozhodnutí vrátane zápisníc, ale všetkej dokumentácie týkajúcej sa domu sú dôležité aj z ďalšieho dôvodu, a to v súvislosti so zmenou formy správy, zmenou správcu zánikom spoločenstva, rozdelením spoločenstva alebo zánikom správcu.

Z ustanovení § 9 ods. 6 vyplýva, že doterajšie spoločenstvo alebo doterajší správca sú povinní odovzdať novému správcovi, predsedovi založeného spoločenstva alebo na tento účel poverenému vlastníkovi bytu alebo nebytového priestoru v dome v lehote najneskôr ku dňu zániku zmluvy alebo v deň skončenia činnosti celú dokumentáciu týkajúcu sa správy domu, najmä dodávateľské zmluvy, pracovné zmluvy a poistné zmluvy, účtovné doklady, technickú dokumentáciu domu, vyúčtovania úhrad za plnenia a vyúčtovania fondu prevádzky, údržby a opráv, zápisnice a rozhodnutia vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome, ako aj ďalšie dokumenty nevyhnutne potrebné na riadny výkon správy domu novou osobou.

Zákon uvádza najobvyklejší rozsah dokumentácie, ktorá je nevyhnutná pri správe bytového domu. Môžeme teda predpokladať, že táto dokumentácia, ktorá spolu s finančnými prostriedkami musí byť predmetom odovzdania medzi doterajším a novým subjektom zabezpečujúcim správu domu, bude rozsiahlejšia.

Ide o dokumenty a doklady, bez ktorých nie je možné správu zabezpečiť: Dodávateľsko-odberateľské zmluvy na dodávku médií, prác, servisu či odborných kontrol (revízií) spoločných častí a spoločných zariadení domu vrátane revíznych správ.

Technickú dokumentáciu, ako sú projekty, technické správy, energetické a iné audity, správy o povinných revíziách a kontrolách vyhradených technických zariadení atď. Pracovné zmluvy zamestnancov v dome, ktoré sú nevyhnutné na preukázanie povinných odvodov podľa typu zamestnanca. Zmluvy o poistení domu, jeho spoločných častí a zariadení.

Vyúčtovanie fondu prevádzky, údržby a opráv a plnení a v neposlednom rade všetky rozhodnutia vlastníkov nevyhnutné pre nového správcu alebo spoločenstvo, ktoré sú platné a záväzné pre všetkých vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome. Tu je potrebné zdôrazniť, že dokumentácia domu je majetkom vlastníkov domu a patrí k tomuto domu, nie správcovi alebo spoločenstvu, ktorého zmluva zaniká.

Mohlo by vás zaujímať: Za 2 týždne kompletne zrekonštruovali svoj malý byt v Ružinove

Termín na vyhotovenie evidencie

V zmysle prechodných ustanovení § 32g ods. 4 zákona k úpravám účinným od 1. novembra 2018 správcovia a spoločenstvá v lehote do 30. júna 2019 zaevidujú rozhodnutia vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome prijaté pred 1. novembrom 2018 a zahrnú do zoznamu a dokumentácie súdnych konaní aj konania týkajúce sa domu začaté pred 1. novembrom 2018.

Z uvedeného vyplýva, že spoločenstvám a správcom pribudla popri každodenných rutinných úkonoch aj „mravčia“ práca súvisiaca s naplnením nových zákonných povinností. Na druhej strane som presvedčená o tom, že mnohí z nich až tak veľa práce mať nebudú, ak aj doteraz dokumentáciu evidovali a uchovávali.

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov 2/2019.