Aká je úloha facility managementu pri tvorbe pracovného prostredia? – 2. časť

Technickí inžinieri
Zdroj: isifa/Shutterstock

Podstatou facility managementu je vytvárať pre pracovníkov organizácie príjemné pracovné prostredie, v ktorom sa bude realizovať základná činnosť (core business) čo najefektívnejšie.

Facility management sa pri tvorbe pracovného prostredia aplikuje v dvoch polohách:

  • nová budova: investor, väčšinou developer, sa rozhodne realizovať novú budovu pre organizáciu, napr. administratívnu budovu;
  • reorganizácia: organizácia sa rozhodne pre reorganizáciu s cieľom zefektívniť využívanie priestoru budovy [1].

Tvorba pracovného prostredia v novej budove

Pri projektovaní novej budovy architekt dostáva od investora – organizácie – lokalitný program, teda súhrn miestností s požadovanými plochami a prevádzkový diagram. Na jeho zostavovaní by mal spolupracovať facility manažér.

Požiadavky organizácie na priestor, požiadavky na plochu pre jednotlivé pracoviská, ako aj výška investície potrebná na realizáciu zmien a iné kritériá dôležité pre fungovanie organizácie sa vytvárajú a ustanovujú na pohovoroch facility manažéra s hlavnými manažérmi a poradcami organizácie.

Organizácia definuje aj typy pracovísk pre svojich pracovníkov. Pracoviská môžu tvoriť rôzne priestory:

  • diskrétne priestory (private spaces),
  • sčasti otvorené priestory (semi-private spaces),
  • otvorené priestory (open spaces).

Diskrétne priestory (obr. 1) sú priestory uzavreté zo všetkých strán s prístupom cez jedny alebo viac dverí, ktoré poskytujú dostatok súkromia na nerušenú prácu zamestnanca, konverzáciu a bezpečnosť materiálov.

Diskrétne priestory sú určené pre top manažment a pracovníkov stredného manažmentu, ktorých práca si vyžaduje vizuálne a konverzačné súkromie, ako aj ochranu dokumentov, s ktorými pracujú. Diskrétne priestory sú v organizácii, ktorá využíva open space, určené pre top manažment, poskytujú vizuálne a komunikačné súkromie, ako aj bezpečnosť materiálov, s ktorými top manažment pracuje.

Sčasti otvorené priestory (obr. 2) sú priestory uzavreté z dvoch alebo troch strán. Na odčlenenie sa môže použiť systém posuvnej (resp. ľahko odnímateľnej) steny. Panely vytvárajú bunkový charakter priestoru s určitým stupňom vizuálneho a komunikačného súkromia.

Sčasti otvorené priestory poskytujú už menej súkromia, sú vhodné pre pracovníkov organizácie s rutinnou prácou. Otvorené priestory (obr. 3) sú priestory bez akéhokoľvek uzavretia stenami. Obyčajne bývajú ohraničené rastlinami a nábytkom.

Otvorené priestory sú vhodné pre kolektív pracovníkov, ktorí riešia jeden spoločný problém. V tejto fáze rozhodovania o type pracovísk vie facility manažér pomôcť svojimi skúsenosťami z iných organizácií, vie uviesť klady aj zápory jednotlivých typov pracovísk.

Obr. 1 Diskrétne priestory
Obr. 1 Diskrétne priestory |

Tvorba pracovného prostredia – reorganizácia

Predpokladom kvalitného priestorového plánovania pri reorganizácii je dostupnosť aktuálnej projektovej dokumentácie stavby [2].

Plánovanie priestoru pri reorganizácii má danú postupnosť:

  • analýza potrieb pracovníkov na základe pohovoru s manažmentom organizácie;
  • organizačná štruktúra a vzájomné funkčné vzťahy;
  • plány stavby so zakreslením aktuálneho stavu umiestnenia jednotlivých oddelení;
  • vizuálna prehliadka aktuálneho využívania priestorov;
  • analýza využitia priestorov;
  • identifikovanie kľúčových faktorov na zmenu priestorového usporiadania organizácie;
  • porovnanie existujúcich a porovnateľných priestorových štandardov;
  • priestorový rozpočet – štandardizácia pracoviska;
  • návrh systému funkčných vzťahov;
  • skladba priestoru;
  • vypracovanie návrhu a projektu nového priestorového usporiadania organizácie vrátane doplnkových služieb, ktorých sa priestorové plánovanie nevyhnutne dotýka;
  • vypracovanie harmonogramu sťahovania;
  • realizácia nového priestorového usporiadania;
  • kontrola a vyhodnotenie nového priestorového usporiadania organizácie [2].

Požiadavky na priestor a iné dôležité kritériá na fungovanie organizácie získava facility manažér pri konzultáciách a pohovoroch s riadiacimi pracovníkmi, technikmi a so zamestnancami. Facility manažér si na základe získaných informácií vytvorí prehľad o práci v  rámci oddelení každého segmentu organizácie, o vzájomných väzbách a potrebách medzi jednotlivými zložkami v rámci organizačnej štruktúry.

Obr. 2 Sčasti otvorené priestory
Obr. 2 Sčasti otvorené priestory |

Priestorový rozpočet

Facility manažér, vychádzajúc z už konkrétnych potrieb jednotlivých pracovísk a iných typov priestorov, následne vytvorí priestorový rozpočet. Základ vytvorenia priestorového rozpočtu spočíva v zozbieraní a vyhodnotení informácií o aktuálnom využití a potrebách organizácie. Na základe požiadaviek organizácie na priestor a použitia štandardov sa vytvorí priestorový rozpočet (v m2).

Celkový priestor potrebný pre pracovníkov možno stanoviť podľa vzorca [1]:
CVP = ( PPP x PPO ) + POČ
CVP = celkový využiteľný priestor (m2),
PPP = plánovaný počet pracovníkov v priestore,
PPO = priemerná plocha na jedného pracovníka,
POČ = priestor na ostatné činnosti.
Priestorový rozpočet je podklad na plánovanie rozloženia organizácie v budove.

Obr. 3 Otvorené priestory
Obr. 3 Otvorené priestory |

Projekt priestorového usporiadania organizácie

Po detailnom spoznaní fungovania organizácie, jej vnútorných vzťahov a po oboznámení sa so systémom, akým funguje, facility manažér prekonzultuje s manažmentom organizačnú štruktúru organizácie a vzájomné prepojenia jednotlivých pracovísk.

Na základe novej organizačnej štruktúry a potrebnej plochy, ako aj poznania vzájomných funkčných vzťahov (ľudovo povedané, kto by s kým mal susediť, aby organizácia fungovala efektívne) sa vypracuje projekt priestorového usporiadania organizácie, a to konečné pôdorysné schémy a plány.

Detailné nákresy obsahujú všetky informácie potrebné pri umiestnenení zamestnancov, nábytku a pomáhajú pri sťahovaní. Tvoria sa v CAD systémoch a podobných softvéroch, archivujú sa a pomáhajú facility manažérom pri priestorovom manažmente (space management) – súpis zamestnancov, inventár nábytku a vybavenia atď.

Od čoho závisí priestorové plánovanie? Úspešné priestorové plánovanie závisí od dvoch faktorov:

  • zapojenie pracovníkov, ktorých sa bude zmena dotýkať, do procesu priestorového plánovania;
  • vytvorenie vzťahu medzi pracovníkom a pracovným priestorom, kde bude pracovník pracovať.

Jeho výsledkom sú:

  • funkčné, efektívne, produktívne a flexibilné pracovné priestory;
  • optimálne užívanie využiteľných priestorov organizácie pracovníkmi;
  • efektívny priebeh práce a komunikácia v organizácii;
  • príjemné pracovné prostredie.

Je potrebné si uvedomiť, že pracovníci trávia na svojom pracovisku tretinu dňa, dokonca polovicu bdelého času. Dobré podmienky na pracovisku prispievajú k vytváraniu pracovnej pohody, zvyšovaniu výkonu pracovníka, zlepšovaniu kvality práce, k znižovaniu výskytu zdravotných ťažkostí a stresových faktorov v súvislosti s prácou, čo je vlastne aj cieľom facility managementu.

Prečítajte si tiež: Efektivní řízení budov

Bez minulosti niet budúcnosti

Ako hovorí architekt Somora: „Bez systémovo zoradených a vyhodnotených údajov na základe dlhoročných pozorovaní a odborných skúseností s užívaním existujúcich budov nevie architekt zodpovedne formulovať zadanie pre nové budovy. Neustále treba pripomínať, že minimálne 15-ročné skúsenosti s užívaním budovy sú optimálne na zodpovednú formuláciu požiadaviek na zadanie stavby alebo budovy, ktorej funkčnosť môžeme rátať od 70 rokov po niekoľko storočí. Práca facility manažéra je nesmierne potrebná najmä pre svoj enormný vplyv na formovanie budúcnosti.“

Text + obrázky: doc. Ing. Viera Somorová, PhD., Stavebná fakulta STU Bratislava

Literatúra
[1] Somorová, V.: Facility management, Professional Publishing 2014, ISBN 978-80-7431-141-3.
[2] Uhrin, D.: Priestorový manažment ako súčasť facility managmentu. Študentská vedecká konferencia, Stavebná fakulta, 2006.

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov 2/2019.

Komentáre