Ako nájsť efektívny kancelársky priestor

Renegociovať nájomné podmienky alebo sa presťahovať. Dve možnosti, ktoré musí nájomník administratívnych priestorov zvážiť ešte pred uplynutím nájomnej zmluvy. Za obdobie trvania nájomnej zmluvy od troch do piatich rokov prechádza každá spoločnosť, ale aj realitný trh zmenami. S blížiacim sa termínom vypršania zmluvy je vhodné prehodnotiť svoje pôsobenie v danej budove. Zisťovali sme, ako môže nájomník získať administratívny priestor presne podľa svojich potrieb a predstáv. Do diskusie sa zapojili Ermanno Boeris, riaditeľ Colliers International Slovakia, s. r. o., Peter Brestovanský, riaditeľ divízie správy budov spoločnosti COFELY, a Ing. arch. Roman Talaš, Siebert + Talaš, spol. s r. o.

Čo robiť, keď sa blíži koniec nájomnej zmluvy?
E. Boeris: Koniec nájomného vzťahu nemusí automaticky znamenať sťahovanie. Ak nájomníkovi dané priestory vyhovujú, môže v nich zostať a pokúsiť sa renegociovať nájomne podmienky, najlepšie prostredníctvom tretej nezainteresovanej osoby. V prípade, že nedôjde ku konsenzu, treba zvážiť relokáciu.

Koľko času potrebuje nájomník na celý proces?
E. Boeris: Čas potrebný na vyjednanie čo najlepších obchodných podmienok sa líši v závislosti od veľkosti nájomcu a rozhodovacích procesov v rámci štruktúry spoločnosti. Proces treba rozčleniť na jednotlivé fázy – vnútorná definícia požiadaviek spoločnosti, prehľad trhu kancelárskych priestorov, obhliadky vhodných kancelárskych priestorov, finančné a technické porovnanie projektov, rokovanie o podmienkach, príprava priestorov, rokovanie o nájomnej zmluve. Z tohto dôvodu je výhodné zaoberať sa relokáciou približne 6 až 18 mesiacov pred ukončením nájomnej zmluvy.

Kto všetko by sa mal zapojiť?
E. Boeris: Odporúčame zriadiť internú riadiacu skupinu osôb s rozhodujúcimi právomocami, ktorú by mala viesť služobne staršia osoba. Do úvahy tiež treba brať postoje osôb zodpovedných za personalistiku, IT, stredný manažment, ako aj názory zamestnancov. V tomto prípade je však odborná rada realitných konzultantov v oblasti prenájmu kancelárskych priestorov viac ako vítaná.

Po ktorých lokalitách je najväčší ­dopyt nájomníkov?
E. Boeris: Každá spoločnosť vyhľadáva inú lokalitu v závislosti od zamerania spoločnosti. Napríklad doručovateľská spoločnosť potrebuje dostatok parkovacích a skladových priestorov, preto si vyberie priestory v širšej časti mesta. Audítorské spoločnosti uprednostňujú skôr reprezentatívne kancelárske priestory v centre mesta.

Od čoho sa odvíja cena nájmu ­administratívnych priestorov?
E. Boeris: Ceny nájmov kancelárskych priestorov sa odvíjajú od viacerých faktorov, ako sú napríklad lokalita, štandard priestorov, situácia na trhu s prenájmom, ale aj aktuálna obsadenosť v budove.

Vizitka nájomníka sa začína už spoločnými priestormi. Čo všetko treba brať do úvahy?
E. Boeris: Hovorí sa, že na vytvorenie ­prvého dojmu je potrebných maximálne päť sekúnd. To isté platí pri vstupe do ­budovy aj pri vstupe do priestorov konkrétneho nájomcu. Treba si vybrať takú budovu a také priestory, aby odzrkadľovali charakter nájomníka, pričom treba brať do úvahy vzhľad vstupu do budovy, recepcie, výťahov a spoločných priestorov.

Čo všetko rozumieme pod technickým štandardom administratívnych priestorov?
R. Talaš: Technické vybavenie zabezpečuje potrebu tepla alebo chladu, dostatočné osvetlenie a primerané tienenie pred priamym slnkom. Koordináciu zabezpečuje ovládanie, ktoré podľa typu použitia definuje komfort v jednotlivých kancelárskych priestoroch. Pod štandardom rozumieme aj pripojenia priestorov na hlasovú a dátovú sieť alebo aj vybavenie miestnosti dvojitou podlahou na efektívne vedenie káblových rozvodov a audio-vizuálne prezentačné zariadenia.

Aké sú atribúty správne rozvrhnutého kancelárskeho priestoru?
R. Talaš: Každá spoločnosť má svoje požiadavky, ale vo všeobecnosti môžeme konštatovať, že kanceláriu charakterizujú nasledujúce priestory, pričom koridory, ktoré jednotlivé priestory spájajú, musia byť čo najkratšie: vlastná recepcia, efektívne pracovné miesto so stolom, stoličkou a odkladacími možnosťami, rokovací stolík u vedúcich pracovníkov, samostatné zasadacie miestnosti, archív, kuchynka, oddychové sedenia.

Je energeticky efektívna budova ­efektívnejšia aj z pohľadu nákladov?
P. Brestovanský: Celkom iste. Náklady pre nájomcu totiž tvorí nielen nájomné, ale aj ďalšie poplatky, predovšetkým za energiu. Čím je budova efektívnejšia, tým viac nájomca ušetrí.

Môžu nájomca či jeho zamestnanci sami aktívne ovplyvniť výšku tých nákladov?
P. Brestovanský: Určite, dokonca veľmi výrazne. Pravdaže, nájomné je zvyčajne pevne dané, ale ak sa zamestnanci správajú zodpovedne, vidieť to aj na účtoch. Hoci na prvý pohľad sú to drobnosti. Efektívne vetranie. Jednotne nastavená teplota v kanceláriách. Pravidelné zhasínanie pri odchode z miestnosti či neplytvanie vodou.

A ako môže výšku ovplyvniť správca?
P. Brestovanský: Napríklad energetickým manažmentom. Pri liberalizovanom ­trhu s energiou už má dnes majiteľ budovy na výber. Kvalitný a odborne pripravený správca mu nastaví nielen tieto, ale aj iné náklady tak, aby ušetril. Niekedy je správca dokonca aj motivovaný šetriť, keďže jeho odmena závisí od výšky úspory.

(kd)

Článok bol uverejnený v časopise ASB.