image 66684 25 v1

Schôdza vlastníkov bytov

Partneri sekcie:

V minulom článku sme si povedali, ako úspešné schôdze vlastníkov bytov pripraviť. Dnes sa bližšie pozrieme na ich priebeh. Vhodne zvolené a naformulované ciele sú pri akejkoľvek činnosti kľúčom k efektívnej spolupráci ľudí. Ak viete presne komunikovať to, čo chcete, nie je síce možné zaručiť, že to aj dosiahnete, ale určite budete pre všetkých ľudí okolo vás zrozumiteľný a pochopiteľný.

A ak budú vaše ciele v súlade s prospechom vlastníkov bytov, máte veľkú šancu, že vám títo ľudia pomôžu. Ciele sú rozhodujúce aj pri hodnotení úspechu schôdze. Ako zástupca vlastníkov bytov potrebujete svoju prácu obhajovať pred ľuďmi dosť často. Vždy sa totiž nájde v dome niekto, kto vie, čo by ste mali alebo nemali robiť lepšie, a kto sa snaží pozerať na vašu prácu kriticky. Čo má robiť ten druhý lepšie, to vieme vždy všetci. Je to úplne v poriadku, zástupca vlastníkov bytov je verejná funkcia. Preto by jeho práca mala byť absolútne transparentná, čitateľná a ľahko kontrolovateľná. Vtedy je v dome pokoj a poriadok.

Čo umožňujú jasné a zrozumiteľné ciele?

Jasné, dobre formulované a zrozumiteľné ciele umožňujú:

  • urobiť si realistický plán schôdze;
  • prideliť jednotlivým bodom programu adekvátny čas;
  • aby sa organizátor a účastníci na schôdzu dobre pripravili;
  • riadiť účasť, aby bolo dosť ľudí na schôdzi v čase, keď je to potrebné;
  • mať na schôdzi poriadok, ustrážiť nerelevantné príspevky účastníkov;
  • aby tí, ktorí nemôžu prísť, dali presne naformulované splnomocnenie na hlasovanie susedom;
  • vybrať dostatočné vizuálne pomôcky a podporné prezentačné materiály a neprehnať to s nimi.

Príklady dobre naformulovaných cieľov

Dobre naformulované ciele schôdze by mali mať nasledovnú formu:

  • V priebehu tridsiatich minút dospieť k stanovisku schôdze k návrhu o… (v závislosti od preberanej témy) – za päť minút pripomenúť účastníkom podstatné body z písomného materiálu, ktorý dostali pred schôdzou, dvadsať minút venovať riadenej diskusii a za päť minút hlasovaním účastníkov rozhodnúť, či bude alebo nebude návrh na schôdzi prijatý. Výsledok hlasovania následne zaznamenať ako uznesenie schôdze.
  • V priebehu 20 minút vybrať jeden z variantov návrhu o… (napríklad o farbe obkladačiek v chodbe bytového domu) – päť minút venovať prezentácii kľúčových bodov návrhu, o ktorom už účastníci schôdze dostali informácie vopred, desať minút diskusii a päť minút hlasovaniu.

Ak nebolo možné doručiť informácie o prerokovávanom bode programu vopred a v danej situácii stačí ľuďom len podať a vysvetliť informácie, cieľ takéhoto bodu programu schôdze by mohol vyzerať nasledovne:

  • V priebehu dvadsiatich minút podať informáciu účastníkom schôdze, odpovedať na otázky a vysvetliť nejasnosti (napríklad stav hospodárenia domu, vývoj finančných tokov na účte domu, vo fonde údržby a opráv a podobne). Zaznamenať do zápisu zo schôdze, že účastníci schôdze zobrali informáciu na vedomie a nejasnosti sa vysvetlili. Zapísať tiež prípadné návrhy účastníkov schôdze, ak prišli.

Neporiadok plodí nedôveru. Aj na schôdzach

Ak sú už ciele schôdze dobre stanovené, je potrebné dať si pozor na pridávanie nových cieľov do ich zoznamu na začiatku schôdze. Na začiatku schôdze sa totiž vždy odsúhlasuje jej program. Vtedy majú účastníci možnosť vniesť do programu ďalšie témy. Je úplne v poriadku, ak sú tieto témy v súlade s hlavnými cieľmi schôdze. Ak však odvádzajú pozornosť úplne iným smerom alebo prinášajú témy, ktoré majú potenciál zabrať celý čas schôdze, je potrebné mať sa na pozore. Ak si organizátor schôdze nechá „nanútiť“ do programu príliš veľa bodov, a teda aj jej cieľov, veľmi ľahko sa môže stať, že buď nestihne prejsť všetky, alebo sa dôležité body programu len „preletia“. To môže spôsobiť, že vlastníci bytov nebudú mať čas uvedomiť si všetky podstatné fakty a súvislosti. Práca chvatná, málo platná, ako sa hovorí. Môže sa totiž prijať stanovisko, s ktorým bude nakoniec len málo ľudí spokojných, a to sa organizátorovi vráti aj s úrokmi v podobe nedôvery v jeho prácu.

7 hriechov pri vedení schôdze

  • Nejasné ciele alebo zámery schôdze.
  • Nedodržanie času vyhradeného na jednotlivé body.
  • Nezabezpečenie vhodných prezentačných pomôcok.
  • Nezabezpečenie účasti dostatočného množstva ľudí.
  • Hádanie sa s účastníkmi schôdze.
  • Nezaznamenanie dôležitých výstupov z prezentácií a následnej diskusie.
  • Nestanovenie konkrétnych krokov, ktorými sa uznesenia schôdze majú naplniť.

Schôdzu vedie vedúci

Zvolávateľ schôdze nemusí akceptovať všetko, s čím účastníci prídu. Účastníkov schôdze je potrebné mať v úcte a prejavovať im rešpekt. Na schôdzi potrebujú dostať svoj priestor. To však neznamená, že ich má vedúci schôdze nechať schôdzu viesť. To by sa neskončilo dobre. Ak teda aj niekto prinesie na začiatku schôdze tému, ktorá nebola v pôvodnom programe, organizátor ju môže akceptovať ako dôležitú a súčasne ju stanoviť ako bod ďalšej schôdze. Ako dôvod odloženia preberania tejto témy možno napríklad zdôrazniť dôležitosť dobrej prípravy podkladov na diskusiu. V úplne krajnom prípade možno program schôdze zmeniť od základu. Schôdza sa koná pre ľudí a v konečnom dôsledku sú oni tí, ktorých vôľa sa prostredníctvom schôdze a aktivít podľa jej uznesení realizuje. Ak si však účastníci schôdze výraznú zmenu jej programu vyžiadajú už na začiatku, znamená to, že pôvodné ciele neboli dobre zvolené. Nevystihovali totiž témy, ktoré sú pre účastníkov schôdze najdôležitejšie. To poukazuje na nekvalitnú prácu organizátora pri príprave schôdze.

Dobré prezentačné pomôcky veľmi pomáhajú

Záleží na priestore a počte ľudí, aké prezentačné pomôcky si organizátor schôdze zvolí. Mám skúsenosť aj so schôdzami, na ktorých sa vedúci schôdze spoliehali len na to, čo ľuďom povedia. Obmedziť sa na jeden komunikačný kanál je riziko. Jednak ľudia preferujú rôzne spôsoby efektívneho prijímania informácií, a jednak treba mať na pamäti, že na schôdzach pracujú emócie, ľudia komunikujú aj medzi sebou a nie vždy musia povedané informácie zaregistrovať, nieto ešte dobre pochopiť. My používame kombináciu prezentačných pomôcok, akými sú písomné materiály, ktoré sú k dispozícii na hlavnom stole, informácie premietané na stenu z počítača cez projektor, fyzické vzorky materiálov, o ktorých hovoríme (ak ide o stavebné záležitosti), a samozrejme hovorené slovo. Prijímané uznesenia taktiež premietame na stenu, aby každý nielen počul, ale aj videl, na čom sa práve uznášame.

Zvážte mieru detailu

Pri prezentovaní je dobré zvážiť, v akej miere sa pôjde do detailov. Oplatí sa precízne posúdiť množstvo prezentovaných informácií. Ak má veľké množstvo ľudí príliš veľa možností na výber, je takmer isté, že bude veľkým problémom dohodnúť sa. Všetky možnosti treba zvážiť v užšom kruhu kompetentných a ochotných ľudí v dome už pred schôdzou. Na veľkú schôdzu všetkých vlastníkov domu by sa mali posunúť len dva varianty riešenia s patričným odôvodnením, ktoré by mali dostať všetci účastníci vopred. Napríklad, keď sme vyberali dlažbu a obklady na rekonštrukciu vnútorných priestorov v dome, organizovali sme stretnutia v užšom kruhu, na ktoré mohol prísť každý, kto chcel. Termíny a miesta konania stretnutí s dodávateľmi, kde sa preberali a vyhodnocovali rôzne možnosti, sa zverejnili, prípadne sa ich od členov výboru vlastníkov bytov mohol každý bez problémov dozvedieť. Na týchto stretnutiach sa realizoval prvý výber a na veľkej schôdzi sme už vyberali len z dvoch možností, pričom ľudia boli informovaní o tom, čo všetko sa pri výbere, ktorý schôdzi predchádzal, bralo do úvahy.

Čo s príliš aktívnymi?

Ako sa vyrovnať s príliš aktívnymi prispievateľmi do diskusie? Na schôdzi musí byť priestor na diskusiu, veľa ľudí na ne chodí hlavne pre ňu. Potrebujú pred všetkými povedať svoj názor a majú na to právo. Nie je však jednoduché udržať na uzde vášnivých diskutérov. Kým hovoria „k veci“ a pustia k slovu aj iných, všetko je v poriadku. Hneď ako začnú hodnotiť príspevky iných a diskusia začne byť osobná, sa však začínajú problémy. Poznáte to. Ďalšou problémovou situáciou je, ak sa začne debata pri jednom bode a zrazu je „na stole“ ďalších niekoľko bodov, nie vždy súvisiacich s tým, čo sa má práve preberať. Znie to možno čudne, ale pre priebeh diskusie je veľmi osožné, ak sa vedúci schôdze počas moderovania na chvíľu akoby vzdá vlastného názoru. Potrebuje totiž čas a energiu na premýšľanie o tom, čo sa práve na schôdzi deje a ako zabezpečiť zmysluplný priebeh debaty. Je extrémne ťažké byť účastníkom a súčasne moderátorom diskusie. Predovšetkým v prípade vášnivých diskusií je dobré, ak sa vedúci dostane do polohy neutrálneho sprievodcu programom schôdze.

Ako vedúci schôdze sa nehádajte

Vedúci schôdze na nej nie je na to, aby sa s ľuďmi hádal. Vodca vedie a sprevádza ľudí na ceste za naplnením spoločných predstáv. Preto je dobré už na začiatku vytvoriť spoločnú predstavu o kultivovanej diskusii. Stanoviť základné pravidlá, ktorými sa bude diskusia riadiť. Mám skúsenosť, že každý chce kultivovanú debatu. Jej pravidlá teda na začiatku schôdze každý vždy odsúhlasí. Problémy nastávajú, keď sa ľudia v debate dostanú hlbšie do problematiky, téma sa začne bytostne dotýkať ich záujmov a prebudí aj ich prípadné antipatie k susedom alebo k ich konaniu v minulosti, oživí v mysli staré spory, prípadne sa niekto „v zápale boja za svoju myšlienku“ nemilo slovne dotkne iného a podobne. Ak sú pravidlá diskusie vopred stanovené, potom je jednoduchšie udržať poriadok. Je to však možné len vtedy, ak sa vodca nedá stiahnuť do hádky, udrží si nadhľad a bude sa o tieto odsúhlasené (môžu byť aj nepísané) pravidlá opierať. Chce to mať „v talóne“ aj zopár techník:

  • Podávanie spätnej väzby na priebeh diskusie účastníkom schôdze. Napríklad vetami: „Milí susedia, vidím, že diskusia je teraz príliš osobná (detailná) a to nám znemožňuje posunúť sa ďalej.“ Alebo: „Prestali sme sa venovať tomu, prečo sme sa zišli.“ V takýchto chvíľach veľmi pomáha pripomenúť všetkým hlavné ciele schôdze a čas, ktorý majú na ich naplnenie.
  • Ak je niektorý účastník schôdze príliš aktívny a berie priestor v diskusii ostatným, je na mieste osloviť ostatných, nech zhodnotia „užitočnosť“ jeho príspevkov. Napríklad: „Kolegovia, čo poviete na príspevky do diskusie od pána xy?“ Alebo: „Čo si myslíte o tom, čo hovorí pani xz? Ako to podľa vás prispieva k užitočnosti našej diskusie?“ Vedúci schôdze tak zostane nad vecou, nebude sa hádať a ostatní účastníci schôdze už usmernia aktivitu dotyčného.

Dodržanie času na jednotlivé body

Nie je možné byť absolútne presný, ale udržať čas naplánovaný na jednotlivé body v hraniciach akceptovateľných účastníkmi schôdze je nevyhnutné. Niekedy aj za cenu nedokončenej diskusie. Aj to, že sa nevieme dohodnúť, je jedným z možných výstupov schôdze. Dodržanie času je dôležité napríklad aj preto, aby sa po predchádzajúcej dohode mohli niektorí spoluvlastníci domu zúčastniť schôdze v obmedzenom časovom rozsahu. Organizátor schôdze však často potrebuje, aby práve v určitom čase bol na schôdzi potrebný počet vlastníkov, napríklad, keď sa prerokúva bod so zákonom definovanou účasťou vlastníkov domu. Preto je pre všetkých dôležitá časová disciplína. Nejde o minúty, ale mám skúsenosť, že polhodinový časový sklz v programe mi už ľudia dajú veľmi intenzívne pocítiť.

Po schôdzi

Zmysel schôdze je v tom, čo sa bude diať po jej skončení. Na tomto mieste je dôležité pripomenúť, že závery z prezentácií a následných diskusií musíme mať zhrnuté v zápise zo schôdze. Osobne preferujem, aby uznesenia schôdze a stanovené konkrétne aktivity zamerané na ich naplnenie účastníci schôdze videli už počas nej. Na to využívame projektor a premietanie na stenu. Kolega z výboru vlastníkov bytov obsluhuje notebook a zaznamenáva priebežne dôležité výstupy z diskusie a výsledky hlasovaní. Mávam pripravené texty uznesení našich schôdzí korešpondujúcich s cieľmi schôdze. Mávam preddefinované všetky varianty, ku ktorým môže diskusia dospieť. Aj také, ktoré sú v neprospech prejednávaných návrhov. Ja v role vedúceho nepresadzujem počas schôdze svoje názory a návrhy. Ak som o niečom presvedčený, diskutujem o tom pred schôdzou v užšom tíme ochotných a kompetentných ľudí spoločne s oficiálnym správcom nášho domu. Do zápisu zo schôdze potom len skopírujeme to, k čomu sme reálne na schôdzi dospeli. Zápis následne skontrolujú zvolení kontrolóri zápisnice. Transparentnosť v rokovaní pred schôdzami, počas nich a dôsledná realizácia dohodnutých krokov nám zabezpečuje dôveru ľudí, s ktorou sa všetko darí lepšie, rýchlejšie a hospodárnejšie.

Ing. Miloslav Frečka
FOTO: Dano Veselský, Ing. Miloslav Frečka

Ing. Miloslav Frečka, Manažér, kouč, tréner a konzultant
Jeho spoločnosť MFCoaching, s. r. o., sa venuje výberu, motivácii, vedeniu a riadeniu výkonov ľudí. Vo svojom voľnom čase pracuje ako zástupca vlastníkov bytov bytového domu na Račianskej ulici č. 17 až 19 v Bratislave.

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov.