Softvéry pre správu bytových domov

Počítačový program slúži predovšetkým ako interný nástroj správcu, prostredníctvom ktorého vytvára výstupy pre vlastníkov bytov v podobe zálohových predpisov a ročných vyúčtovaní služieb. Podstatne zjednodušuje prácu s existujúcimi dátami vlastníkov bytov a nameranými hodnotami spotreby médií, ale zároveň zvyšuje dôveryhodnosť správcu voči vlastníkovi. Vzhľadom na rôzny typ alebo veľkosť správy je dôležité vybrať si ten správny softvér.

Jednoduchý či zložitý?
V súčasnosti trh ponúka veľký počet programov na správu bytových domov alebo bytov. Tvorcovia softvéru spoločnosti KBsoft, s. r. o., napríklad tvrdia, že neexistujú dve ekvivalentné aplikácie, pretože požiadavky zákazníkov sa veľakrát odlišujú. Vo všeobecnosti je základom pre výber vhodného programu typ správy.

Zákon pozná dve formy, a to spoločenstvo vlastníkov bytov a správcu. Programové produkty však rozlišujú aj medzi veľkými správcovskými podnikmi a menšími správcami, ktorí sa starajú len o malý počet bytov alebo bytových domov. Tomuto základnému rozdeleniu sa podriaďuje aj tvorba väčšiny programov. Rozdiel však nespočíva v ich funkčnosti, ale skôr v jednoduchosti narábania.

Kým prvej forme vzhľadom na menší počet spravovaných jednotiek postačuje aj jednoduchšia, nenáročná a lacnejšia verzia so všetkými základnými požiadavkami a funkciami pre počítačové spracovane agendy, druhá forma zvyčajne vyžaduje komplexný informačný systém na správu bytov s možnosťou jednoduchého rozširovania a širokým spektrom výstupných zostáv, či možnosťou prezentácie evidovaných dát. Takýto systém pomáha spravovať aj domy s rôznou formou vlastníctva bytov.

„Veľké bytové podniky zvyknú zamestnávať množstvo špecialistov, o program sa teda nestará iba jeden človek. Majú, napríklad, svojho technika, ktorého úlohou je sledovať výlučne vodomery, zatiaľ čo ostatné zložky majú na starosti iní pracovníci. Menší správcovia, oproti tomu, musia zvládnuť širokú problematiku správy domu sami,“ vysvetľuje Milan Beržinský zo spoločnosti ITAM, s. r. o. Miroslav Šulek zo spoločnosti Susoft – aplikačný softvér však podotýka, že aj spoločenstvá vlastníkov bytov a menší správcovia môžu vzhľadom na svoje rozšírené požiadavky používať náročnejší program.

Výhodou je, ak dodávateľ ponúka rozlične náročné programy, ktoré sú navzájom kompatibilné, čo zaručuje ľahký prechod na zložitejší informačný systém, ak sa správcovská spoločnosť napríklad rozrastie a jednoduchý program jej už nepostačuje. Takéto systémy pracujú s jednotnou štruktúrou číselníkov, vďaka čomu je možné začať používať jednoduché verzie základných programov a postupne ich rozšíriť na komplexný informačný systém bez toho, aby bolo nutné dáta transformovať.

Vzhľadom na rozsah činnosti správcu je možné hovoriť o dvoch formách:
a) správca zaoberajúci sa výlučne starostlivosťou o bytový fond: menšie a väčšie spoločenstvá vlastníkov bytov, bytové podniky a domové správy, správcovské firmy a bytové družstvá,
b) firmy, ktoré sa popri správcovskej spoločnosti súčasne zaoberajú aj výrobou tepla.

Základné programy pre správu bytov sú zväčša určené nielen správcom malého počtu bytov, ale aj firmám, ktoré neprevádzkujú počítačovú sieť, alebo tým, ktorí nemajú záujem o výraznejšie využitie výpočtovej techniky – kde základom fungovania podniku je zamestnanec, ktorý zvláda problematiku a program využíva ako „dokonalejšiu kalkulačku.“

V konečnom dôsledku je možné program prispôsobiť nastavením parametrov podľa individuálnych potrieb zákazníka a vytvárať tak špecifické moduly šité na mieru.

Kúpiť alebo prenajať?
Po výbere jednoduchého alebo zložitejšieho programu nasleduje rozhodnutie, či si správca program zakúpi a následne mu bude dodávateľ fakturovať servisné zásahy a ročné udržiavacie poplatky, alebo sa rozhodne pre jeho prenájom, ktorý sa z hľadiska ceny vyplatí najmä v prípade veľkého súboru programov. Niektoré softvérové spoločnosti poskytujú aj variant s balíkom nadštandardných služieb, čo znamená, že užívateľ si môže zabezpečiť konzultačnú a poradenskú činnosť, ktorá vedie k zvýšeniu efektivity správcovskej činnosti zákazníka. V rámci týchto služieb ide zvyčajne o mesačný paušálny poplatok. Klient má v tomto prípade predplatené všetky budúce požiadavky, vrátane prevodu dát, ktoré sú v súlade so zákonom a kvalitatívne nenarušia funkciu programu.

„Zákazník má platiť za fungujúci produkt, a nie za servisné zásahy. Preto je v ponuke aj možnosť paušálnych poplatkov za používanie programu, ktoré zahŕňajú vývoj programového vybavenia, technickú podporu a odbornú konzultačnú pomoc, individuálne riešenia, vzdialenú správu programu a prípadné návštevy zákazníka, ak si situácia vyžiada výjazd. Väčšina užívateľov uprednostňuje práve túto formu,“ informuje Karol Bitto z firmy KBsoft, s. r. o. Niektorí dodávatelia programov na správu bytov poskytujú záujemcom na skúšku demo verziu produktu zdarma. Po inštalácii program umožní niekoľko desiatok spustení, kým nezačne požadovať zadanie registračného kódu. Ak užívateľovi program vyhovuje a rozhodne sa preň, po podpise zmluvy a zaplatení úhrady za licenciu dostane registračný kód.

„Cena licencie sa odvíja od stratégie dodávateľa. Niektoré firmy svoje produkty predávajú za vyšší nadobúdací poplatok, pričom následné udržiavacie poplatky sú nižšie. Iné spoločnosti volia opačný postup. Sú však aj takí dodávatelia, ktorí majú cenu postavenú na úžitkovosti produktu, teda na počte bytových jednotiek,“ uvádza Milan Beržinský. Pre každý ďalší dom je potrebné zakúpiť samostatnú licenciu. Cena sa pohybuje v rozpätí niekoľkých tisícok korún, v prípade komplexných systémov ide o niekoľko desiatok až stoviek tisíc korún (pre stanovený počet bytov). V určitých prípadoch je možné poplatok za licenciu uhradiť aj v niekoľkých mesačných splátkach. Jednoduchý program je použiteľný pri správe jedného domu.

Zamestnanci správcovskej firmy
Skúsenosti spoločnosti KBsoft hovoria o tom, že najviac dokážu oceniť výhody informačného systému hlavne noví správcovia. Ich zamestnanci totiž nepociťujú tlak na možnú stratu pracovného miesta, keďže jeden človek postupne zvládne agendu 500, 1 000, 2 000 a viac bytov a firma nepotrebuje posilňovať personálne stavy. Prevádzkovanie informačného systému podľa dodávateľa programu vyjde ročne na 60-tisíc až 110-tisíc korún. Je však dôležité, aby užívateľ presne vymedzil pracovné povinnosti svojich zamestnancov.

„Ich tendenciou je neustále kontrolovať a opravovať to, čo urobil systém, aj keď tokom dát v konečnom dôsledku nemusia úplne rozumieť. Často si neuvedomujú, že ich práca je časovo synchronizovaná s úkonmi ďalších spolupracovníkov, preceňujú svoju úlohu a na druhej strane podceňujú úlohu ostatných činností systému ako celku. V dôsledku toho sa môže značná časť energie vyčerpať na neustále kontroly konzistencie dát v systéme. Preto je pre spoľahlivú činnosť dodávateľa dôležitý dozor nad systémom a konzultácia s vedením správcovskej firmy,“ upozorňuje Karol Bitto.

Podľa rozdelenia pracovných povinností zamestnancov je možné správcov rozdeliť do troch skupín:

• Správcovia s vyššou špecializáciou zamestnancov, ktorí vykonávajú konkrétnu činnosť pre väčší počet bytov, napr. jedna predpisovateľka, jeden pracovník pre styk so stránkami, jeden na evidenciu pohľadávok. Nevýhodou tohto typu organizácie je popri horšej zastupiteľnosti menšia zodpovednosť zamestnancov v rámci informačného systému za údaje, ktoré pripravujú pre svojich kolegov, čo prináša vyššie nároky na automatizované kontrolné mechanizmy informačného systému.
• Správcovia s väčšou zastupiteľnosťou zamestnancov, kde viac pracovníkov vykonáva rôzne činnosti, ale pre menší počet bytov.
• Správa s jedným zamestnancom, ktorý vykonáva všetko.

Programové možnosti
Tvorcovia programov svoje aktivity postupne presúvajú aj do oblasti outsourcingu, v rámci ktorého svojim zákazníkom poskytujú zabezpečenie niektorých nárazovo zaťažujúcich činností i komplexné služby v oblasti správy bytov. Ponúkajú tiež sieťové a nesieťové verzie programov alebo vzdialenú správu informačného systému prostredníctvom internetového pripojenia, čo sa zvyčajne spája so znížením nákladov užívateľov za údržbu systému. Program umožňuje prepojenie vzdialených pracovísk, elektronické prijímanie a odosielanie vybraných informácií a zostáv, či automatické aktualizácie cez internet. Výstupom z programu môžu byť súbory typu doc, pdf, xls či html.

Prístup na počítač zákazníka sa môže realizovať cez zabezpečené pripojenie s takzvaným kryptovaním dát, heslom alebo prostredníctvom povereného zamestnanca užívateľa programu. Technické podrobnosti je potrebné odkonzultovať ešte pred podpísaním zmluvy. Systémy tiež dokážu prepojiť dáta programu a internetovú stránku bytového domu, na ktorej správca pre potreby vlastníkov zverejňuje všetky dôležité informácie o účtoch a spotrebe médií.

Nasadenie a udržiavanie systému
Miroslav Šulek odporúča prekonzultovať možnosti nastavenia a používania softvéru a spôsob spracovania údajov priamo s dodávateľom konkrétneho produktu. Užívateľom, ktorí predtým nepracovali v oblasti správy domov, môže pomôcť  absolvovanie školenia, na ktorom sa oboznámia nielen s programom, ale aj s dôležitými základnými krokmi v oblasti správy.

„Nasadenie informačného systému je krokom, ktorý vyžaduje dokonalú ekonomickú rozvahu, pretože správny výber môže priniesť výrazné úspory finančných prostriedkov na prevádzkovanie chodu firmy. Pri nepochopení alebo neúplnom využití systému sa jeho výhody neprejavia tak výrazne. V každom prípade si nasadenie systému vyžaduje záujem zo strany vedenia správcovskej spoločnosti. Očakávať výsledky a nemať predstavu o tom, čo od systému požadujeme, je základom nespokojnosti s fungovaním programu. Preto hneď na začiatku musia byť stanovené strategické ciele firmy, ktoré sa neskôr prejavia v správnom chode systému,“ upozorňuje Karol Bitto.

Po prvotnom sprevádzkovaní programu nasleduje rovnako dôležitá etapa, a to udržiavanie životnosti softvéru, ktorý sa musí prispôsobovať meniacim sa legislatívnym podmienkam, prostrediu sveta počítačov – zmenám hardvéru, operačných systémov a programátorských nástrojov. Softvérové dáta by preto mali pravidelne podliehať logickej kontrole s možnosťou tvorby reportov o stave a prípadných chybách systému.

Funkcie programov
Programy môžu byť rozdelené do funkčných celkov (nazývaných aj agendy), v ktorých sa spracúvajú logicky súvisiace údaje. Niektoré agendy slúžia na zaevidovanie základných údajov a používajú sa ako vstupy pre spracovanie v iných agendách. Jednotlivé celky užívateľ spúšťa resp. aktivuje konkrétnymi príkazmi.  „Systémy by mali byť nastavené tak, aby po vyhľadaní konkrétneho bytu získal správca z jedného miesta prehľad o ploche, počte osôb, mesačnom zálohovom predpise, platbách, nedoplatkoch, penalizáciách a ďalších významných údajoch. Mesačná uzávierka môže byť koncipovaná s nadväznosťou na ľubovoľné účtovníctvo,“ hovorí Miroslav Šulek. Podvojné účtovníctvo funguje buď osobitne alebo ako súčasť programu. Stav fondov môže správca overiť v akomkoľvek čase, a to s podrobným rozpisom čerpania a tvorby.
Dôležité je, aby program umožňoval evidenciu každého domu oddelene od ostatných objektov, čo predpisuje zákon 367/2004 Z. z. o potrebe viesť pre každý dom samostatné účtovníctvo.

Jednoduché programy obsahujú predovšetkým evidenciu bytov a domov: predpisy zálohových platieb, fond opráv, sledovanie úhrad, SIPO, komplexné sledovanie vodomerov a nákladov, ročné vyúčtovanie, peňažný denník, prehľad dlžníkov či možnosť účtovania komplikovaných situácií. Zložitejšie informačné systémy pripájajú k uvedeným funkciám aj pasporty bytov či domov, revízie, opravy, homebanking, importy z bánk, fakturáciu, účtovníctvo, importy do externého účtovníctva alebo exporty, či manažérske prehľady. Niektoré programy sú doplnené o mesačné správy o hospodárení, ktoré môže správca pravidelne predkladať zástupcom spravovaných domov. V širokej ponuke môžu záujemcovia nájsť aj programy na rozúčtovanie tepla podľa pomerových rozdeľovačov vykurovacích nákladov.

Anna Salvová v spolupráci so spoločnosťami ITAM, s. r. o., KBsoft, s. r. o. a Susoft, aplikačný softvér.
Foto: Dano Veselský

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov 3/2008.