Systém evidencie a kontroly zamestnancov

Zastaranému a ľahko zneužiteľnému manuálnemu zapisovaniu do dochádzky zrejme definitívne odzvonilo. Zamestnávateľom trh ponúka jednoduchšie a efektívnejšie prostriedky na získanie prehľadu o dochádzke a činnosti ich podriadených. V súčasnosti úlohu papiera, pera aj pozorovateľa preberá elektronický systém, ktorý vďaka automatizácii dokáže zjednodušiť prácu firemných personalistov. Odbremeňuje ich od množstva byrokratických úkonov a vytvára viac priestoru na riešenie podstatných záležitostí.

Prepojenie dochádzky s inými systémami

Automatizácia sa rozšírila aj o prepojenie dochádzkového a mzdového systému firmy, čo zaisťuje predovšetkým rýchle priame exporty údajov o odpracovanom a neodpracovanom čase do systému na základe elektronických dochádzkových listov.

„Použitím dochádzkového systému dosiahneme obmedzenie chybovosti pri spracovaní dát o dochádzke, či lepšie využívanie pracovného času skvalitnením osobného prístupu zamestnancov k pracovným povinnostiam, čiže zvýšenie pracovnej morálky a vylúčenie neoprávnených nadčasových hodín. Môžeme zamedziť vstupu cudzích osôb na parkovisko alebo do jednotlivých objektov na pracovisku, evidenciu návštev, povoliť vstup oprávnených zamestnancov na výrobnú linku a sledovať ich pohyb v priebehu pracovnej doby,“ vysvetľuje Jarmila Staneková, projektová manažérka spoločnosti SOFTIP. Programy popri spracúvaní množstva tlačových podkladov pre mzdy vedia ukázať, do akej miery zamestnanec a vôbec celá firma využíva pracovný čas. Niektoré systémy dokonca možno prepojiť aj s výrobným programom, čo umožňuje sledovanie kapacít na zabezpečenie výroby.

Typy systémov a identifikačných médií

„V zásade neexistujú rozdiely medzi systémami pre veľké alebo malé firmy, väčšinou je rozdiel iba v počte čítacích jednotiek, ktoré slúžia na zaznamenávanie dochádzky či prístupu zamestnancov. Základné odlišnosti sa prejavujú v možnostiach dochádzkového softvéru, od ktorého sa odvíja aj zložitosť čítacích jednotiek. Najjednoduchšie sú systémy, ktoré zaznamenávajú len príchod do zamestnania a odchod, pričom podrobnejšie údaje sa neskôr zapisujú ručne do počítača. Zložitejšie systémy už obsahujú čítacie jednotky s klávesnicou, kde si zamestnanec môže zvoliť konkrétne udalosti, napríklad jednotlivé prerušenia pracovného času – návštevu lekára, OČR, dovolenka, služobná cesta atď. Na základe týchto informácií dokáže systém s čítacími jednotkami automaticky vytvoriť dochádzkový list zamestnanca a následne ho previesť cez príslušný softvér do účtovných a mzdových programov,“ vysvetľuje Tomáš Marek, obchodný riaditeľ spoločnosti Antes GM.

Typ identifikačného média vyberá zákazník. Zvyčajne je rozhodujúcim faktorom typ organizácie a prihliada sa aj na možnosť poškodenia médií, prípadne na čistotu prostredia. Podľa toho poskytovateľ informačných technológií navrhne, aké súčasti systému sa budú používať. Rozšírená je najmä technológia bezkontaktných čipových kariet, príveskov alebo kariet s magnetickým pásikom, ktoré majú určené dochádzkové a prístupové terminály na snímanie priechodu, takzvané čítacie jednotky. Výber typu karty závisí od požiadavky na systém – či ide o čisto dochádzkový alebo komplexný systém, v rámci ktorého má karta slúžiť aj inému účelu, napríklad na platbu v hoteloch. V súčasnosti k modernejším systémom patria snímače, nevyžadujúce žiadne externé médium, využívajúce odtlačok prsta alebo celej ruky, takzvané biometrické zariadenia.

Ako systémy pracujú

Zamestnanec príde so svojím identifikačným médiom k dochádzkovému terminálu a zvolí si príčinu priechodu stlačením tlačidla. Pri niektorých typoch zariadení môže ísť napríklad o kombináciu medzi klávesmi  F1 až F4 a číslicami 0 až 9. Priloží identifikačné médium alebo kartu pretiahne cez čítaciu štrbinu v smere chôdze (v prípade biometrického zariadenia vloží ruku do skenera) a terminál pripojený k zámku, čiže bráne, závore alebo turniketu mu umožní vstup do objektu. Informáciu o priechode z terminálu uloží komunikačný softvér do zberného počítača. Takto stiahnuté dáta sa ukladajú do príslušného adresára na disku, odkiaľ sa potom automaticky naťahujú do dochádzkového softvéru, ktorý informáciu vyhodnocuje podľa príslušnej funkčnej klávesy. Tu sa dáta ukladajú v podobe časovej známky, v ktorej je uvedený dátum, čas a dôvod prechodu.

Softvér po nastavení vstupných hodnôt (databáza zamestnancov, oddelenia, pracovné kalendáre a pod.) automaticky prepočítava odpracovaný čas za deň, týždeň a mesiac a vytvára pre každého zamestnanca prehľadný dochádzkový list po jednotlivých dňoch s jeho časovým mesačným fondom. Systémy umožňujú sledovať a editovať dochádzku pracovníkov aj prostredníctvom intranetu. Po uzatvorení obdobia sa údaje z jednotlivých oddelení prenesú do mzdového systému, kde sa následne spracujú mzdy zamestnancov, alebo do účtovných programov či informačných systémov.

Kartová a biometrická technológia

Výhodou kartovej technológie oproti bio­metrickým terminálom je v podstate stopercentná úspešnosť overenia a nižšia cenová náročnosť. Základnou nevýhodou je však možnosť zamestnancov posúvať si karty, a tak vlastne klamať pri dochádzke. (Zamestnanec dá kolegovi kartu, aby ho „odpípal“.) Ďalšou je nutnosť zakúpiť identifikačné médiá, čo pri väčších firmách môže predstavovať vyššiu položku než samotný terminál na čítanie kariet. Pri biometrických termináloch táto nutnosť odpadá, klient však musí počítať s vyššími počiatočnými nákladmi na terminál (ktoré sa vyrovnávajú vo firme s približne 200 zamestnancami) či tiež s problémami vo výrobných prevádzkach s prstami zamestnancov, čo v konečnom dôsledku môže spôsobiť problémy pri dochádzke.

Biometrické zariadenia fungujú podobne ako kartové, ale namiesto identifikačného média používajú osobné nástroje, napríklad odtlačok prsta alebo celej ruky. Uplatňujú teda identifikáciu osôb podľa jedinečných fyzických znakov. Ani po technickej stránke sa zariadenie od kartovej technológie výrazne nelíši, má pridaný iba skener odtlačkov prstov. „Najväčšou výhodou týchto zariadení je, že ich nemožno zneužiť. Človek sa musí prihlásiť aj odhlásiť sám, prst predsa nikomu nedá. Každé zariadenie má však tiež integrovanú čítačku kariet pre prípady zamestnancov, u ktorých nie je možné použiť overovanie prostredníctvom odtlačku prsta. Pri registrácii prsta skener zosníme určitý počet bodov na prste, ktoré následne pri verifikácii porovnáva.

Preto má zariadenie nároky na určitý stav prstov. Stačí, aby sme ich mali špinavé, už jeden bod nemusí spĺňať zadané hodnoty a prístup je zamietnutý. Najnovšie zariadenia však riešia aj tento problém, keďže používajú úplne odlišný spôsob rozpoznávania odtlačku prsta ako staršie snímače a neprekážajú im ani zjazvené, špinavé, suché alebo mokré prsty,“  uvádza Vladimír Galajda, obchodný manažér spoločnosti Biometric a dodáva, že vhodnosť systému neurčuje zariadenie, ktoré spoločnosť vy­užíva, ale najmä softvér. Od neho sa odvíja podstatná časť spokojnosti alebo nespokojnosti zákazníkov s dochádzkovým systémom ako celkom.

Možnosti a nároky systémov

Každý dochádzkový a prístupový systém má možnosť ovládať určité externé zariadenie, preto jeho vhodným doplnkom môžu byť napríklad kamerové systémy. Kamery sa používajú na sledovanie dochádzkových terminálov a na to, či si zamestnanci správnym spôsobom značia svoje odchody a príchody alebo či v prípade identifikačných kariet nezneužívajú na registráciu príchodu svojich kolegov. Kamery v kombinácii s dochádzkovým a prístupovým systémom môžu slúžiť aj na stráženie miestností s vyšším štandardom ochrany a to tak, že po zaznamenaní príchodu môže zariadenie spustiť nahrávanie alebo sa môže natočiť na vopred určené miesto, napríklad dvere.

Pre fungovanie systému je potrebné mať 230 V a jeden riadiaci počítač. Dochádzkový a prístupový systém má zvyčajne svoju vlastnú kabeláž, v prípade nutnosti možno využiť vstavanú počítačovú sieť alebo iný typ kabeláže, ktorý však musí spĺňať podmienky pre dochádzkové a prístupové systémy. V riadiacom počítači sa nainštaluje potrebný softvér na komunikáciu a spracovanie dát. Ak ide o spoločnosť s viacerými prevádzkami, každé zariadenie by malo mať aj ethernet prevodník na pripojenie do LAN a následne do WAN siete. „Dochádzkové a prístupové systémy sú vhodné pre spoločnosti od piatich do niekoľko tisíc zamestnancov, tak pre štátnu správu, ako aj pre podnikateľské subjekty. Nie je rozhodujúci typ spoločnosti, pretože systém je prispôsobiteľný a nastaviteľný podľa konkrétnych požiadaviek zákazníka,“ hovorí projektová manažérka firmy SOFTIP.

Tomáš Marek zo spoločnosti Antes GM pokračuje: „Dnes už prakticky neexistuje odvetvie, v ktorom by sa nedal navrhnúť a inštalovať dochádzkový systém, keďže na trhu sú dostupné aj mobilné dochádzkové terminály, ktoré možno umiestniť do vozidiel. Automatický prevod dochádzky do miezd je určite výraznou časovou úsporou pre každú firmu, keďže tento prevod prebieha prakticky bez zásahu obsluhy.“

Inštalácie a aktualizácie

Dodávatelia uvádzajú rôzny čas inštalácie, tá však vo všeobecnosti  závisí od viacerých faktorov – veľkosti systému, veľkosti objektu, počtu terminálov či od náročnosti terénu, v ktorom sa montáž vykonáva, či od špecifických požiadaviek zákazníka a pripravenosti firmy na inštaláciu. Spoločnosť by mala počítať nielen s časom, ktorý zaberie inštalácia softvéru a montáž čítacích jednotiek, ale aj so zaškolením osôb, ktoré budú systém obsluhovať a kontrolovať. Pri štandardných projektoch ide možno o niekoľko hodín, maximálne o dva dni. Zložitejšie projekty, pri ktorých je potrebné urobiť úpravy v interiéri alebo exteriéri (turnikety alebo rampy), môžu čas inštalácie predĺžiť na niekoľko dní.

Systém môžu ovládať osoby, ktoré majú na starosti dochádzku zamestnancov, čiže od vedúcich oddelení až po ekonomického riaditeľa. Vždy však záleží na rozhodnutí zákazníka, kto bude so systémom pracovať. Ovládanie je jednoduché a po zaškolení ho zvládne osoba priemerne zvládajúca prácu s počítačom. „Pri ideálnej konštelácii stačí systémy kontrolovať raz za mesiac, nakoľko systém pracuje automaticky. Zvyčajne prevádzka sama ukáže, ako často je potrebné systém kontrolovať,“ uvádza Tomáš Marek. Aktualizácia dochádzkových a prístupových systémov podlieha na prvom mieste legislatívnym zmenám v oblasti ľudských zdrojov. Väčšina poskytovateľov týchto informačných technológií sleduje situáciu a podľa toho posiela zákazníkovi jednotlivé aktualizácie. „K úpravám zákonníka práce však nedochádza často, preto sa najčastejšie robí upgrade systému z dôvodu zlepšovania a prispôsobovania sa najnovším trendom a technológiám,“ dopĺňa Jarmila Staneková.

Každý dochádzkový či prístupový systém musí byť, samozrejme, dostatočne zabezpečený. Rozhodujú o tom najmä prístupové práva, ktoré vlastnia iba vybratí užívatelia. Zákazníci by si zároveň mali vyberať systémy, ktoré majú šifrovanú komunikáciu medzi terminálmi a počítačom. K celkovej stabilite systému  a k zabezpečeniu proti strate alebo poškodeniu dát pri zlyhaní servera alebo počítača s potrebným softvérom prispieva aj ukladanie údajov v profesionálnej databáze, ktorá sa zálohuje.

Využitie pracovného času

Kontrola zamestnancov však nemusí spočívať iba v sledovaní dochádzkového systému. Efektívne fungovanie spoločnosti  totiž nesúvisí iba s prítomnosťou zamestnanca na pracovisku. Dôležitým aspektom je tiež využitie fondu pracovného času či optimalizácia využitia licencií a hardvérových zariadení. Pre firmy môže byť užitočná služba elektronického detektíva, ktorá v sebe zahŕňa prvky personálneho auditu a je orientovaná na sledovanie toho, akým aktivitám sa užívatelia na svojom počítači venujú.

Medzi výhodné systémy patria také, ktoré majú schopnosť odlíšiť spustené programy od tých, na ktorých dochádza k reálnej aktivite. To znamená, že dokážu napríklad rozlíšiť, či si užívateľ aplikáciu iba otvoril alebo sa jej aj skutočne venoval. Systém pozostáva zo zberu komplexných informácií o spustených procesoch – čas, názov súboru procesu alebo aplikácie, IP adresa a prihlasovacie meno užívateľa a takzvaný titulok, čiže textový obsah modrého pruhu v hornej časti okna Windows. Základom je predinštalovaný server, na jednotlivé kontrolované užívateľské stanice sa vôbec nič neinštaluje. Vopred sa nastaví automatické spustenie aplikácie hneď po štarte počítača užívateľa. Cez Windows potom program dokáže načítať všetko, čo sa na stanici deje.

Prakticky nepovšimnute podáva informácie o tom, ako dlho alebo ako často sa zamestnanec venoval konkrétnym aktivitám. Zvyčajne má vopred definované takzvané rizikové slová, napríklad hry, games alebo sex, ktoré by sa nemali na pracovnom počítači objavovať. Zároveň zisťuje, či zamestnanci nepoužívajú nebezpečné aplikácie, ktoré by mohli spôsobiť zavírenie počítačovej siete alebo e-mailové účty mimo organizácie, s ktorých môže užívateľ nevedome zavírené súbory stiahnuť.

„Výsledky pre potreby zákazníka vyhodnocujeme dvojakými metódami. V prvom prípade konzultanti pripravia výstup respektíve detailnú analýzu správania sa zamestnancov, zameriavajúc sa na problémy, ktoré by klienta mohli najviac zaujímať a ktorým by mal venovať zvýšenú pozornosť.  V druhom prípade môžeme zákazníkovi poskytnúť analytické rozhranie služby, prostredníctvom ktorého môže sám cez webový prehliadač sledovať výsledky monitoringu. Služba pôsobí na ľudí psychologicky a výchovne. Keď sa zamestnanci dozvedia, že prebehol audit, zväčša sa prestanú podobných prehreškov dopúšťať, pretože majú prirodzené obavy, že ich nadriadený pristihne pri nedovolenej činnosti. Systém však môže využívať aj pocit hanby pred ostatnými ľuďmi. Keď si zamestnanec napríklad otvorí on-line hru alebo porno stránku, program túto informáciu môže zaslať nadriadenému, alebo, ak si to zákazník želá, aj inému ľubovoľnému užívateľovi, teda kolegovi,“ uzatvára Karel Doležal zo spoločnosti Ryant, ktorá sa v Čechách aj na Slovensku špecializuje na monitorovanie využitia aplikácii predovšetkým v komerčných firmách, ale aj vo verejných inštitúciách.

Anna Salvová
Foto: Biometric, Ryant, SOFTIP, Dano Veselský

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov 2/2008.

Komentáre