Cestovná mapa k euru
Spoločnosť ANASOFT APR, spol. s r. o., usporiadala v dňoch 15. až 16. 10. 2008 v hoteli Sitno vo Vyhniach Konferenciu DOMUS – FINUS 2008. Konferencia bola určená pre užívateľov ekonomických informačných systémov DOMUS a FINUS, v ktorých sa spravuje asi 375 000 bytových i nebytových priestorov. Cieľom konferencie DOMUS – FINUS 2008 bolo predstavenie noviniek v informačných systémoch DOMUS a FINUS a vysvetlenie postupov konverzie eura v systémoch. O týchto témach sme sa rozprávali so špecialistami spoločnosti ANASOFT, ktorí reprezentujú jednotlivé oblasti.
Pre koho bola konferencia určená?
Cieľom konferencie DOMUS – FINUS 2008 bolo v prvom rade informovať užívateľov nášho informačného systému o rámcových postupoch prechodu na euro v podmienkach informačných systémov a súčasne predstaviť novinky v informačných systémoch DOMUS a FINUS. Obsah konferencie sme tvorili s cieľom čo najbližšie priblížiť základné piliere a postupy prechodu a konverzie údajovej základne v informačnom systéme.
Koľko účastníkov prišlo na konferenciu?
Konferencie sa zúčastnilo asi 200 ľudí, čo je v porovnaní s minulým rokom nárast približne o 80 percent. Sme radi, že zákazníci každý rok prejavujú záujem o nové informácie, aj keď tento rok bola téma konverzie novej meny určite ešte pútavejšia ako v minulých ročníkoch.
V čom spočíva prechod na euro v informačných systémoch?
V širšom pohľade sa konverzia skladá z troch základných fáz – testovania, prípravy a ostrej konverzie. Veľký dôraz kladieme na testovanie, pretože pustiť sa priamo do ostrej konverzie bez jej predchádzajúceho odskúšania považujeme za veľmi rizikové – vzhľadom na rozsah, dôležitosť a do určitej miery nepredvídateľnosť konverzie.
Vo fáze prípravy treba nahrať a skontrolovať čo najviac údajov týkajúcich sa roku 2008. Užívatelia sa tak vyhnú následným možným nezrovnalostiam.
Poslednou, avšak z procesného pohľadu najdôležitejšou fázou je samotná ostrá konverzia. Vykonáva sa pomocou konverzného nástroja a skladá sa tiež z troch častí:
a) kontrola databázy a jej pripravenosť na konverziu – ak kontrola zlyhá, užívateľ je upozornený, čo treba upraviť a potom treba spustiť konverziu znovu,
b) skopírovanie databázy za účelom uchovania údajov v slovenských korunách,
c) spustenie konverzných krokov, ktoré skonvertujú údaje z SKK na EUR.
Pripravenosť na euro sa v súčasnosti skloňuje vo všetkých pádoch. Je ale naozaj všetko také jednoduché, ako to máme prezentované médiami?
Pripravenosť na euro je zložitá a komplikovaná cesta. Záleží iba na spoločnosti a na ľuďoch, ako sa postavia k tejto problematike. My sme sa pokúsili čo najhlbšie vysvetliť všetky kroky, cez ktoré by naši klienti mali prejsť – aj preto sme túto prezentáciu nazvali Cestovná mapa k euru. Príchod eura vnímame ako príležitosť pre našich klientov. Veď v konečnom dôsledku dôjde k zachovaniu kúpnej sily, k odstráneniu transakčných nákladov, eliminácii kurzových rizík a cenovej transparentnosti.
Na riešenie akých problémov ste sa na konferencii zamerali?
Na konferencii sme sa zamerali najmä na kroky, na ktoré by naši klienti určite nemali zabudnúť: v prvom rade kladieme dôraz na prípravu a samotnú simuláciu konverzie ešte v roku 2008 na testovacom prostredí.
Všetky definované kroky spojené s prechodom na euro sústreďujeme vo forme úloh v europrojekte, školíme a informujeme zamestnancov o príprave firmy na euro, navrhujeme plán dovoleniek tak, aby neboli ohrozené úlohy z europrojektu. Pri testovaní konverzie upriamujeme pozornosť predovšetkým na konverziu majetku a majetkových hodnôt na euro, technickú prípravu na predzásobenie a mnohé ďalšie. Spolu so zákazníkmi sme ujasnili a vysvetlili očakávané problémové oblasti pri prechode na novú menu. Sú nimi hlavne informačné oblasti, hotovostný obeh, konverzia účtovníctva, duálne zobrazovanie a určovanie cien.
Zároveň sme našich zákazníkov ubezpečili, že sme schopní – ako aj pri iných problémoch – zabezpečiť našu konzultačnú podporu, a umožnili im získať náskok pred konkurenciou. Toto tvrdenie najlepšie vystihuje náš zámer vykonať všetky dostupné opatrenia na podporu bezproblémového a včasného prechodu na novú menu u všetkých našich zákazníkov, ktorí používajú informačný systém DOMUS/FINUS.
Aký podiel na slovenskom trhu pokrýva spoločnosť Anasoft?
Spoločnosť patrí medzi jednu z najrýchlejšie sa rozvíjajúcich firiem na trhu. Podľa aktuálneho rebríčka TREND TOP IT je spoločnosť ANASOFT na deviatom mieste na Slovensku v softvérových domoch a taktiež v rebríčku výrobcov softvérových balíkoch. Naša spoločnosť podniká aktivity v rôznych oblastiach informačných technológií. Do špecifickej oblasti softvéru pre správu bytov radíme produkt z našej dielne pod názvom DOMUS, ktorý má na trhu tretinový podiel. Uvedený podiel a existujúci počet užívateľov IS DOMUS predurčuje našu spoločnosť za jednotku na slovenskom trhu v tejto špecifickej oblasti.
Na konferencii sa mohli zúčastnení dozvedieť množstvo konkrétnych informácií, týkajúcich sa softvérových aplikácií. Poskytujete správcom aj odbornú pomoc v praxi?
Odbornú pomoc poskytujeme pri samotných aplikáciách. Nakoľko naši konzultanti majú prax v oblasti aplikácií, ktoré naša spoločnosť dodáva (ekonomické aplikácie, aplikácie v oblasti bytového hospodárstva atď.), naši zákazníci pri implementácii systému čerpajú aj zo skúseností nášho konzultačného tímu. To znamená, že ak zákazník vie, čo chce nastaviť, ale nevie, akým spôsobom, naši konzultanti poradia, ako to v našom systéme dosiahnu. Pri nastavení systému upozorňujú aj na dôsledky nastavenia jedného oddelenia voči druhému – aký to bude mať vplyv a čo môžu od systému očakávať. Nenahrádzame však audítorské spoločnosti ani metodikov, pretože každá spoločnosť (či už je to družstvo, prípadne bytový podnik, alebo iná organizácia) môže mať svoj systém účtovania. V niektorých prípadoch je nevyhnutné, aby si zákazník požiadavky, ktoré sú adresované našim konzultantom, najskôr prediskutovali so svojimi audítormi, resp. metodikmi spoločnosti, pretože na každú požiadavku existuje viac spôsobov evidencie, nastavenia a účtovania. Vždy je na rozhodnutí zákazníka, ktorým spôsobom sa bude uberať a čo chce v konečnom dôsledku dosiahnuť (čo má byť výsledkom).
Ako dlho ste sa pripravovali na konverziu?
Možnosťami a spôsobmi, ako pripraviť náš informačný systém DOMUS/FINUS na prechod na novú menu, sme začali zaoberať hneď od začiatku, teda prijatím rozhodnutia SR prijať euro ako domácu menu. Samozrejme, išlo len o analýzu možností a viac-menej o prípravu možných variantov riešenia. Intenzívne sme sa problematikou potrebných úprav v informačnom systéme DOMUS/FINUS začali zaoberať začiatkom roka 2007. Naše reálne kroky sa odvíjali od prijímaných legislatívnych noriem, ktoré naši odborníci podrobne analyzovali a postupne premietali do pripravovaného riešenia. Keďže prechod na euro nie je len záležitosťou informačných technológií, riešili sme aj otázku, akým spôsobom pomôcť užívateľom nášho IS a ako najefektívnejšie zapojiť našich odborníkov do procesu prechodu na euro priamo u našich zákazníkov.
Výsledkom je metodické vedenie, ktoré sme v súhrne nazvali Europrojekt. V uvedenom projekte sa snažíme pokryť celý proces prechodu na euro vo forme plánovania, koordinovania, kontroly no a, samozrejme, v neposlednom rade spätnej väzby k plneniu jednotlivých čiastkových úloh.
Záverečná fáza prípravy v roku 2008 kopírovala legislatívne úlohy:
1. duálne oceňovanie v polovici roka 2008 vo forme vydania verzie 7.0,
2. príprava a testovanie konverzie ku konca roka 2008 vo forme vydania verzie 7.1,
3. finálna časť, ktorou bude samotná podpora pri konverzii a ktorá nás čaká začiatkom roka 2009.
Na základe uvedených krokov sme schopní poskytnúť adekvátnu podporu pri prechode na novú menu všetkým naším zákazníkom.
Ako prebieha komunikácia so správcovskými spoločnosťami? Čo ich najviac zaujíma?
Našimi zákazníkmi sú nielen správcovské spoločnosti, ale aj bytové družstvá, mestské bytové podniky, organizácie s účasťou Mesta a spoločností, ktoré majú ekonomické aplikácie (teda FINUS). Pri implementácii sa snažíme najskôr od zákazníka zistiť, o akú organizáciu ide, a na základe informácií, ktoré zistíme pri prvých pracovných stretnutiach, sa následne zákazníkovi pripraví harmonogram samotnej implementácie zakúpeného informačného systému. Vytvorí sa implementačný tím na strane zákazníka aj na strane dodávateľa IS, kde sú počas školenia a nastavenia IS stanovené jednotlivé úlohy pre obe strany (či už sa úlohy týkajú dodávky importov, alebo nastavenia účtovných predkontácií atď.).
Počas implementácie zákazníkovi poskytujeme konzultantov, ktorí priamo u zákazníka informačný systém školia, vysvetľujú nastavenia jednotlivých modulov, ich prepojenia a usmerňujú užívateľov IS s prácou v moduloch. Samotná implementácia u zákazníka prechádza jednotlivými etapami: inštalácia IS a pracovných staníc, pridelenie práv užívateľom, úvodné školenie, dodávka importovaných údajov zákazníka, zaškolenie a vysvetlenie naimportovaných údajov užívateľom zákazníka, školenia a pomoc pri nastavení jednotlivých aplikácií a ich prepojenie až po samotné účtovanie, konzultačná podpora pri bežnej prevádzke a dozor pri prvom generovaní jednotlivých procesov a výstupov zákazníka, ktoré sú pre neho dôležité (napríklad pomoc pri výpočte miezd, pomoc pri generovaní exportu a importu SIP-a, pomoc pri prvom nastavení importu bankových výpisov, pomoc pri odovzdávaní DPH výkazu atď.).
Zákazník môže prípadné požiadavky nahlásiť do našej spoločnosti cez hotline linku, ktorú máme zriadenú, a to telefonicky, mailom, faxom či cez CRT (aplikácia pre zákazníka na zaevidovanie svojich požiadaviek). Každá požiadavka zákazníka je v našom systéme evidovaná a zákazník dostane na svoje požiadavky odpovede, prípadne sú prekonzultované telefonicky alebo formou vzdialeného pripojenia, resp. osobnou konzultáciou.
Aké problémy najčastejšie riešite?
Najťažší je pre zákazníka a jeho zamestnancov prechod z pôvodného IS na nový. Väčšinou prechádzajú zákazníci z DOS aplikácií a pri školeniach majú niektorí užívatelia problémy s obsluhou operačného systému Windows. Práca s našimi aplikáciami odbúrava papierovú evidenciu, ktorú nahrádza prepojiteľnosť modulov. Užívatelia na ne zabúdajú, a tým nechtiac skomplikujú prácu iných oddelení.
Najčastejšie sa však stretávame s tým, že zákazníci požadujú viac konzultácií, ktoré sa týkajú samotného nastavenia a prepojenia jednotlivých aplikácií, nakoľko si to nevedia predstaviť, pretože v niektorých prípadoch naši zákazníci upravujú procesy spoločnosti.
Riešime však najčastejšie nasledovné oblasti: užívateľské nastavenia, drobné užívateľské chyby v evidencii dokladov a ich samotnom zaúčtovaní, účtovanie dokladov (DF, OF, zákazkové listy, účtovanie miezd, účtovanie predpisu a úhrad od užívateľov priestorov), výkaz DPH (zdaniteľné plnenia, výpočet DPH – kontrola chýb v DPH), ročná uzávierka v účtovníctve, definovanie užívateľských výstupov (definícia súvahy, výsledovky, cash flow), vyúčtovanie užívateľa (rozpočítanie nákladov na užívateľov priestorov a vystavenie vyúčtovania) a iné.
Za rozhovor ďakujeme Ing. Jozefovi Turócimu, obchodnému manažérovi spoločnosti Anasoft APR.
Foto: Anasoft
Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov 4/2008.
