Kancelárie na prahu novej éry. Ako sa zmenili po covide?

Musíme sa poriadne zamyslieť, v akej forme ich chceme rozvíjať. Pandémia nám dala možnosť voľby medzi prácou na diaľku a v kancelárii. Alebo sa zrodil kompromis, ktorý ostane navždy?

Komunitný kancelársky život nie je len o práci

Na čo sa dnes pri návrhu administratívnych priestorov kladie najväčší dôraz?

Zacharová: Dnes sa pri návrhu kancelárií kladie väčší dôraz na meniace sa potreby pracovníka počas dňa. Metóda tzv. zónovania rozdelí priestor podľa aktivít napríklad na tichú zónu, kde sa predpokladá maximálne sústredenie jednotlivcov, ďalej kreatívnu zónu, kde najčastejšie prebieha tímový brainstorming, zónu štandardných spoločne využívaných pracovísk, zónu na neformálne rokovania, miestnosť vybavenú technikou na virtuálne stretnutia, aktívnu oddychovú zónu a zónu na občerstvenie.

Všetko v jednej budove a riadené inteligentnou technológiou, ktorá zabezpečí optimálne plánovanie času a priestoru, ale aj monitorovanie kvality pracovného prostredia. Samozrejme, by nemala chýbať zeleň a poteší aj umelecké dielo.

Ako vnímate budúcnosť kancelárskych priestorov?

Zacharová: Budúcnosť administratívnych priestorov je najmä o budovaní menších komunitných a kreatívnych centier v rámci intravilánu sídiel alebo aj väčších polyfunkčných komplexov na ich okraji, tzv. suburban malls. Myslím si, že sa celkovo viac posilní aj význam práce z domu.

Voľakedy stačilo, ak sme pre klienta navrhli nejaký malý pracovný kút v byte, dnes sa častejšie stretávam s požiadavkou samostatnej oddelenej pracovne. Pri tejto príležitosti si spomínam na rozhovor s Einarom Jarmundom asi pred desiatimi rokmi, keď sme otvárali výstavu súčasnej nórskej architektúry v Design factory.

Zaujal ma jeho RD Cooper, kde sa v jednom objekte nachádzal byt aj kancelária zároveň, ale priestory neboli v interiéri navzájom prepojené. Každý mal samostatný vstup z exteriéru. Jarmund mi vtedy povedal, že je veľmi dôležité, aby sme ráno z domu do práce odišli a večer sa z práce domov vrátili.

Ako pristupujú developeri k tvorbe kancelárskych priestorov?

Paulíny: Investori aj developeri jej rozumejú, Slovensko je však pomerne konzervatívne, najmä mimo Bratislavy, takže to ide len postupne.

Pripraviť modernú, pokiaľ možno áčkovú administratívnu budovu s kvalitným portfóliom služieb a moderným interiérom je však rozhodne investičný zámer, ktorý si postupne hľadá cestu aj do menších slovenských miest. Tam, kde takéto budovy nie sú a môžu byť dokonca dôležitým hnacím motorom ekonomického rozvoja mesta.

Čo by sme podľa vás mohli urobiť s prázdnymi kanceláriami?

Paulíny: V menších slovenských mestách je veľmi veľa starších administratívnych budov nízkej kvality, ktoré sú naplnené len čiastočne, resp. nakoniec vôbec. Sú to také „zombie“. Súvisí to hlavne s ich morálnou a technickou zastaranosťou. Premeniť tieto nefunkčné budovy na funkčné by sa dalo ich zmenou na polyfunkčné objekty.

Pokiaľ by územné plány miest vedeli reagovať na tento stav a umožnili by miešanie funkcií v oveľa väčšej miere, ako je to momentálne, pokojne aj plošne v prospech bytov, vedeli by si tieto objekty nájsť svojich developerov, ktorí by ich vhodným mixom bývania, polyfunkcie či kancelárskych priestorov vedeli preniesť do 21. storočia a zachrániť. Zároveň by tým zachraňovali trh s bytmi (znižovali ich cenu) a vytvárali v regiónoch predpoklad pre nové pracovné miesta.

Na čo sa dnes pri návrhu administratívnych priestorov kladie najväčší dôraz?

Šebo: Veľmi dôležitý je pocit, atmosféra, ktorú kancelársky priestor vyžaruje. Žijeme a vnímame emócie a tie výrazne ovplyvňujú našu celkovú pohodu. Nie sme roboti ani stroje. Kancelársky priestor by mal tieto skutočnosti odzrkadľovať a vo všeobecnosti vytvárať príjemné pracovné prostredie.

Dochádza ku konvertovaniu administratívnych priestorov na byty?

Šebo: V danej chvíli si myslím, že je predčasné uvažovať o konvertovaní kancelárskych priestorov na byty v širšom meradle. Situácia okolo covidu sa stabilizuje a práca v tíme v zmysle osobných kontaktov a priamej interakcie ostáva naďalej dôležitou súčasťou pracovného procesu.

Moderné kancelárie sa plánujú ako kvalitné veľkorysejšie priestory na prácu a ľudskú interakciu. Toto home office nenahradí, a preto nejaké masívne prerábanie kancelárií na byty podľa mňa nie je na programe dňa. Dlhodobý home office, t. j. odrezanie sa od pravidelného sociálneho kontaktu, je až na malé výnimky aj psychologicky diskutabilný.

Ako sa posunul prístup k návrhu a užívaniu kancelárskych priestorov?

Smerek: Tak ako svet reaguje na pandémiu, tak sa mení aj prístup k návrhu a užívaniu kancelárskych priestorov. Samotný koncept open office sa už pred pandémiou neosvedčil z mnohých hľadísk, najmä z hľadiska užívateľskej pohody.

Netreba pripomínať, že ani výlučné radenie malých kancelárskych buniek neprinášalo želaný efekt. Práve kombináciou oboch princípov a ich obohacovaním o neformálne medzipriestory a zelené ostrovy tak môže vzniknúť atraktívne pracovné prostredie. Rovnako je veľmi výhodné počítať pri návrhu dopredu s variabilitou a polyfunkčnosťou zhromažďovacích a oddychových priestorov.

Ak to zameranie a pracovný charakter firiem (užívateľov) dovoľuje, je zaujímavé uvažovať aj o spoločne využívaných pracovných miestach, čo má význam pri novom trende práce v priestore home office, odštartovanom najmä počas pandémie. Predsa len sú výlučné online stretnutia z prostredia home office pre mnohých zamestnancov pohodlné, no zároveň môžu byť dlhodobo neudržateľné a nenahradia sociálne väzby a spontánne stretnutia.

V mnohých prípadoch je tak pre firmu stále efektívnejšie udržať zamestnancov v kanceláriách, kde o to viac vzniká potreba budovať množstvo neformálnych priestorov (lounge areas), variabilných herní s možnosťou premietania na plátno, uzavretých zasadacích miestností, zelene či one-to-one rokovacích polouzavretých zákutí, rozmiestnených pomedzi pracovné stoly.

Ako vplývajú tieto zmeny na trvalú udržateľnosť?

Smerek: Z hľadiska udržateľnosti prístupu k životnému prostrediu sa nadčasové a trvanlivé stvárnenie interiérov kancelárskych priestorov javí ako podstatne šetrnejšie a nepodliehajúce dizajnovým trendom, ktoré generujú množstvo prchavého dizajnu s nutnosťou neustáleho redizajnu.

Pri návrhu samotných administratívnych budov sa ukazuje výhodné dbať už pri návrhu na budúce možné iné využitie než administratívne. Stratégia návrhu spočíva v overení vhodnosti zvoleného modulu, hĺbky dispozície, presvetlenia, technológií alebo rozmiestnenia odpadových potrubí tak, aby sa v budúcnosti mohlo uvažovať o zmene funkcie napríklad na bývanie.

Posunula nás niekam pandémia v prístupe k administratívnym priestorom?

Matloň: Rozhodne. Pandémia nám ukázala, že zmeny, ktoré manažéri donedávna označovali za nemožné (masová práca na diaľku), sa stali možnými takmer zo dňa na deň. Zároveň ukázala, že ľudia sú v práci spokojnejší a výkonnejší vtedy, keď majú kontrolu nad tým, ako, kde a kedy pracujú.

Nie všetci však dostali túto možnosť, a preto bude dôležité, aby ju manažéri dali v najbližšej budúcnosti čo najviac ľuďom. Ďalšia hlavná zmena je zvýšená orientácia na fyzické a mentálne zdravie ľudí v práci aj doma. Priestory navrhnuté na základe aktuálnych vedeckých poznatkov z psychológie, neurovedy a medicíny vedia takéto zdravie podporiť.

Aké kritériá by mali spĺňať kvalitné kancelárske priestory na individuálne sústredenie?

Matloň: Mali by poskytovať úplné akustické a vizuálne súkromie – mali by byť dobre odhlučnené a mať klasické nepriehľadné steny, umožňovať človeku byť v danej miestnosti sám, mať prístup k prirodzenému svetlu, dostatočný prísun čerstvého vzduchu aj na dlhšiu sústredenú prácu.

Mali by byť ergonomicky vybavené kvalitnou stoličkou, stolom, dostatočne veľkou obrazovkou, klávesnicou, myšou, poskytovať príležitosť na zmenu polohy (napríklad vo forme dodatočného kresla/gauča) a dostatok priestoru na natiahnutie sa. Mali by byť navrhnuté v súlade s princípmi biofilného dizajnu, teda mali by byť komfortné pre mozog a ľudia by sa v nich mali cítiť príjemne.

Ako vidíte budúcnosť kancelárskych priestorov?

Píš: V Bratislave prevádzkujeme kancelárie s plochou približne 300-tisíc m2 a intenzívne komunikujeme s našimi nájomcami, počúvame ich potreby a prispôsobujeme im pracovné prostredie.

Budúcnosť majú moderné flexibilné kancelárie s kvalitnou vzduchotechnikou, inteligentne riadenou tepelnou pohodou či premyslenou organizáciou pohybu ľudí. Výhodou bude napríklad možnosť využívať terasy.

Čoraz dôležitejšia bude lokalita, ktorá umožní dochádzať do práce aj pešo alebo na bicykli, vyjsť von do parku alebo na promenádu na stretnutie alebo na obed, nakúpiť a vybaviť si všetko potrebné cestou z práce.

Ako môžu developeri ovplyvniť komfort administratívnych priestorov?

Píš: Záujem o kvalitné pracovné prostredie bude pretrvávať. Európska únia prijala záväzok znižovať uhlíkovú stopu až na nulu do roku 2050, čo vytvorí opätovný pohyb nájomcov v strednodobom a dlhodobom horizonte.

Ako jeden z najväčších hráčov na trhu budeme naďalej dodávať špičkové služby v špičkových budovách. Aj vďaka tomu, že máme vlastnú správcovskú spoločnosť, dokážeme pružne reagovať na novú situáciu a okamžite zaviesť účinné opatrenia na ochranu ľudí pracujúcich v našich budovách, čo potvrdila aj pandémia.

Staráme sa o klientov, ktorých materské spoločnosti sú súčasťou Fortune 500 a vyžadujú kvalitný servis. Je to obrovská výhoda aj pre ostatné spoločnosti, ktoré profitujú z takto nastavenej kvality služieb.

Ako sú na tom v súčasnosti kancelárske priestory? Na čo sa dnes pri návrhu administratívnych priestorov kladie najväčší dôraz?

Neštepný: Na človeka sa konečne prestalo nahliadať ako na položku v rozpočte. Dnes vnímame väčší dôraz na pochopenie fungovania vlastnej organizácie a snahu implementovať riešenia na podporu zdravého pracovného prostredia a wellbeingu zamestnancov vrátane implementácie inteligentných technológií, ktoré ho vedia priamo podporiť.

Naše smart riešenia sa uberajú smerom, ako spraviť klientom život v kancelárii pohodlnejší. Aktuálne vnímame veľký záujem zo strany klientov o rezervačný systém zasadačiek či rezerváciu „hot deskov“ cez našu vlastnú aplikáciu.

Veľa firiem optimalizovalo svoje priestory, keď ich zamestnanci robia na striedačku v A/B tímoch. Vďaka booking systému vedia svoj priestor využívať efektívne. Toto riešenie je aplikovateľné aj na menšie firmy, pretože je finančne nenáročné.

Myslíte si, že sa to raz vráti do viac-menej „pôvodného stavu“?

Neštepný: Kancelárie ako také určite nezmiznú, dlhodobý home office ukázal, že ľudia sa potrebujú stretávať, že firemnú kultúru cez internet vytvoríte len veľmi ťažko. Na druhej strane sa práca z domu ukázala pri niektorých typoch práce ako efektívna, preto bude aj naďalej trendom hybridný štýl práce.

Transformácia pracovných priestorov je zároveň aj organizačnou transformáciou. Hybridná práca nie je iba o fyzickom priestore, je to aj premena samotnej firmy smerom k väčšej flexibilite a agilite, aby aj samotná organizácia vedela pružne reagovať na výzvy budúcnosti, a pracovný priestor má tieto aspekty podporovať.

Z pohľadu HR bude nastavenie hybridnej práce a samotného pracovného priestoru hrať dôležitú rolu najmä pri otázke udržania si a hľadania talentov, ale aj pri riadení firemnej kultúry a napĺňaní hodnôt organizácie. Zamestnanci tak budú určite uprednostňovať firmy, ktoré ponúknu pracovnú aj priestorovú flexibilitu.