Vytváranie tímu na starostlivosť o dom
Väčšina skutočne schopných ľudí sa rada zapojí do práce pre bytový dom, ak im nezaberie príliš veľa času a neznamená príliš veľa povinností.
Často sa rozprávam s ľuďmi o príbehoch domov, v ktorých žijú. Zaujalo ma, že v niektorých domoch sa vraj predsedovia spoločenstiev alebo zástupcovia vlastníkov bytov snažia byť niekým, koho by bolo možné nazvať „nekontrolovaný pán domu“. Nie je vraj ľahké dostať sa cez nich k dôležitým dokumentom, snažia sa rozhodovať sami a netransparentne. Kontrolovať sa dajú len naoko a ľuďmi, ktorí ich nikdy za nič neskritizujú. Dokážem pochopiť, že pre človeka, ktorý nesie zodpovednosť, je jednoduchšie robiť rozhodnutia bez zapojenia ľudí, ktorí majú právo na kritiku a využívajú ho. Bez ľudí, ktorí využívajú svoje právo oponovať a chcú, aby predseda každé svoje rozhodnutie zdôvodnil a vyargumentoval. O dom sa starajú väčšinou akční a aktívni ľudia (veď preto si ich vlastníci ako svojich zástupcov zvolili). Diskusie s oponentmi sú však pre takýchto ľudí veľkou časovou aj emočnou záťažou. Viem pochopiť aj to, že jemné ukájanie vlastného ega tým, že človek začne rozhodovať sám, môže byť na chvíľu príjemné. Občas dobre padne pocit vlastnej dôležitosti. Moc rozhodovať o iných skutočne dokáže motivovať ľudí k svojmu upevňovaniu. Časom však môže prísť jednostranné posudzovanie a podceňovanie názorov iných. Môžu prísť pokušenia brať provízie od dodávateľov prác a služieb pre dom („…však kto by to skontroloval“). Potom nemusí byť ďaleko ani k nadradenému správaniu sa k ľuďom. („… však by mali byť vďační, za to čo pre nich takmer zadarmo robím, nie?“). Spôsob správania sa k ľuďom však má tendenciu vracať sa človeku naspäť.
Správa domu je tímová práca
Keby obyvatelia domu videli, že im práca takýchto „šéfov domu“ výsostne prospieva, v zásade by im ich správanie neprekážalo. Ak sa však problémy domu dlhodobo neriešia, riešia len čiastočne alebo zdĺhavo bez patričného vysvetlenia, hrozí v krátkom čase nespokojnosť zatiaľ mlčiacej väčšiny a následné konflikty. Nedostatok transparentnosti pri tvorbe rozhodnutí a kontrole ich realizácie vytvára živnú pôdu pre podozrenia, že zámerom takýchto ľudí je viac ťažiť z peňazí, ktoré vlastníci bytov ukladajú na spoločné účty, ako pomáhať tým, ktorí v dome žijú. A pritom to ani nemusí byť pravda. Pre predsedov spoločenstiev alebo predsedov výborov vlastníkov bytov môže byť nebezpečné uzatváranie sa do okruhu spolupracovníkov, ktorí ich rozhodnutia nekriticky prijímajú a nedostatočne ich kontrolujú. Konštruktívna kritika je pre dobré rozhodnutia absolútne nenahraditeľná. Dovolím si tvrdiť, že je veľmi dôležité, aby si vodca tímu, ktorý sa má o dom starať (buď predseda spoločenstva vlastníkov bytov, alebo zástupca vlastníkov bytov), vyberal a získaval na spoluprácu schopných ľudí s kritickým myslením žijúcich v dome.
Funkčný tím zložený z členov s rôznymi uhlami pohľadu na tie isté veci má obrovské výhody. Zodpovednosť za dom je nedeliteľná, množstvo práce však áno. Aj tlak, ktorý so sebou zodpovednosť prináša, sa lepšie znáša, ak sa oň človek podelí. Viac očí aj v dome viac vidí. Je možné skôr odhaliť problémy, ale aj možnosti pre dom. Porovnanie viacerých názorov prináša väčšiu istotu, že rozhodnutia tímu sú správne. Rozhodnutia zdôvodnené na základe výberu z viacerých alternatív prinášajú viac dôvery majiteľov bytov a tá následne urýchľuje rozhodovacie procesy.
Fungujúci tím
Poskladať a viesť dobrý a funkčný tím z vlastníkov bytov na správu ich vlastného domu nie je ľahké. Chce to kvality motivujúceho lídra, ktorý vlastníkom bytov vytvára víziu kvalitného a dobre spravovaného bývania, v ktorej sa väčšina ľudí z domu zhliadne a chce k nej prispievať, ako aj kvality schopného manažéra – organizátora, ktorý sa s tímom vie dohodnúť na prioritách, stanoviť spoločné aj individuálne ciele a pravidelne a transparentne kontrolovať ich plnenie. Pri hľadaní a oslovovaní ľudí v dome sa mi potvrdilo, že väčšina nemá problém zapojiť sa do verejných vecí, ktoré sa ich osobne týkajú. Ak im to však neberie príliš veľa času a nevyžaduje si to príliš veľa práce. A to je prvá vec, na ktorú potrebuje „riaditeľ“ relatívne slabo plateného tímu myslieť. Ako zariadiť veci tak, aby ľudia mohli prejaviť svoje schopnosti, pritom sa veľa nenarobili a strávili prácou pre dom minimum času. Dobrou organizáciou, mailovou komunikáciou a pravidelnosťou stretnutí je možné skrátiť čas venovaný práci pre dom na nevyhnutné minimum. Napríklad v našom dome sa výbor vlastníkov (to znamená náš tím starajúci sa o dom) stretáva raz za štvrťrok. Štyri maximálne dvojhodinové stretnutia do roka (v ktorých sú zahrnuté aj bežné susedské „nepracovné“ dišputy ) sa dajú zvládnuť aj pri veľkej záťaži z iných strán. Druhá vec je potom individuálna práca členov tímu na úlohách, ktoré si zobrali na starosť. Tu však v drvivej väčšine ide o prácu, ktorú sme si vymysleli sami, lebo nám dávala zmysel. Takéto povinnosti vždy každý z nás plní dobrovoľne a niekedy sa im venujeme aj dlhšie, ako je nevyhnutne potrebné.
Pravidlá tvorby a fungovania tímu
1. Dom potrebuje pri správe tímovú spoluprácu a neustálu spätnú väzbu od všetkých, ktorí sa chcú k nej vyjadriť.
2. Predseda spoločenstva alebo výboru vlastníkov bytov potrebuje dobrý a funkčný tím, a preto by mal prihliadať na kvalitu ľudí v ňom a rôznorodosť ich zameraní viac ako na priateľstvo s nimi.
3. Kvalitný tím uznáva rozmanitosť názorov, vytvára a podporuje silné a transparentné kontrolné mechanizmy svojej činnosti.
4. Minimalizovanie zaťaženia dobrou organizáciou práce, vyvážené uznanie a ocenenie všetkých činností a prihliadanie na záujmy členov tímu veľmi pomáhajú ich aktivite.
Nechať ľudí robiť, čo ich baví
Takže druhou dôležitou záležitosťou pri vedení tímu ľudí dobrovoľne sa starajúcich o dom je nechať ich venovať sa veciam, ktoré ich zaujímajú a sú im blízke. Aj z tohto hľadiska je výhodné mať tím v čo najpestrejšom zložení. Vo výbore nášho domu sa sem-tam bavíme na tom, že v našom tíme máme „technického námestníka“, ktorý je manuálne veľmi zručný, takže na mnohé práce ani nepotrebujeme externého dodávateľa, ale aj „podnikateľa“, ktorý nám ide príkladom v efektivite. Neustále nám pripomína a ide príkladom v prístupe: čo najmenej sa narobiť, pritom čo najviac úžitku vyrobiť a neužitočné veci vôbec nerobiť . Máme aj „manažéra“, človeka so širokým rozhľadom a schopnosťou problémy riešiť a rýchlo veci vybavovať, ale aj „pracanta“, ktorý má dosť času a nemá problém ho venovať tomu, na čom sa dohodneme, že je potrebné. Máme v tíme aj „prezentátora a moderátora“, ktorý dokáže byť efektívny pri vedení schôdzí, riadení diskusie a ktorý vie priviesť aj hádajúcich sa ľudí na schôdzach k spoločným rozhodnutiam. Máme tam aj člena, ktorý zohráva rolu „múdreho staršinu“. Má veľa skúseností a dokáže upozorniť na potenciálny problém skôr, ako nastane.
Vyvážené uznanie a ocenenie
Tretia vec, na ktorú je podľa mňa potrebné pri práci s tímom myslieť, je zaslúžené a vyvážené uznanie a ocenenie výkonov. Pravda je, že veľkou odmenou je pre náš tím dobré bývanie, ktoré si vďaka tejto činnosti zabezpečujeme. Odmenou za prácu a motiváciou je tiež rešpekt susedov a zvyšovanie hodnoty majetku všetkých vlastníkov.
Uvedomujeme si, že dom akumuluje peniaze, ktorými dokáže zaplatiť za prácu alebo služby aj ochotným a schopným jednotlivcom. Správcovské spoločnosti bytových domov majú možnosť uzatvárať zmluvy aj s jednotlivcami, nielen s firmami. Takže prácou pre dom si môže viacero vlastníkov alebo nájomcov bytov, prípadne ich detí alebo iných príbuzných finančne prilepšiť. Samozrejme sumou za dohovorenú prácu odsúhlasenou schôdzou vlastníkov a správcom. Ani u nás v dome to nie je iné a platíme za prácu. Je potrebné sa ľuďom poďakovať za ich čas a prejavené schopnosti aj peniazmi. Nejde o lukratívnu prácu, avšak minimálne materiálne náklady s ňou spojené musí mať každý zaplatené. Ostatné sumy sú vecou dohody a akceptácie všetkými vlastníkmi domu.
„Uznanie a ocenenie“ ako motivujúci faktor musí fungovať aj vtedy, ak niekto z tímu nepracuje podľa dohovorov. Spracovávať z každého stretnutia písomný záznam aj s úlohami, ktoré si každý zobral na starosť, a na ďalšom stretnutí ho poctivo prechádzať a pomenovať pred kolegami aj pre niekoho nepríjemné skutočnosti (že si napríklad na dohodnuté veci „nenašiel čas“) je tiež motivačným faktorom. V takomto prípade je však potrebné myslieť viac ako inokedy na to, že posudzovať musíme výkon, nie človeka. Výkon treba férovo zhodnotiť a človeka podporiť, aby mal nabudúce chuť urobiť viac pre dosiahnutie spoločných cieľov.
Koho si do tímu vybrať
Záujem o prácu pre dom by som ako prvú dôležitú charakteristiku potenciálneho člena tímu neuvádzal. Nie vždy ten, kto chce, aj dokáže byť skutočným prínosom. A pri záujemcoch je vždy „na stole“ aj otázka motívu. Niekedy idú ľudia do verejných služieb so zámerom pomôcť viac sebe ako ostatným. Pritom pri práci pre bytový dom je nevyhnutná veľká dávka nezištnosti. Mám skúsenosť, že sa dobre pracuje s tými, ktorí prejavujú svoje schopnosti denne. Sú vo svojej práci úspešní a nemajú problém otvorene, a pritom slušne komunikovať s ľuďmi okolo seba. Záujem o spoluprácu sa dá v takýchto ľuďoch prebudiť. A ak aj náhodou nie je možné v nich získať priamo spolupracovníka, tak je možné si získať aspoň ich rešpekt a podporu. Aj to je niečo, čo často pomôže. Všeobecné pracovné návyky a slušná otvorená komunikácia, to sú základné vlastnosti ľudí, o ktorých u nás uvažujeme ako o potenciálnych spolupracovníkoch. Takíto ľudia majú predpoklady byť postupom času akceptovaní väčšinou v dome ako neformálne autority. Už som písal vyššie, že dôležitá je aj skladba tímu. Ideálne je, ak sú v tíme nielen ľudia v najproduktívnejšom, strednom veku, ale aj činorodí ľudia zo staršej generácie, ktorí majú veľa skúseností a životného nadhľadu. Rôznorodosť zastúpených profesií je tiež veľmi osožná.
Ako niekoho do tímu „uloviť“
Ak už má predseda niekoho z domu v hľadáčiku a chce ho uloviť, ponúkam mu malú pomoc v komunikácii. Ide o získavanie si tých ľudí, ktorí sa do spolupráce nehrnú. Majú na to svoje viac alebo menej vážne dôvody a uvádzajú rôzne námietky, ktorými sa snažia ponuke na spoluprácu odolať. Samozrejme, že táto pomôcka prichádza na rad až po úvodnej časti rozhovorov, v ktorých takéhoto človeka slovne oceníme, hovoríme mu o kvalitách, ktoré v jeho správaní vidíme, o ktorých sme počuli a tak ďalej. Trocha zaslúženého ocenenia je pri jednaní s každým človekom, ktorého spoluprácu chceme, namieste. Napríklad, keď bývalá predsedníčka nášho výboru pred časom lanárila mňa, aby som prebral jej pozíciu, povedala mi, že moje deti ju vždy pekne pozdravia a že teda musím byť podľa nej slušný človek. Nuž, čosi na tom bolo . Po takýchto a podobných pekných komunikačných úvodoch s potenciálnym členom nášho tímu zrejme prichádza z našej strany ponuka na prácu pre dom a z druhej strany prichádza zdvorilá námietka. A vtedy navrhujem využiť nasledujúci prístup. Ak niekto hovorí, že niečo nechce, je potrebné myslieť na to, čo chce. Motivácia je o potrebách ľudí. Keď odporujú, často hovoria skrytým spôsobom o tom, čo chcú. Potrebujú presný opak toho, o čom hovoria, že im prekáža. A často im to môžete dať. Príklady:
Námietka: „… viete, nerád sa naťahujem s ľuďmi.“
Vaša možná odpoveď: „… dobre teda rozumiem, že s vecami a technikou robíte radšej? Aj s takýmito záležitosťami v našom tíme potrebujeme pomoc. Môžem počítať s tým, že na jedno stretnutie nášho výboru prídete?“
Námietka: „… nemám čas/mám málo času…“
Vaša možná odpoveď: „… takže by ste privítali, keby si vaša práca pre náš spoločný dom vyžadovala málo času. To vám viem sľúbiť. Stretnutia nášho tímu sú len štyri do roka a trvajú menej ako dve hodiny. To by ste časovo zvládli?
Námietka: „… myslím si, že je to nedocenená práca. Nech urobíte pre ľudí čokoľvek, nakoniec ste aj tak pre nich ten zlý, lebo ste niečo nezabezpečili.“
Vaša možná odpoveď: „… chápem. Chcete teda robiť len na veciach, ktoré majú preukázateľne pre ľudí zmysel a za ktoré by vás uznávali. Viem vám sľúbiť, že by ste spolupracovali len na takýchto veciach.“
Obsah tohto článku je možné využiť, ak sa v dome snaží niekto zneužívať svoju pozíciu, robiť rozhodnutia s netransparentnými motívmi a odmieta kontrolné mechanizmy.
Text: Miloslav Frečka
Ing. Miloslav Frečka
manažér, kouč, tréner a konzultant
Jeho spoločnosť MFCoaching, s. r. o., sa venuje výberu, motivácii, vedeniu a riadeniu výkonov ľudí. Vo svojom voľnom čase pracuje ako zástupca vlastníkov bytov bytového domu na Račianskej ulici č. 17 až 19 v Bratislave.
FOTO: Miro Pochyba
