Ako vybrať správneho dodávateľa stavebných prác

Ak sa vlastníci bytov konečne úspešne dohodnú na tom, že v ich bytovom dome je naozaj potrebné pristúpiť k obnove, ďalším krokom, ktorý ich čaká, je výber vhodného dodávateľa.

Raz sa ma jeden pracovník správcovskej spoločnosti opýtal: „Ako ste v dome dosiahli, že ste si na zateplenie nevybrali najlacnejšieho dodávateľa?“ (Mimochodom, ten najlacnejší, ako sme sa neskôr dozvedeli, ďalšiu prácu, podobnú tej, ktorá bola predmetom nášho výberu, jemne povedané, nedotiahol do úspešného konca.) Nuž, urobili sme kvalitné výberové konanie, ktoré nám umožnilo porovnať dodávateľov podľa viacerých dôležitých kritérií. Priblížim vám spôsob nášho výberu predovšetkým na príkladoch z výberu dodávateľa na zateplenie, aj keď v princípe môže ísť o akéhokoľvek dodávateľa. Popri zatepľovaní sme robili výber napríklad aj na dodávateľa financovania stavby.

Zdržujúce a nákladné výberové procesy?

Výberové konania stoja čas, energiu na komunikáciu s ľuďmi a v prenesenom aj priamom zmysle peniaze. Prečo by dodávateľa nemohol určiť správca, predseda spoločenstva vlastníkov alebo predseda výboru vlastníkov bytov priamo? Ide predsa o kompetentných ľudí, ktorí by mali vedieť, kto z dodávateľov je vhodný na tú či onú prácu. Áno, mali by a väčšinou to aj vedia posúdiť. Lenže pri výbere nejde o ich peniaze, ktoré dostane vybraný uchádzač o prácu. Nejde len o ich prospech alebo problémy, čo práca dodávateľa ľuďom v dome prinesie. Títo ľudia sú v role a vo funkcii, ktorá môže meniť situáciu iných ľudí. Nesú zodpovednosť a majú s tým súvisiacu možnosť rozhodovať o využití peňazí obyvateľov domu v stanovenom alebo dohodnutom rozsahu. To mení ich situáciu a ich vzťah k ostatným. Aby si tento vzťah udržali kvalitný, potrebujú robiť výberové konania.

Motívy k rozumnému aj nerozumnému správaniu

Drvivá väčšina problémov pri výbere dodávateľa prác na obnovu domu tkvie v tom, že ide o peniaze a moc. To sú dvaja „silní hráči“, ktorí sa už s mnohými ľuďmi „zahrali“. Zaujímavé pritom podľa mňa je, že vôbec nejde o výšku súm alebo o množstvo ľudí, ktorých situáciu dokáže ovplyvniť človek s rozhodovacou právomocou. Niekedy sa veľa peňazí vynaloží na niečo potrebné v dome naraz, inokedy sa platí menej, ale dlhodobo. To v konečnom dôsledku môže znamenať zaujímavý „balík“ prostriedkov. Dom je neosobný a platí spoľahlivo ako stroj na peniaze. Pokušenie využiť situáciu a urobiť niečo pre seba môže byť na strane ľudí, ktorí rozhodujú, veľké. Rovnako je však potrebné povedať, že mať v rukách peniaze na investovanie je veľkou príležitosťou urobiť niečo pre lepší život svojho okolia. Mať moc ovplyvniť niečo dôležité je jeden z dôvodov, pre ktorý ľudia idú do verejných funkcií. Je to príležitosť. Ľudia vo funkciách chcú pomáhať iným. Problémom býva, že niekedy aj za každú cenu ?. Realitou je, že ľudia s rozhodovacími právomocami majú priateľov a známych. Tí majú firmy alebo pracujú vo firmách, ktoré potrebujú zaplatenú prácu. Ľudia vo funkciách majú tak ako všetci ostatní potrebu udržať si priateľov a byť v ich očiach dôležití. Každý, kto má možnosť rozhodnúť o dôležitých veciach, môže mať príjemný, vzrušujúci pocit z rozhodovania o niečom „veľkom“. Môže však mať aj pocit strachu z chyby pri rozhodovaní a z jej dôsledkov. Toto všetko môžu byť motívy racionálneho, pochopiteľného, užitočného, ale aj na prvý pohľad nerozumného a škodlivého správania sa ľudí, čo chvíľu rozhodujú za iných.

Pomáha tímový prístup a jasné stanovenie účelu

Keďže sme si v dome vedomí príležitostí aj rizík spojených s uplatňovaním moci a s prácou s peniazmi iných ľudí, nikto u nás nerozhoduje sám. Ako výbor vlastníkov bytov sa schádzame vždy, keď si vyberáme dodávateľa na čokoľvek, čo ovplyvní život všetkých v dome. Bez ohľadu na to, koľko tá vec bude stáť. Dosah na väčšinu vlastníkov a obyvateľov z domu je meradlom závažnosti. Preto je predmet výberu prakticky vždy odsúhlasený na schôdzi vlastníkov bytov a správcom domu. Vždy nám záleží na tom, aby sme si na začiatku jasne zadefinovali účel výberu. Aký konkrétny úžitok z neho má dom mať? Presne si zadefinovať účel a z neho vyplývajúci rozsah svojich základných požiadaviek je dôležité jednak kvôli porovnateľnosti ponúk a jednak kvôli ponechaniu priestoru na netradičné riešenia alebo riešenia, o ktorých sme ako zadávatelia netušili. Vývoj, najmä v technologickej oblasti, ide vpred rýchlo, takže, čo je pre dom najvýhodnejšie, sa často zistí až v priebehu výberového konania v diskusiách s viacerými potenciálnymi dodávateľmi. Píšem o tom preto, lebo sa často stretávam s tým, že niekto „presne vie“, čo je pre dom najlepšie riešenie, a ak je dostatočne vplyvný, môže presadiť aj menej výhodné varianty. Problémom vyplývajúcim z presadenia nevýhodných riešení silnými jednotlivcami predchádzame tým, že sme si ako štandard stanovili transparentné porovnanie minimálne troch ponúk alebo možností.

Osobné vzťahy vlastníkov bytov a výber dodávateľa

Ak má niekto z vlastníkov bytov v dome skúsenosti s vyberanou komoditou, prípadne pracuje v spoločnosti, ktorá sa podobnou problematikou zaoberá, je rozumné ho k výberu prizvať. Môže byť veľkým prínosom pri definovaní konkrétnych požiadaviek na dodávateľa. Len je potrebné si ustrážiť, aby nelimitoval možnosti pri výbere. Ponuka od „spriaznenej“ firmy by mala byť poctivo porovnaná s ostatnými možnosťami. Osobný prístup firmy by mal priniesť ponuku výhodnejšiu pre dom, nie pre firmu alebo konkrétnych ľudí ?. Osobný vzťah k vyberanej komodite je teda výborným pomocníkom, ale môže byť aj problémovým kritériom výberu. Jeden z vlastníkov bytov u nás v dome je manažérom v spoločnosti, ktorá vyrába a predáva tepelnoizolačné systémy. Pri rokovaniach počas výberu dodávateľa, ale aj počas dodávky zateplenia sa jeho osobný vzťah k domu aj k firme ukázal pre dom ako veľmi výhodný. V porovnaní s ostatnými potenciálnymi dodávateľmi sme dostali výhodnejšiu ponuku a počas realizácie sme mali o jeden stavebný dozor viac. Zodpovedný pracovník dodávateľskej firmy mal vážny dôvod navyše postarať sa o perfektnú realizáciu dodávky. Na druhej strane, pri hľadaní financovania stavby sme mali skúsenosť aj s tým, že dôležitý člen výboru vlastníkov bytov presadzoval finančný dom, v ktorom pracoval jeho rodinný príbuzný. Určite to myslel s domom dobre, rodinný príbuzný mu vysvetlil veľa výhod financovania stavby cez ich spoločnosť. Len transparentné a tímové porovnanie reálnych ponúk rôznych finančných spoločností nám však zabezpečilo, že sme si vybrali ekonomicky výhodnejšie riešenie. Najťažšie je v podobných situáciách ustáť všetky osobné tlaky a nerozhodovať hlasovaním predčasne. To znamená bez dôkladného spísania, zhrnutia a porovnania faktov relevantných vzhľadom na účel výberu.

Kritériá dobrého výberu

Určite je vždy rozumné dodržiavať pri výberových konaniach relevantné ustanovenia zákona o vlastníctve bytov a nebytových priestorov, príslušné časti zmluvy o výkone správy domu, prípadne stanov spoločenstva vlastníkov bytov. Je veľmi užitočné naštudovať si, kto všetko o veci musí rozhodovať a akým spôsobom vzhľadom na veľkosť a rozsah potenciálnej objednávky pre dodávateľa. Čo sa týka spôsobu rozhodovania, splnenie zákonných požiadaviek a zmluvných dojednaní so subjektom zabezpečujúcim správu domu by teda podľa mňa malo byť vždy minimom. Etika vzájomného konania ľudí v dome je podľa mňa viac ako všetky normy a vyhlášky. Pri každom spôsobe výberu by mali byť vždy prítomné hodnoty ako odbornosť, ekonomická výhodnosť a rešpekt k ľuďom. Ich zabezpečenie je hlavnou zodpovednosťou toho, kto výberové konanie vedie. Ekonomická výhodnosť a odbornosť je o faktoch. Keď sa u nás v dome chystáme na základe poverenia schôdzou vlastníkov vyberať dodávateľa na potrebné práce, vo výbore vlastníkov bytov sa vždy dohodneme, kto a aké fakty zabezpečí a prinesie na ďalšie stretnutie. Naň si potom prizývame zástupcu správcu, vlastníkov bytov z domu, ktorí majú k preberanej problematike čo povedať, a externých odborníkov, ktorých niekto z výboru pozná. S nimi zhŕňame fakty a diskutujeme o tom, čo nám tieto fakty hovoria, aký rozsah prác reálne potrebujeme, aby sme naplnili účel definovaný na schôdzi vlastníkov, a aké požiadavky na dodávateľa by sme mali mať, resp. aké sú naše kritériá výberu. Každé zo stanovených kritérií má svoj zmysel pre nás, ktorí s dodávateľom pracujeme, aj pre ľudí v dome. Zároveň s naplnením účelu výberu je potrebné myslieť na to, že dodávateľ sa vyberá pre nich a ich dobro. Výberové konania na dodávateľov majú problémy odstraňovať, nie vyrábať. Rešpekt k ľuďom v dome nás vedie k jednému: komunikovať, komunikovať a ešte raz komunikovať. Zaťahujeme ľudí v dome do deja, informujeme ich o zasadnutiach výboru vlastníkov, kde sa o veciach diskutuje. Dávame im možnosť zúčastniť sa, ak chcú. Informujeme obyvateľov, správcu aj dodávateľa o výstupoch z týchto zasadnutí. Podstatné (nie citlivé) informácie o postupe vo výberovom konaní zverejňujeme na nástenkách v dome, posielame ich vlastníkom bytov e-mailom, debatujeme o nich s nimi, ak treba, aj vo výťahu alebo pred domom. Budujeme vzťah ľudí k nám, vyberanej veci, k budúcemu dodávateľovi.

Spôsob vyhodnotenia a rozhodovanie

Mám skúsenosť, že v práci s ľuďmi sú potrebné trpezlivosť a pevný postoj – ako pri práci s ľuďmi v dome, tak aj pri rokovaniach s dodávateľmi. Nikto nie je dokonalý. Tak, ako by mal dodávateľ počítať s tým, že zadanie pre neho sa bude v priebehu výberu dopĺňať alebo upravovať, je potrebné sa pri výbere pripraviť na to, že niektoré informácie sa budú zisťovať na viackrát. Pri zbere faktov o dodávateľoch a ich práci však odporúčam byť nekompromisný. Nakoniec je totiž kľúčové zistené fakty zoradiť vedľa seba do jedného dokumentu pod rovnaké hlavičky a porovnávať jednotlivé informácie ako vzájomne súvisiaci celok. Je to férové, potrebné a ekonomicky výhodné. Ekonomická výhodnosť vybraného návrhu nikdy nie je založená na jedinom kritériu, nech je akékoľvek dôležité. Užitočné je nielen porovnávať potenciálnych dodávateľov medzi sebou, ale aj (a to je možno ešte dôležitejšie) porovnávať ich ponuky s účelom výberu. Návrhy často obsahujú výhodné položky, ktoré však nemusia mať náležitý význam vo vzťahu k účelu výberu. Prehľadne zoradené a transparentne komunikované fakty (okrem citlivých informácií, akou je napríklad cena alebo osobné väzby medzi jednajúcimi) umožňujú aj dodávateľom vidieť, v čom môžu svoje ponuky vylepšiť. Cenu odporúčam s dodávateľmi riešiť vždy ako poslednú a nebrať ju ako jediné kritérium výberu. Nakoniec prichádza rozhodovanie. Stáva sa, že v nerozhodných situáciách a pod časovým tlakom konca schôdze alebo zasadnutia chcú dať ľudia hlasovať a tým rozhodnúť o veci príliš skoro. Pri rozhodovaní v dome sa, samozrejme, hlasovať musí, dávame si však veľký pozor a kladieme na to veľký dôraz, aby hlasovali ľudia, ktorí sú dobre informovaní o pripravených návrhoch a ich dosahoch na vlastníkov domu. Dobrých aj zlých. Fakty o dodávateľoch a ich práci, porozumenie každej z položiek dodaných ponúk a naplnenie účelu výberu. Tie u nás rozhodujú. V užšom kruhu výboru vlastníkov spoločne so správcom nehlasujeme skôr, ako sa nepresvedčíme o tom, že každý má návrhy alebo ponuky naštudované a dokáže ich posúdiť vzhľadom na všetky dohodnuté kritériá. Z užších výberov, na ktorých môže byť prítomný ktokoľvek z domu, vyjdú dve riešenia, ktoré ponúkneme so všetkými relevantnými informáciami na schôdzi vlastníkov. Aby sme boli schopní v počte 70 až 80 ľudí rozhodnúť.

Svoje rozhodnutie neuponáhľajte

Ideš príliš pomaly, dohoní ťa bieda. Ideš príliš rýchlo, dohoníš ty biedu. Toto staré ľudové príslovie má podľa mňa úžasnú platnosť v práci aj v živote. Vie niekto skutočne vyhodnotiť, aké je správne tempo zmien v dome? Pokiaľ nejde o havárie, život ľudí ohrozujúce situácie alebo stav nevyhovujúci z hľadiska legislatívy, nie je, myslím si, potrebné na práce okolo domu a s nimi súvisiace výberové konania tlačiť, a ako sa hovorí, uponáhľať ich. Ak sa niečo v dome neurobí vtedy, keď si to naplánovali ľudia s rozhodovacou právomocou, nemusí ísť o problém. Niektoré práce počkajú. Obyvatelia si aj prostredníctvom úspešných alebo neúspešných procesov výberu dodávateľov prác určujú správne tempo zmien vo svojom dome. Ak sa na dodávateľoch alebo prácach, ktoré mali dodávatelia vykonať, ľudia v dome nedohodli, asi na ne nedozrel čas. Želám každému správcovi, predsedovi výboru alebo spoločenstva vlastníkov bytov, aby im výberové konania prinášali predovšetkým zlepšovanie vzájomných vzťahov ľudí žijúcich v dome a pracujúcich pre dom.

Ing. Miloslav Frečka; Manažér,kouč, tréner a konzultant. Jeho spoločnosť MFCoaching, s. r. o., sa venuje výberu, motivácii, vedeniu a riadeniu výkonov ľudí. Vo svojom voľnom čase pracuje ako zástupca vlastníkov bytov bytového domu na Račianskej ulici č. 17 až 19 v Bratislave.

Text: Ing. Miloslav Frečka

FOTO: Dano Veselský, Ing. Miloslav Frečka

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov.