asb.sk - Odborný portál pre profesionálov v oblasti stavebníctva

Transparentné vyúčtovanie nákladov – základ dôveryhodnosti správcovskej spoločnosti

27.08.2008
Každý správca ma zo zákona povinnosť spracovať pre vlastníkov bytov vyúčtovanie služieb, a to najneskôr do 31. mája nasledujúceho roka. Najdôležitejší nástroj vo vzťahu ku klientom má byť prehľadný a jasný aj pre čitateľa bez odborných znalostí.

Čo je vyúčtovanie

Zákon 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení jeho neskorších predpisov prikazuje správcovi účtovať náklady na správu a údržbu domu na účtoch oddelených od majetku správcu, aby sa zabránilo úmyselnému navršovaniu zálohových predpisov. Zálohy za byt, na ktorých sú uvedené predbežné (zálohové) mesačné platby za poskytované služby, a zvlášť oddelený účet fondu prevádzky, údržby a opráv sa pri novom dome odhadnú podľa spotrieb energií v odbornej dokumentácii domu.

Pri dome, ktorý je u správcu v evidencii už dlhšie, sa zálohy nastavujú na základe vyúčtovania z predchádzajúceho roka. Výška záloh sa spravidla mení v júni, pretože je to mesiac, keď každý vlastník bytu musí mať doručené vyúčtovanie za služby. Vyúčtovanie v systéme správcu je prakticky hotové najneskôr k 31. máju. Správca vie na základe výsledných preplatkov či nedoplatkov nastaviť výšku záloh na nasledujúce obdobie.

Výšku platieb ovplyvňujú aj ďalšie faktory, ako je predpokladaná inflácia, zvyšovanie cien médií, či objednanie si dodávateľských služieb za inú cenu, než bola v predchádzajúcom období. Správca teda rozhodne, či vlastníkovi bytu budúcu zálohu zvýši, alebo ju zníži, prípadne ponechá na rovnakej úrovni.

Najčastejšie sporné faktory

Najväčšiu položku záloh tvorí nesporne náklad za dodávku tepla a teplej vody. Ak správca nie je schopný tento náklad transparentne užívateľovi preukázať a vo vyúčtovaní zdôvodniť, vlastníci sa často pre nedostatok informácií obracajú na správcu s reklamáciou. Ak by správca komunikoval predpokladané zvýšenie ceny tepla už počas roka, pri konečnom ročnom vyúčtovaní by predišiel mnohým nedorozumeniam.

Ďalšou citlivou položkou sú náklady za vodu. Voda pozostáva z dvoch položiek, a to: z nákladov za dažďovú vodu a z nákladov za vodu odpočítanú z vodomerov, t. j. vodného a stočného. Tento náklad sa rozpočítava prostredníctvom koeficientov, pričom sa zohľadňuje údaj skutočne nameranej spotreby na bytových vodomeroch. Ak vlastník bytu nesprístupní odpočet vody, má správca nárok a vlastne aj jedinú spravodlivú možnosť rozpočítať zostatok nákladu celkovej faktúry domu po odpočítaní hodnôt nameraných na meračoch. Takto napísané to znie možno veľmi jednoducho, ale správca pri sledovaní spotrieb často príde na „čierne odbery“, či prasknuté potrubie a únik vody.

Napríklad správcovia v Spokojnom bývaní sledujú spotrebu vody za posledný rok a porovnávajú ju s tým predchádzajúcim, ako aj s ďalšími súvisiacimi faktormi, ako je napríklad počet osôb nahlásených v byte. Často veľmi vysoká spotreba vody pri malom počte osôb žijúcich v byte vyvolá podozrenie na „úniky“ a technik môže vykonať kontrolu meračov vody.

Klasickými položkami záloh za služby sú upratovanie spoločných priestorov, elektrická energia spoločných priestorov, havarijná služba, odvoz odpadkov a, samozrejme, poplatok za výkon správy. Súčasťou výpočtového listu zálohy je aj predpis za fond prevádzky, údržby a opráv (skrátene fond opráv) a poistné domu.

Tony papiera na vyúčtovanie, ale pokoj v duši

Konateľ správcovskej spoločnosti Spokojné bývanie, s. r. o., Ing. Marek Hargaš kladie veľký dôraz na transparentnosť každého údaja, ktorý sa dostane ku klientom. Či už ide o údaje v podobe sumy, alebo informácie, vždy a pred akoukoľvek zmenou klientov informujú prostredníctvom webstránky, klientskeho magazínu alebo oznamov na nástenkách vo vchodoch. Prioritne sú o každej zmene informovaní zástupcovia vlastníkov jednotlivých domov. „Týmto spôsobom komunikácie sa odlišujeme od iných správcov. Neváhame komunikovať aj nepríjemné témy, ako je zvyšovanie cien, a nevyhneme sa ani negatívnym reakciám. Ale myslím, že ak sú náklady oprávnené a klientovi sa informácia podá zrozumiteľne, klienti to väčšinou pochopia.

Spotrebu vody ovplyvňuje len užívateľ bytu, teplo sa snažíme modernými technológiami dostať na úroveň najnižších cien v Bratislave vôbec, na odvoz odpadov sme spolu s OLO, a. s., ako jediný správca v Bratislave vymysleli pokusný pilotný program na záchranu čistoty na vrakunskom sídlisku. Prehodnocujeme potrebu počtu kontajnerov a ich odvozov, limitujeme tým náklady. Vytvárame programy revitalizácie, informujeme klientov prostredníctvom seminárov a workshopov“. Ako ďalej uviedol, „vo vyúčtovaní nákladov za domy ako celok badať celkový pokles nedoplatkov, za čo vďačíme nielen flexibilnému systému prvotného identifikovania neplatičov a zásahu právnika, ale aj dlhodobej práci so zástupcami vlastníkov“.

„Aby dokumentácia vyúčtovania bola naozaj kompletná, Spokojné bývanie, s. r. o., k vyúčtovaniu dodáva nielen metodický pokyn, ako treba vyúčtovanie čítať, ale aj správu odpočítania nákladov na teplo z pomerových meračov na radiátoroch, správu o zisteniach každoročného technického auditu bytového domu, návrh na revitalizáciu a obnovu bytového domu, prípadne jej postup, ak už bol revitalizačný program spustený. Súčasťou je aj časť o nákladoch na dom ako celok, ku ktorým sa včas mohli vyjadriť všetci vlastníci prostredníctvom svojich domových zástupcov. Zároveň sú tento rok jednoduchšie grafické úpravy, štruktúrovanejšie dáta. Všetci klienti majú bezplatný online prístup k všetkým údajom o spotrebách za svoj byt a rovnako aj za dom ako celok. Rovnako vidia aj stav nedoplatkov či preplatkov,“ uvádza Hargaš.

Ako vznikajú preplatky či nedoplatky

Na základe vyúčtovania správca identifikuje výšku preplatku za zaplatené zálohy alebo nedoplatky. Výška nedoplatkov a preplatkov, ktorá vyplýva z nastavenia výšky záloh, je málokedy vyššia ako priemerný mesačný zálohový predpis, pretože sa správca naozaj má snažiť upravovať ho tak, aby finančné prostriedky prichádzajúce na účet domu pokrývali fakturované náklady od dodávateľov. Keďže výšku fondu opráv si stanovujú vlastníci sami aj na základe odporúčania správcu o potrebných zásahoch či plánovaných schválených úpravách domu, tvorba a čerpanie sa preukazuje nákladovým listom domu.

To znamená, že nedoplatky by tu prakticky mali vzniknúť iba v prípade, ak vlastník bytu riadne neplatil zálohové predpisy. Rovnako vo vyúčtovaní za služby sú uvedené platby s dátumom ich úhrad, prípadné nedoplatky sú definované v konečnom vyúčtovaní a musia sa uhradiť do 30 dní od prevzatia vyúčtovania. Ak by mal správca ideálny stav, t. j. všetky nedoplatky by sa v priebehu 30 dní dostali na účty domov, tieto by zúčtoval a do 45 dní od prevzatia vyúčtovania vlastníkom bytu by, naopak, vedel vrátiť preplatky.

Čas na vrátenie preplatkov je často diskutovanou témou, pretože vlastníci bytov často neporozumejú faktu, že tak, ako všetky nedoplatky idú na ich účty, rovnako z ich účtov sa vracajú preplatky. Zároveň musí správca mesačne zabezpečiť splatenie faktúr za médiá a dodané služby, takže na domovom účte musí byť naakumulovaný dostatok finančných prostriedkov.

Samozrejme, je potom na správcovi, aby prípadné omeškané nedoplatky vymáhal, a tak sa snažil čím skôr dostať peniaze neplatiča na účet bytového domu.

Stav ročného vyúčtovania je vlastne definitívnym obrazom poskytovaných služieb každého správcu. Flexibilita nastavenia výšky záloh, odporúčané opatrenia na ich zníženie, správne a včasné komunikovanie zmeny cien sú zrkadlom spokojnosti klientov a stability portfólia správcovskej spoločnosti. Keďže sa rok 2008 bude vyúčtovávať až v máji roku 2009, nastane pre všetkých správcov rovnaká a nie jednoduchá zmena – prechod na inú menu –, je nám jasné, že budúce vyúčtovanie budeme už platiť v eurách. Tejto téme sa budeme venovať v niektorom z budúcich článkov.


Henrieta Peškovičová
Foto: Dano Veselský

Autorka je poradkyňou v oblasti správy bytových domov.

Tento článok bol uverejnený v magazíne Správa budov 2/2008.

Komentáre

Pavol Mintaj
U nás nám nedodáva rozúčtovanie správca. Máme ho cez internet v systéme kde si v byte sledujem aj spotrebu tepla a vody. Je to vlastne niečo ako internetový prehľad spotrieb tepla aj s rozúčtovaním vykurovacích nákladov a prihlasujem sa do neho cez http://www.heat2go.sk
Odpovedať | 08.06.2012, 14:39

Ďalšie z JAGA GROUP